Selon l’article L. 300-2 du code des relations entre le public et l’administration, « sont considérés comme documents administratifs […], quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions ».
Appliqué à la protection de l’enfance, cet article signifie que sont considérés comme des documents administratifs l’ensemble des documents détenus par le service départemental de l’aide sociale à l’enfance à la fois les documents produits par le service (arrêté de prise en charge, rapport d’évaluation sur les situations individuelles, procès-verbal de remise au service de l’aide sociale à l’enfance en ce qui concerne les pupilles de l’Etat, etc.), et les documents reçus par lui et produits par des partenaires (rapport envoyé par un établissement associatif à l’attention du président du conseil départemental au sujet d’un mineur accueilli, note d’incident, rapport d’un technicien de l’intervention sociale et familiale, frais de séjour, de formation, etc.).
La date, le lieu de conservation ou encore la forme et le support de ces documents n’ont pas d’incidence sur la qualité de document administratif. Il peut ainsi s’agir de documents conservés au siège du conseil départemental ou au contraire au sein des unités territoriales, ou encore par une association habilitée gérant une mission de service public.
L’ensemble des documents administratifs est donc défini de manière particulièrement large par le législateur. Or, s’il existe un principe général de droit d’accès aux documents administratifs, celui-ci n’est pas absolu ; dans le champ de la protection de l’enfance, un certain nombre de documents ne sont pas communicables ou seulement partiellement (cf. infra, § 4).