L’instruction de la demande d’asile

L’OFPRA peut se dispenser de convoquer le demandeur à un entretien :

• s’il s’apprête à prendre une décision reconnaissant la qualité de réfugié (mais non le bénéfice de la protection subsidiaire) à partir des éléments en sa possession ;
• si des raisons médicales, durables et indépendantes de la volonté de l’intéressé interdisent de procéder à l’entretien.

Lorsque la demande d’asile est examinée en procédure normale, la convocation du demandeur d’asile lui est adressée par courrier ordinaire à sa dernière adresse postale connue. « Dans toute la mesure du possible », elle lui est envoyée au moins deux semaines à l’avance, le plus souvent, entre quatre et six semaines à l’avance afin de lui permettre de s’organiser. Egalement dans la mesure du possible, l’OFPRA prend en compte les éléments de vulnérabilité pour la fixation des dates de convocation, la proximité ou l’éloignement géographique, le besoin d’effectuer des recherches documentaires préalables, la disponibilité d’un interprète dans la langue choisie et, le cas échéant, du sexe approprié. Sauf exceptions (3), les entretiens se déroulent au siège de l’OFPRA à Fontenay-sous-Bois en région parisienne.

En procédure accélérée, l’OFPRA disposant de 15 jours pour statuer sur la demande d’asile (cf. supra, § 3), la convocation est envoyée dans des « délais rapides » par courrier ordinaire à la dernière adresse postale connue dans les jours qui suivent l’introduction de la demande à l’OFPRA. Le guide de l’OFPRA précise que « l’office fait tout son possible pour que l’intervalle entre l’envoi de la convocation et la date de l’audition soit suffisant pour permettre au demandeur de recevoir son courrier, compte tenu de sa situation en matière d’hébergement et du fonctionnement des services et associations assurant la domiciliation postale des demandeurs d’asile et afin que l’intéressé organise son déplacement jusqu’au siège de l’OFPRA s’il ne réside pas en Ile-de-France ».

Chaque demandeur majeur est entendu individuellement, hors de la présence des membres de sa famille. L’office peut entendre individuellement un demandeur mineur, dans les mêmes conditions, s’il estime raisonnable de penser qu’il aurait pu subir des persécutions ou des atteintes graves dont les membres de la famille n’auraient pas connaissance.

En outre, l’office peut procéder à un entretien complémentaire en présence des membres de la famille s’il l’estime nécessaire à l’examen approprié de la demande.

Si le demandeur ne se présente pas à l’entretien, un délai de sept jours ouvrés lui est laissé en procédure normale pour excuser son absence (quatre jours en procédure accélérée). S’il invoque un motif légitime et justifié – il doit s’agir, selon le « Guide des procédures à l’OFPRA », d’un motif indépendant de sa volonté et non prévisible et il doit fournir un justificatif – une nouvelle convocation lui est envoyée.

L’absence sans motif légitime du demandeur, dûment convoqué à un entretien, ne fait pas obstacle à ce que l’office statue sur sa demande (4). Cette information est consignée par écrit pour être versée au dossier. L’office vérifie qu’aucune erreur matérielle n’est intervenue lors de la convocation. Si une erreur est imputable à l’office, une nouvelle convocation est émise.

Le demandeur se présente à l’entretien et répond personnellement aux questions qui lui sont posées par l’agent de l’office. Il est entendu dans la langue de son choix, sauf s’il existe une autre langue dont il a une connaissance suffisante. Lorsque l’entretien nécessite l’assistance d’un interprète, sa rétribution est prise en charge par l’office.

Si l’étranger en fait la demande, l’entretien est mené, dans la mesure du possible, par un agent de l’office du sexe de son choix et en présence d’un interprète du sexe de son choix, lorsque cette demande apparaît manifestement fondée par la difficulté pour l’intéressé d’exposer l’ensemble des motifs de sa demande d’asile, notamment ceux liés à des violences à caractère sexuel.

Le demandeur peut se présenter à l’entretien accompagné soit d’un avocat, soit d’un représentant d’une association. Il peut s’agir d’une association de défense des droits de l’homme, de défense des droits des étrangers ou des demandeurs d’asile, de défense des droits des femmes ou des enfants, ou de lutte contre les persécutions fondées sur le sexe ou l’orientation sexuelle. Il est précisé que l’absence d’un avocat ou d’un représentant d’une association n’empêche pas l’office de mener un entretien avec le demandeur.

Si la loi prévoit la présence soit d’un avocat soit d’un représentant d’association, et non des deux, exceptionnellement cette double présence est possible si elle a été sollicitée au préalable par une demande écrite, formulée par le demandeur lui-même, et justifiée essentiellement par sa « grande vulnérabilité » (« Guide des procédures à l’OFPRA »).

« Dans la mesure du possible », l’avocat ou le représentant de l’association prévient l’OFPRA de sa présence au moins sept jours avant l’entretien en procédure normale (quatre jours en procédure accélérée) par courriel à l’adresse mentionnée sur la convocation. Cette modalité ne concerne pas les demandes d’asile présentées en rétention et à la frontière (décision de l’OFPRA du 30 juillet 2015, NOR : INTV1517766S).

