Si les caisses de sécurité sociale sont habilitées à donner des informations à différents intervenants(cf. infra, section 2), elles doivent être très vigilantes sur la finalité de la demande et sur la qualité et l’identité de son auteur.
Celui-ci doit très clairement préciser le but de sa demande. Par exemple, la recherche d’une information sur les revenus d’un usager en vue de lui attribuer une prestation. La finalité de la demande doit être compatible avec le rôle des caisses de sécurité sociale qui délivrent l’information.
Il convient également d’être très prudent sur l’identité de la personne qui demande. S’il existe un doute, aucune information ne doit être communiquée. Toute demande de renseignements effectuée par téléphone doit être confirmée par écrit, à défaut aucune réponse n’y sera apportée. Lorsqu’une demande de renseignements est transmise par télécopie, elle est considérée comme valable et donnera lieu à une réponse. Cependant, il est souhaitable d’en obtenir une confirmation par courrier.
En outre, lorsqu’une caisse reçoit une demande de communication d’informations à caractère personnel, elle doit « faire la différence entre une demande de traitement de masse et une demande de traitement individuel », précise la CNAV. Il y aura demande de traitement de masse, par exemple, lorsque les services sociaux des conseils généraux souhaitent obtenir la liste des personnes de plus de 75 ans pour l’attribution d’une éventuelle aide au soutien à domicile. A cette occasion, ces services sociaux peuvent demander aux caisses la liste des personnes titulaires de l’allocation supplémentaire. Dans ce cas, la demande doit faire l’objet de formalités auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). A l’inverse, lorsque Pôle emploi souhaite obtenir des informations à caractère personnel concernant un individu en particulier ayant travaillé pour telle entreprise, afin de pouvoir étudier ses droits au revenu de remplacement, il s’agit alors de l’identifier comme une demande de traitement individuel. Ici, les demandes reçues seront traitées au sein du service en fonction de la qualité du demandeur.