Les originaux des actes de l’état civil ne peuvent être délivrés. La transmission des actes est envisagée par la loi à partir des copies et des extraits de ces actes, encore faut-il en préciser les conditions de délivrance.
A. LA TRANSMISSION DES COPIES ET DES EXTRAITS D’ACTES DE L’ÉTAT CIVIL
Lorsque l’usager ou le tiers prend contact avec une mairie en France pour que lui soit transmis « une copie » d’un acte de l’état civil, la demande doit être suffisamment précise pour permettre au préposé de vérifier que les conditions légales sont réunies pour délivrer une copie intégrale ou un extrait d’un acte de l’état civil, la loi établissant des distinctions claires dans ce domaine. Le refus de délivrer une copie intégrale d’un acte de l’état civil est parfois source de contentieux. D’autres documents peuvent être délivrés en mairie, et notamment des documents intermédiaires comme l’extrait sommaire ou complet d’un acte d’état civil.
I. La distinction entre les copies intégrales et les extraits d’actes de l’état civil
La qualité de la personne (requérant) qui demande que lui soit délivré une copie ou un extrait d’acte de l’état civil est à prendre en considération ainsi que la nature de l’acte. Le trait caractéristique de la copie intégrale, désignée parfois sous le nom d’expédition, est de reproduire la totalité des informations contenues dans l’acte et de mettre en lumière des faits liés à la vie privée. La copie intégrale de l’acte de naissance d’une personne fait référence, à partir de mentions marginales, aux différents événements visant à établir ou à contester la filiation de la personne, notamment lorsqu’une filiation a d’abord été établie (par exemple, par une reconnaissance) avant d’être remise en cause, par une décision judiciaire. De fait, la délivrance d’une copie intégrale n’est autorisée que dans des cas limités et prévus par la loi.
A l’inverse, l’extrait d’acte de l’état civil mentionne des informations de natures diverses et différentes, selon l’extrait auquel il est fait référence. L’accès au contenu de l’information est réduit à l’essentiel, la question des risques d’atteinte à la vie privée ne se pose donc pas dans les mêmes termes.
II. L’extrait sommaire ou complet d’un acte de l’état civil
En matière d’acte de l’état civil, il existe une catégorie intermédiaire entre l’extrait sommaire et la copie intégrale. L’extrait le plus complet concernera notamment l’acte de naissance qui peut faire référence à la filiation de l’intéressé sans qu’il soit fait mention de facto de l’existence ou non d’une union légale entre le père et la mère de la personne désignée dans l’acte. Un tel dispositif présentait un intérêt certain avant l’ordonnance n° 2005-759 du 4 juillet 2005 portant réforme de la filiation dès lors qu’il s’agissait de protéger les enfants nés hors du mariage de leurs parents, de toute forme de curiosité malsaine. A l’inverse, l’extrait sommaire de l’acte de naissance ne fait pas état de la filiation de la personne désignée dans l’acte. Les services qui sollicitent donc des mairies la délivrance de tel ou tel extrait (par exemple d’un acte de naissance) ne peuvent retirer la même importance quantitative d’informations selon l’extrait d’acte de l’état civil demandé.
III. Les autres documents délivrés en mairie
Un certain nombre de documents peuvent être délivrés par les mairies qui, tout en se référant plus ou moins à l’état des personnes, ne constituent pas pour autant des actes de l’état civil. Ainsi en est-il des attestations sur l’honneur qui sont faites devant le fonctionnaire municipal (1), des certifications de signature, du certificat de bonne vie et mœurs (2) ou des certificats de vie (3).
IV. Le refus de délivrer la copie intégrale d’un acte de l’état civil
[Décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifié, article 9, alinéa 4]
Même si l’hypothèse est plutôt rare, elle n’est pas dénuée d’intérêt sur le plan juridique. L’usager ou le tiers à qui une fin de non-recevoir serait opposée dans le cadre de la demande de délivrance d’une copie ou d’un extrait d’un acte de l’état civil doit saisir le président du tribunal de grande instance qui statuera dans le cadre de la procédure d’urgence (ordonnance de référé). On peut aussi supposer que l’officier de l’état civil incertain sur la réponse à apporter à l’usager ou au tiers ne manquera pas de recueillir l’avis du procureur de la République.
B. LES CONDITIONS DE LA DÉLIVRANCE DES COPIES OU EXTRAITS D’ACTES DE L’ÉTAT CIVIL
La qualité du demandeur et la nature de l’acte dont la copie ou l’extrait est demandé sont des critères légaux qui fondent le droit d’exiger la délivrance d’un tel document. La personne concernée, comme les services sociaux des communes ou des conseils généraux qui traitent les demandes des usagers, ont légitimement intérêt à obtenir le plus grand nombre d’informations relatives à leur situation à l’état civil, ce qui ne serait pas le cas pour un simple créancier muni d’un titre exécutoire pour recouvrer sa créance. Il existe par ailleurs des règles particulières concernant la délivrance des actes lorsqu’ils ont été dressés ou établis à l’étranger dans un consulat de France. Il conviendra enfin de faire état des pièces justificatives de l’état civil à produire lors d’une démarche administrative.
