Sous réserve des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés concernant les informations nominatives figurant dans des fichiers, toute personne a le droit de connaître les informations contenues dans un document administratif dont les conclusions lui sont opposées. Ce droit ne peut donc être exercé qu’a posteriori, une fois que le document est devenu opposable, et ce afin d’éviter que des citoyens puissent, à tout moment, se prévaloir du contenu de ces documents. Sur sa demande, l’intéressé peut formuler des observations à l’égard de ces conclusions. Celles-ci sont obligatoirement consignées en annexe au document concerné (loi du 17 juillet 1978 modifiée, art. 3).
L’accès aux documents administratifs s’exerce, selon le choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration (loi du 17 juillet 1978 modifiée, art. 4) (1) :
- par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
- sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui qui est utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur. Toutefois, ces frais ne doivent pas excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret. A ce sujet, une mère de famille avait demandé au centre hospitalier universitaire de Toulouse la communication des dossiers médicaux de ses deux enfants. En désaccord sur le prix à payer pour les photocopies – la différence entre le prix à payer en application du décret du 6 juin 2001 et de l’arrêté du 1er octobre 2001 et celui qui était exigé par l’établissement était de 6,30 € –, elle avait saisi le tribunal administratif qui lui a donné raison. L’établissement de santé est autorisé à demander uniquement le coût de la reproduction et, le cas échéant, celui de l’envoi du dossier médical à la personne qui désire recevoir copie d’un dossier médical. Le prix de la photocopie étant fixé par décret, ce tarif doit être respecté (2) ;par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.
Toute décision de refus d’accès aux documents administratifs est notifiée à l’usager sous la forme d’une décision écrite motivée comportant l’indication des voies et délais de recours (loi du 17 juillet 1978 modifiée, art. 25).
Le droit à la communication ne s’applique qu’à des documents achevés. Il ne concerne donc pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu’elle est en cours d’élaboration (loi du 17 juillet 1978 modifiée, art. 2, al. 2).
(1)
La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) est chargée de veiller au respect de cette liberté d’accès et est compétente pour connaître de toutes les questions relatives à l’accès aux documents administratifs.
(2)
Trib. adm. Toulouse, 14 juin 2005, Mme C., n° 031555, AJDA, 26 septembre 2005, p. 1805, « Le prix à payer pour accéder aux photocopies de son dossier médical ».