Publiée dans le Bulletin officiel santé du 15 janvier 2024, une note d’information vient détailler la mise en œuvre d’une comptabilité analytique dans les établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad) gérés par des organismes à but lucratif, et non habilités (ou minoritairement) à l’aide sociale à l’hébergement.
Qu’est-ce que la comptabilité analytique ? Ce mode de comptabilité a pour but de traiter différentes données financières d’un établissement.
- Pour les établissements accueillant des personnes âgées, celle-ci doit être tenue dans chacun d’entre eux, dès lors que le gestionnaire de l’Ehpad gère également plusieurs établissements ou services sociaux ou médico-sociaux (ESMS).
- En ce qui concerne les coûts pris en compte, le texte précise que la comptabilité analytique « conduit à affecter les opérations comptables aux trois sections tarifaires », à savoir les soins, la dépendance et l’hébergement.
Les charges prises en compte. Parmi les coûts pris en compte en matière de soins, on retrouvera notamment :
- les prestations de service médical ;
- les interventions du médecin coordinateur ;
- les produits relatifs à la dépendance et les charges du personnel ;
- les rémunérations ou honoraires versés aux infirmiers libéraux.
Pour ceux relatifs à la dépendance, les charges retenues seront celles concernant par exemple :
- les fournitures pour l’incontinence ;
- les produits relatifs à l’hébergement ;
- les produits relatifs aux soins ;
- les charges nettes relatives à l’emploi de psychologues.
Enfin, pour les dépenses relatives à l’hébergement, seront notamment pris en compte :
- les charges d’exploitation à caractère hôtelier et d’administration générale ;
- les produits relatifs à la dépendance ;
- les charges relatives à l’emploi du personne assurant l’accueil, l’animation de la vie sociale, l’entretien, la restauration, ainsi que l’administration générale ;
- les amortissements des biens meubles et immeubles autres que le matériel médical.
Objectif de la comptabilité analytique dans les Ehpad. La mise en place de la comptabilité analytique a pour principale vocation de suivre l’utilisation des marges réalisées et des dotations publiques.
- Ce dernier suivi s’effectue annuellement, à partir de la répartition des charges et produits d’exploitation des sections soins, dépendance, hébergement, et à partir de l’affectation des excédents et des déficits.
- Par ailleurs, un suivi des flux financiers permet l’identification des opérations réalisées entre les Ehpad et leur organisme gestionnaire ou une entité du groupe.
- Ces flux rassemblent toutes les facturations établies par le gérant pour des prestations financières, les charges à payer qui peuvent en découler, et les produits d’exploitation versés à l’Ehpad.
Documents de suivi de la comptabilité analytique. Plusieurs documents sont nécessaires afin de pouvoir assurer cette comptabilité. Ils se déclinent en trois catégories.
- On retrouve celui permettant le suivi de l’utilisation des dotations publiques, retranscrivant les répartitions des charges et produits d’exploitation entre les trois sections tarifaires.
- Il est appelé « annexe 9 E1 ».
- Il indique également les clés de répartition pour les charges relevant de sections différentes.
- Celui-ci est complété par une note méthodologique qui précise les modalités de répartition de ces charges et produits.
- Ce document est également suivi d’un autre, faisant état du « suivi des réserves, des subventions, des reports à nouveau, des provisions réglementées, des provisions et des fonds dédiés, constitués sur des financements publics ».
- Il y a égalements des documents de suivi des marges réalisées et des flux financiers.
Intervention d’un commissaire aux comptes. Pour attester des éléments de la comptabilité analytique, le gestionnaire doit faire intervenir un commissaire aux comptes.
- Par ailleurs, si ce gestionnaire dirige plusieurs Ehpad, les éléments de comptabilité analytique sont agrégés en vue de leur attestation par le commissaire aux comptes.
- S’il n’en administre qu’un seul, ce sont les documents comptables établis par l’Ehpad géré qui seront agrégés.
La mission du commissaire aux comptes est déclinée en deux volets :
- la répartition des charges et produits de l’Ehpad par section tarifaire, et les résultats analytiques qui en découlent ;
- les flux financiers impliquant l’organisme gérant ou une entité tierce liée ayant un impact sur le montant des charges et des produits de l’Ehpad.
Le texte dispose également que le commissaire aux comptes intervient sur différentes catégories de données, à savoir :
- L’annexe 9 E1, où il vérifie notamment que le document est complet, ou encore qu’il y a une concordance entre le montant des charges et des produits d’exploitation entre section tarifaire et comptabilité de l’Ehpad.
Il ne doit cependant pas vérifier les données relatives aux prévisions budgétaires, l’existence d’une justification aux clés de répartition retenues par l’Ehpad, la pertinence de ces dernières, ou encore l’exactitude des imputations comptables.
- Les réserves, subventions, reports à nouveau, provisions règlementées, provisions et fonds dédiés constitués sur des financements publics.
Les vérifications du commissaire aux comptes portent sur la correspondance des données individuelles de chaque établissement, la concordance des soldes d’ouverture avec les montants inscrits dans les états individuels des recettes et dépenses, et la concordance des soldes d’ouverture et de clôture avec les données comptables.
- Les marges des différentes sections tarifaires.
Le commissaire aux comptes va vérifier que les marges, par sections tarifaires, sont renseignées dans l’annexe 9 E1, et que les données des marges individuelles correspondent à la somme des marges figurant dans les états comptables réalisés par les Ehpad.
- Les flux financiers.
Le contrôle se fait sur la concordance des flux figurant dans le tableau de comptabilité de l’Ehpad, ou encore sur la correspondance des données agrégées à la somme des flux financiers figurant dans les états réalisés par l’Ehpad.
Contenu de l’attestation. Une attestation est ensuite remise au gestionnaire. Elle est accompagnée de plusieurs états venant supporter la comptabilité analytique et de la note méthodologique. Celle-ci comporte les données soumises à vérification, et conclut :
- soit à une absence d’observations sur les données figurant dans les différents documents ;
- soit à une observation sur ces documents ;
- soit à l’absence de possibilité d’attester ces documents.
Mais avant d’émettre son attestation, le commissaire aux comptes peut demander au représentant légal de l’organisme une formulation écrite de certaines déclaration recueillies lors de sa mission de contrôle.
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