La publicité

C’est le décret n° 62-921 du 3 août 1962 qui organise la publicité des actes. L’acte d’état civil assure lui-même la publicité de l’état d’une personne. Cette publicité est nécessaire car elle permet d’informer les tiers - et notamment les responsables d’établissements ou de services sociaux ou médico-sociaux -, sur les attributs juridiques dont dispose une personne et les restrictions de capacité ou de pouvoirs dont elle fait l’objet (cf. chapitre 1, section 2, § 3). L’état civil n’a donc pas vocation à rester dans la clandestinité, les personnes concernées comme les tiers pouvant s’en prévaloir. De fait, cela sous-entend que l’état civil puisse faire l’objet de consultation sans léser pour autant l’intérêt des particuliers. Un service d’aide sociale à l’enfance peut avoir intérêt à rechercher quels sont les parents de l’enfant à contacter si un consentement à l’adoption doit être recueilli et si l’enfant est susceptible d’être admis en qualité de pupille de l’Etat. L’octroi de minima sociaux dépendra aussi du fait que la personne qui en fait la demande est ou non mariée et est ou non chargée de famille. Pour autant, l’accès à l’ensemble des informations figurant dans un acte de l’état civil ne s’impose pas et justifie de fait que l’accès direct aux registres de l’état civil soit limité.

Deux critères doivent être pris en compte simultanément pour déterminer les conditions légales de la consultation des registres : d’une part, la date des registres qu’il s’agit de consulter, et d’autre part, la qualité du requérant.

Ainsi, chacun peut consulter librement les registres de l’état civil qui ont plus de 100 ans, sans avoir acquis pour autant le droit d’obtenir la photocopie des documents (1) ou de photocopier les registres (2).

En revanche, seuls les agents de l’Etat qui ont été habilités à cet effet sont autorisés à consulter directement les registres ayant moins de 100 ans, toute autre personne ayant besoin d’une autorisation du procureur de la République.

En réalité les mairies ont l’obligation de conserver 75 années de registres. Mais dans la mesure où la mise à jour des actes se révèle nécessaire au-delà de 75 ans à compter de leur établissement, et qu’il convient par ailleurs de faciliter la délivrance des copies ou extraits de ces mêmes actes, les registres restent conserver en mairie durant leurs cent premières années, délai différé à 150 ans pour les communes de moins de 2 000 habitants (et sauf dérogation préfectorale). La manipulation des registres et leur conservation constituent une obligation pour les maires.