En premier lieu, il est impératif que l’ESMS et l’organisme externe signent un contrat préalable à la visite de l’établissement ou du service et qui entre en conformité avec les préconisations du cahier des charges applicable aux organismes, au référentiel et au manuel d’évaluation, ainsi qu’à la procédure d’évaluation. Le contrat doit fixer en pratique les dates de visite, la durée et le coût ainsi que les intervenants missionnés par l’organisme pour la visite (leur nom et leur profil, ainsi que celui qui sera nommé coordonnateur de la visite). On relève que l’organisme évaluateur doit missionner au moins deux intervenants. Le contrat doit enfin prévoir le planning de la visite d’évaluation.
L’ESMS est soumis à un référentiel d’évaluation de la qualité publié par la HAS, qui comprend différents critères. Chacun de ces critères fait l’objet d’une fiche détaillée qui intègre le champ d’application, le niveau d’exigence retenu, la méthode et les éléments d’évaluation et les références associées. L’évaluation de l’ensemble de ces critères est effectuée par l’organisme externe lors d’une visite de l’établissement ou du service.
Il est important de mettre en parallèle l’évaluation des ESMS avec leur contrôle. Si l’évaluation n’est pas réalisée par l’autorité d’autorisation et de contrôle, elle dispose d’un lien réel avec cette partie spécifique. En effet, l’organisme évaluateur a l’obligation d’informer le représentant de l’ESMS mais également l’autorité de contrôle compétente en cas de découverte par les intervenants au cours de la visite d’un fait ou d’un manquement qui mettrait en jeu la sécurité des personnes accompagnées.
Une fois l’évaluation effectuée, il est obligatoire de mettre en place un rapport d’évaluation qui doit reprendre l’ensemble des éléments du référentiel édité par la HAS. Il intègre impérativement les axes forts et les axes de progrès identifiés. Il comprend également une représentation graphique des résultats. Cette représentation doit être mise en place par chapitre et par thématique. Le rapport doit comprendre enfin un item sur la cotation des critères impératifs.
En termes de délais, l’organisme évaluateur doit transmettre le rapport au plus tard un mois après la visite d’évaluation. L’ESMS dispose alors d’un délai d’un mois à compter de la réception de ce rapport pour présenter d’éventuelles observations et les retourner à l’organisme évaluateur. Ce dernier, après expiration du délai d’un mois ou à réception des observations de l’ESMS, clôture le rapport d’évaluation pour le communiquer de manière définitive à l’ESMS.
Les différents échanges sont effectués directement via le système d’information sécurisé mis en place par la HAS. L’ESMS a la faculté de signaler à la HAS, par le même canal, les manquements éventuels de l’organisme ou des intervenants pendant la visite ou le déroulement de l’évaluation.
Enfin, les dispositions de l’article D. 312-12 du CASF, issues du décret du 12 novembre 2021, fixent le mode de publication et de diffusion du rapport. L’ESMS doit transmettre le rapport à la HAS et à l’autorité compétente. Le rapport doit également être diffusé en interne au sein de l’ESMS, au conseil de la vie sociale s’il existe, à l’instance délibérante et aux membres du comité social et économique. On note enfin que le rapport doit faire l’objet d’une diffusion publique.