Les associations doivent être habilitées et leurs représentants agréés. Leurs interventions ainsi que celle de l’avocat sont encadrées.

L’office peut décider de procéder à l’entretien personnel en ayant recours à un moyen de communication audiovisuelle lorsque le demandeur est dans l’impossibilité de se déplacer, notamment pour des raisons de santé ou des raisons familiales, lorsqu’il est retenu dans un lieu privatif de liberté ou lorsqu’il est outre-mer.

Le directeur général de l’office a fixé, par deux décisions du 5 novembre 2015, d’une part les modalités techniques garantissant la confidentialité de la transmission fidèle des propos tenus au cours de l’entretien et, d’autre part, la liste des locaux agréés en vue de recevoir les demandeurs d’asile, l’agrément pouvant être retiré si les conditions requises ne sont plus remplies.

Le demandeur d’asile entendu par un moyen de communication audiovisuelle doit, si besoin avec l’aide d’un interprète, être informé par l’office avant le commencement de l’entretien du déroulement des opérations, notamment des modalités permettant d’assurer le respect des règles de confidentialité.

L’officier de protection chargé de la conduite de l’entretien a la maîtrise des opérations et veille au respect des droits de la personne. Il doit à tout instant pouvoir s’assurer du respect des bonnes conditions d’audition et de visionnage. Il peut mettre fin à l’entretien si ces conditions ne sont pas réunies ou si les circonstances de l’espèce l’exigent. Dans ce cas, l’entretien est reporté afin de permettre la présence de l’intéressé éventuellement dans les locaux de l’office.

L’entretien personnel et les observations formulées font l’objet d’une transcription versée au dossier de l’intéressé. A l’issue de l’entretien personnel, le demandeur et son avocat ou le représentant de l’association qui l’accompagne sont informés de leur droit d’obtenir communication de la transcription. S’ils en font la demande, elle est consignée dans le dossier.

La transcription est communiquée :

• avant qu’une décision ne soit prise par l’OFPRA sur la demande. Lorsque la copie de la transcription peut, à l’issue de l’entretien, être remise sur place, cette remise est consignée dans le dossier. Si l’office ne peut pas procéder à cette remise sur place, la copie de la transcription est envoyée avant qu’une décision ne soit prise ;
• au plus tard lors de la notification de la décision, lorsque la procédure accélérée (cf. supra, § 2) est appliquée.

L’entretien personnel fait également l’objet d’un enregistrement sonore. En cas d’impossibilité technique, la transcription fait l’objet d’un recueil de commentaires. Si le demandeur refuse de confirmer que le contenu de la transcription reflète correctement l’entretien, les motifs de son refus sont consignés dans son dossier. Un tel refus n’empêche pas l’office de statuer sur la demande d’asile.

L’intéressé est informé dès le début de l’entretien du déroulement de l’opération d’enregistrement sonore, notamment des modalités permettant d’assurer le respect des règles de confidentialité. A l’issue de l’entretien, il est informé de son droit d’accès à l’enregistrement. Cet accès est possible seulement pour les besoins de l’exercice d’un recours et intervient après la notification de la décision négative de l’OFPRA sur la demande d’asile (arrêté du 31 juillet 2015).

La demande d’accès est adressée à l’office avant le dépôt du recours et, après celui-ci, auprès de la Cour nationale du droit d’asile ou de la juridiction administrative compétente. Elle est présentée par messagerie électronique à l’adresse figurant sur la décision qui est notifiée à l’intéressé (acces.enregistrement@ofpra.gouv.fr). L’enregistrement sonore est accessible dans les locaux de l’office où l’entretien personnel s’est tenu. L’office fixe un rendez-vous au demandeur d’asile, par messagerie électronique, en vue de procéder à l’audition de l’enregistrement. Si l’office a procédé à l’entretien personnel à distance ou si le demandeur d’asile est retenu dans un lieu privatif de liberté où l’office ne dispose pas de locaux, l’accès à l’enregistrement a lieu à distance, selon des modalités sécurisées.

Lorsque la Cour nationale du droit d’asile est saisie d’un recours contre une décision de l’office, l’enregistrement sonore est transmis par l’office à la cour, dans le cadre de l’envoi dématérialisé du dossier du demandeur d’asile.

Lorsque l’étranger se présente à la frontière (cf. supra, chapitre 2, section 1), il a accès à l’enregistrement après la notification de la décision de refus d’entrée. Il présente sa demande le cas échéant par l’intermédiaire des agents de la police aux frontières. Lorsque le tribunal administratif est saisi d’un recours contre la décision de refus d’entrée en France, l’office donne accès à l’enregistrement sonore à distance, selon des modalités sécurisées, sur demande du requérant ou du tribunal. La demande est adressée à l’office par messagerie électronique à l’adresse figurant dans la notification de la décision de refus d’entrée.