Selon l’article L. 311-9 du code des relations entre le public et l’administration, « l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration par consultation gratuite sur place […], par la délivrance d’une copie […], par courrier électronique ». En d’autres termes, l’usager a le choix sur les modalités de communication des documents. La loi prévoit seulement que, « à l’occasion de la délivrance du document, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur » (CRPA, art. R. 311-11).
Dans le champ de la protection de l’enfance, l’envoi au demandeur d’une copie de son dossier est un acte délicat. Certains professionnels soulignent en effet le caractère éminemment personnel des informations contenues par le dossier de l’aide sociale à l’enfance, ainsi que la technicité des pièces qu’il comporte. Les éléments sur l’histoire de l’enfant sont en effet mêlés à des éléments administratifs liés à son parcours au sein des services (arrêté de prise en charge, PUMA [ancienne CMU], assurance, etc.). Ce mélange rend la lecture et la compréhension du dossier de l’aide sociale à l’enfance parfois difficile. Certains départements ont ainsi développé des services dédiés à sa consultation et à sa communication. Ainsi, lorsqu’une personne demande l’accès aux documents administratifs qui la concernent, ces services sont en mesure de lui proposer un rendez-vous pour l’accompagner dans la lecture de ces documents. Ce rendez-vous ne peut en aucun cas être imposé au demandeur, qui peut toujours exiger qu’une copie des documents lui soit délivrée par courrier ou, sous certaines conditions, par voie électronique.