Quels sont les documents communicables ?

Selon l’article L. 311-2 du code des relations entre le public et l’administration, « le droit à communication ne s’applique qu’à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu’elle est en cours d’élaboration ».

Par conséquent, le service de l’aide sociale à l’enfance peut refuser de communiquer des documents préparatoires à une décision. Le Conseil d’Etat rappelle à cette occasion par une jurisprudence constante que « le droit à la communication des documents administratifs non nominatifs […] ne s’applique qu’à des documents achevés, et non aux états partiels ou provisoires d’un document tant qu’il est en cours d’élaboration » (1). Les premières versions d’un document non finalisé ne sont donc pas communicables. Par ailleurs, les mails envoyés entre différents professionnels ou encore leurs notes personnelles ne peuvent être considérés comme des documents achevés et ne sont pas non plus accessibles à l’usager. En pratique, il est impératif de conserver les documents administratifs versés au dossier de l’aide sociale à l’enfance vierges de tout commentaire afin d’être en mesure de présenter à l’usager les documents qui le concernent sans aucune annotation supplémentaire.

Le droit d’accès aux documents administratifs connaît des exceptions qui visent, principalement dans le champ de la protection de l’enfance, à protéger le droit à la vie privée des tiers, et le bon déroulement des procédures judiciaires.

En ce qui concerne le droit à la vie privée des tiers, l’article L. 311-6 du code des relations entre le public et l’administration dispose que certains documents administratifs « ne sont communicables qu’à l’intéressé ». Cette exception concerne la plupart des documents versés au dossier de l’aide sociale à l’enfance. Sont concernés :

• les documents administratifs dont la communication porterait atteinte notamment à la protection de la vie privée et au secret médical ;
• les documents portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ;
• ou encore les documents faisant apparaître le comportement d’une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice.

Avant toute consultation du dossier par l’enfant ou/et ses parents, le service de l’aide sociale à l’enfance est donc tenu d’ôter l’ensemble des informations qui concerneraient une personne tierce ou/et qui rempliraient une des trois conditions précédemment citées. Ces hypothèses peuvent être très régulièrement invoquées dans le champ de la protection de l’enfance. Le service de l’aide sociale à l’enfance peut ainsi refuser de communiquer à une personne des informations relatives à un tiers (par exemple, l’un ou l’autre parent, que ceux-ci soient ou non séparés, ou un membre de la fratrie).

Lorsque la demande de communication porte sur un document comportant des mentions qui ne sont pas communicables en raison des hypothèses précitées, mais qu’il est possible d’occulter ou de disjoindre les informations qui ne concernent pas directement l’intéressé, le document est communiqué au demandeur après occultation ou disjonction de ces mentions (CRPA, art. L. 311-7). Il en est ainsi lorsque l’enfant demande l’accès aux documents qui le concernent et que, dans un des rapports, des développements se rapportent aux comportements ou à la vie privée de son frère, ou encore d’une demi-sœur. Dans ce cadre, les paragraphes qui concernent les autres membres de la fratrie peuvent être retirés afin de protéger le droit à la vie privée de ces derniers. L’application très fréquente de ces exceptions dans le champ de la protection de l’enfance explique en grande partie la mise en place d’un dossier individuel pour chaque enfant. L’existence d’un tel dossier facilite en effet l’accès aux documents administratifs par les seules personnes intéressées puisque chaque dossier concerne un seul individu.

Dernière exception, l’article L. 311-5, 2° du code des relations entre le public et l’administration prévoit que les documents administratifs dont la consultation ou la communication porterait atteinte « au déroulement des procédures engagées devant les juridictions » ne sont pas communicables (y compris à l’intéressé) par l’administration. La consultation ou la communication de ces documents est alors soumise à l’autorisation de la juridiction compétente. La commission d’accès aux documents administratifs rappelle ainsi que « les documents élaborés par l’administration et détenus par les juridictions perdent leur caractère administratif et ne sont communicables que sous le contrôle du juge lorsque :

• ils sont liés à une procédure en cours ;
• ils sont élaborés à la demande du juge ;
• ils déclenchent une procédure » (2).

Entrent dans cette catégorie les documents produits ou reçus par le service départemental de l’aide sociale à l’enfance et transmis à la justice. Pour reprendre les hypothèses précitées, il en est ainsi :

• des rapports, notes d’incident et tout autre document envoyés par le service départemental de l’aide sociale à l’enfance, dans le cadre de la procédure d’assistance éducative ouverte devant le juge des enfants ;
• des réponses du service départemental de l’aide sociale à l’enfance aux demandes d’éléments complémentaires du juge des enfants ;
• de l’information préoccupante et du rapport d’évaluation transmis au procureur de la République en vue de saisir le juge des enfants.

Autrement dit, la quasi totalité des documents administratifs deviennent des documents non communicables lorsque le juge des enfants est saisi. Ces documents seront soumis aux règles judiciaires spécifiques qui concernent la consultation du dossier d’assistance éducative.