Mise en œuvre du droit d’accès

Pour accéder au dossier, il convient tout d’abord de formuler une demande auprès du détenteur du dossier social. En principe, la demande est faite au directeur de l’établissement social ou médico-social ou à toute autre personne habilitée à cet effet. Rien dans la loi n’est prévu sur la forme que doit revêtir cette demande. Il est simplement prévu que l’administration doit accuser réception de la demande (1).

Cela présente un double avantage. D’une part, permettre à l’établissement ou au service de s’organiser afin d’accueillir au mieux le demandeur et, d’autre part, procéder à l’occultation ou la disjonction de certaines données s’il y a un risque de porter atteinte aux droits des tiers (cacher une adresse, le nom d’une personne, extraire une pièce non communicable...) (2).

La consultation peut se faire de différentes manières, selon le choix de la personne, dans la limite des moyens techniques existant pour l’administration concernée : par consultation gratuite sur place, par la délivrance d’une copie du dossier (photocopies, clef USB, CD...) au frais du demandeur (frais postaux, de reproduction...), par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique (3).

La charte des droits et libertés de la personne accueillie prise par arrêté du 8 septembre 2003 prévoit le droit à l’information de l’usager. Outre l’obligation de délivrer une information claire, compréhensible et adaptée, la communication de ces informations doit s’effectuer avec un accompagnement adapté de nature psychologique, médicale, thérapeutique ou socio-éducative. Bien que non obligatoire, cet accompagnement est vivement préconisé. « Du fait de la nature du contenu, ce type d’écrits peut être difficile à lire pour celui qui en est le sujet. L’accès au dossier dépasse le simple exercice d’un droit et ce n’est pas une démarche anodine (4). » En fait, tous les échanges et discutions avec la personne accueillie sont à considérer comme faisant partie intégrante d’un accompagnement plus global. Il n’y a rien à cacher stricto sensu mais, en revanche, la bienveillance et la protection contre d’éventuels chocs émotifs doivent guider la démarche d’accompagnement à l’accès aux informations et dossier.

Les règles d’accès aux informations et au dossier médical détenu par les établissements sociaux et médico-sociaux sont fixées par le code la santé publique (5). À la différence du dossier social, la demande d’accès peut être faite par un médecin que la personne désigne, médecin traitant par exemple. Dans tous les cas, la présence d’une tierce personne peut être recommandée lors de la consultation de certaines informations par le médecin les ayant établies ou en étant dépositaire. Le but étant de protéger le patient contre les risques liés à la connaissance desdites informations sans accompagnement adapté. Malgré tout, le patient reste libre de refuser cette proposition.

À titre exceptionnel, la consultation des informations recueillies, dans le cadre d’une admission en soins psychiatriques peut être subordonnée à la présence d’un médecin désigné par le demandeur en cas de risque d’une gravité exceptionnelle. Enfin, en cas de décès du malade, un droit d’accès est ouvert, sous certaines conditions (6), aux ayants droit, concubin ou partenaire lié par un pacte civil de solidarité.

En l’absence de professionnels de santé au sein de l’équipe, dans les établissements sociaux et médico-sociaux, il est conseillé d’ouvrir un dossier médical distinct inclut au dossier personnel de l’intéressé (7).

À toutes fins utiles, rappelons que la loi du 17 juillet 1978 ne s’applique pas aux établissements et services gérés par des associations dites loi 1901 puisqu’ils relèvent du droit privé. Par conséquent, la saisine de la commission d’accès aux documents administratifs (CADA) n’est pas envisageable. Toutefois, l’usager dispose d’un recours amiable devant la personne qualifiée prévue par la loi 2002-2 (8). Cette dernière est chargée de l’aider à faire valoir ses droits. Or, l’accès aux informations (9) inclut l’accès au dossier. Mais, l’usager peut également saisir directement la juridiction civile compétente. Le recours à la personne qualifiée n’étant pas un préalable obligatoire au recours contentieux.

Toute décision de refus d’accès aux documents administratifs est notifiée au demandeur sous la forme d’une décision écrite et motivée. Les voies de recours doivent y être indiquées.

En revanche, pour les établissements et services sociaux et médico-sociaux relevant du droit public, il y a lieu de considérer qu’ils sont soumis aux dispositions de la loi du 17 juillet 1978 modifiée par la loi du 12 avril 2000 (10). L’intéressé dispose d’un délai de deux mois pour saisir la commission d’accès aux documents administratifs à compter du refus explicite ou implicite (en cas de non-réponse pendant plus d’un mois, ce silence équivaut à un refus implicite) de l’ESSMS à sa demande de communication. La saisine de la CADA peut se faire par lettre, télécopie ou voie électronique. Le demandeur doit préciser l’objet de la demande et contenir une copie de la décision de rejet ou de la demande initiale restée sans réponse. Dans tous les cas, la CADA accuse réception de la saisine. La procédure est totalement gratuite.

La CADA dispose d’un délai de un mois pour rendre son avis à l’administration mise en cause et à l’intéressé. L’administration a également un mois pour faire connaître sa position suite à l’avis que lui a transmis la CADA. La loi prévoit que le défaut de réponse de l’administration sur les suites qu’elle entend donner constitue une réponse implicite de rejet au bout de deux mois. Ce qui ouvre alors l’accès au recours contentieux. C’est seulement à partir d’un refus explicite ou implicite de se conformer à l’avis de la CADA que la juridiction administrative compétente peut être saisie. Le demandeur dispose alors d’un délai de deux mois à compter de la date de la saisine de la CADA (date de l’enregistrement de sa demande) pour saisir le tribunal administratif.