Ledossier appartient au service et doit pouvoir être consulté en l’absence du travailleur social référent pour permettre la continuité d’une prise en charge. Il n’y a aucun obstacle à ce qu’un autre travailleur du service complète le dossier ou que le supérieur hiérarchique du travailleur social vérifie la bonne tenue d’un dossier.
Quelques principes doivent cependant être rappelés à défaut de dispositions réglementaires écrites et qui font cruellement défaut dans le secteur social.
Tout d’abord, les dossiers doivent garder une traçabilité des auteurs. On doit savoir qui a écrit quoi et qui est responsable de la tenue du dossier.
Ensuite, les dossiers doivent faire l’objet d’une grande protection. Ils ne doivent pas être accessibles à des personnes extérieures au service. Le responsable du service doit élaborer des règles claires assurant la protection des données, en référence au secret professionnel et au partage des informations nécessaires. Quand les dossiers sont informatisés, des clés d’accès définissent les informations auxquelles chaque salarié a droit. Un responsable de service pourrait voir sa responsabilité engagée en cas de négligence qui aurait permis l’accès des dossiers à une personne extérieure.
La responsabilité d’un département a ainsi été engagée pour la violation présumée d’informations nominatives détenues par le service de l’aide sociale à l’enfance protégées par le secret professionnel (CASF, art. L. 133-4). Une femme ayant accouché sous X fait irruption dans la vie de son enfant âgé de 14 ans et de ses parents adoptifs (1).
Enfin, le dossier des usagers du secteur social a pour finalité de rassembler des informations. Ces informations doivent pouvoir servir. Mais, logiquement, elles devront être utilisées pour la mission qui a été à l’origine de la constitution du dossier. Par exemple, une assistante sociale de secteur pourra, dans le cadre de sa mission de protection de l’enfance, demander à consulter un dossier du service de l’aide sociale à l’enfance. Elle devra obtenir l’accord du responsable du service et sera le plus souvent accompagnée du référent chargé de suivre la famille. Il en sera de même avec un travailleur social d’un service habilité justice chargé d’une mesure de protection par le juge. La justice pourra également recevoir des informations contenues dans les dossiers sociaux si elle le demande, par exemple pour savoir si une famille est connue dans ce service.
(1)
Conseil d’Etat, 17 octobre 2012, req. n° 348440.