I. Les conditions liées à la nature de l’acte
La copie de l’acte de naissance, comme celle de l’acte de mariage, relève d’une diffusion assez restreinte, contrairement à celle de l’acte de décès.
a. L’acte de naissance et de mariage
La copie des actes de naissance et de mariage peut être demandée par la personne majeure ou émancipée visée dans l’acte, par ses descendants ou ses ascendants, par son conjoint ou son représentant légal. Les usagers qui entendent former une telle demande n’ont pas à justifier d’un quelconque motif. Quant aux copies intégrales des actes de reconnaissance, seules les personnes concernées, leurs ayants droit (héritiers) et les administrations peuvent en demander la délivrance. Pour chaque demande, il appartient à l’officier de l’état civil d’apprécier s’il existe un empêchement à la délivrance d’une copie intégrale, par exemple d’un acte de naissance. Il doit, le cas échéant, rappeler au requérant qu’il ne peut, compte tenu de sa situation et de sa qualité, (par exemple pour celle de conjoint) obtenir que la délivrance d’un extrait d’acte de l’état civil. Certains secrets sont aussi garantis par la loi. Ainsi, chaque fois que la délivrance de la copie intégrale d’un acte de naissance révélerait la situation de la personne sur le terrain de la filiation (par exemple, une légitimation adoptive antérieure à 1966), le refus de délivrance de la copie intégrale serait justifié.
A l’inverse, il n’en sera pas de même si la référence RC, c’est-à-dire répertoire civil, destinée à informer toute personne d’une décision administrative ou judiciaire attestant d’une restriction de capacité ou de pouvoirs pour la personne visée, apparaît en marge de l’acte de naissance. L’apposition d’une telle mention ne fait pas obstacle à la délivrance d’une copie ou d’un extrait d’acte de l’état civil.
b. L’acte de décès
[Décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifié, article 9]
La copie intégrale des actes de décès peut être demandée par toute personne. Par ailleurs, du fait de l’existence de conventions internationales, les officiers de l’état civil français sont tenus d’aviser du décès de leurs nationaux l’autorité consulaire des Etats contractants. Les avis ou expéditions d’actes de décès sont adressés directement par le maire au consul étranger territorialement compétent. Dans l’hypothèse où l’adresse du consul ne serait pas connue, le maire devrait envoyer l’avis à la préfecture qui devra alors en assurer la transmission aux autorités compétentes. Les Etats membres de la Commission internationale de l’état civil (CIEC) ont adopté une Convention n° 10, signée à Athènes le 14 septembre 1966 (4), dans laquelle ils ont introduit dans la législation des Etats contractants des règles uniformes pour la déclaration des décès, lorsque le corps du défunt n’a pu être retrouvé mais dont on sait, au vu des circonstances, que le décès peut être tenu pour certain. Cette convention contient des dispositions voisines de celles qui sont prévues dans le droit français par les articles 88 et suivants du code civil. Elle n’a pas été ratifiée par la France, mais l’a été par l’Espagne, la Grèce, les Pays-Bas, le Portugal et la Turquie.
II. Les conditions liées à la qualité du demandeur
[Décret n° 2004-1159 du 29 octobre 2004, modifié]
Satisfaire à la requête d’un usager du service public, répondre à une demande de prise en charge d’un usager d’un service ou établissement social ou médico-social, répondre aux réquisitions d’un procureur de la République ou à la demande d’un notaire, implique parfois que l’administration, le service ou la personne concernée puisse avoir une connaissance complète de l’état civil de la personne dont les intérêts sont pris en compte. Mais le postulat de départ reste le même : à quelles conditions ces informations relatives à l’état civil des personnes peuvent-elles être communiquées aux tiers qui en font la demande ? La communication aux administrations publiques, au notaire, au procureur de la République répond à des conditions strictes. Il faut réserver le cas particulier de la personne ayant fait l’objet d’une adoption.
a. La communication aux administrations publiques
[Décret n° n° 62-921 du 3 août 1962 modifié, article 11-1, alinéa 1]
L’instruction d’un dossier administratif justifie que l’on dispose des renseignements les plus complets sur la situation de la personne concernée. Pour répondre à cette exigence, un décret n° 2004-1159 du 29 octobre 2004 modifiant le décret du 3 août 1962 permet aux administrations, à un service, à un établissement public, à un organisme ou à une caisse contrôlée par l’Etat de demander aux officiers de l’état civil les informations qui leur sont nécessaires à l’accomplissement de leur mission. De fait, les officiers de l’état civil sont autorisés à satisfaire à leur demande de délivrance de copies intégrales ou d’extraits complets d’actes de l’état civil. Deux conditions préalables doivent cependant être respectées :
- vérifier que le demandeur est fondé à requérir ces actes des usagers ;
- vérifier que ces usagers ont été informés de la démarche effectuée par l’administration publique de s’adresser directement à l’officier de l’état civil, pour obtenir, par exemple, la délivrance d’une copie intégrale de l’acte de naissance d’un usager pris en charge dans un établissement médico-social.
b. La communication aux notaires
[Arrêté du 28 octobre 2009, NOR : MAEF0907596A, JO du 30-10-09]
L’ouverture d’une succession justifie, là encore, que les officiers ministériels en charge de ce type de dossiers, les notaires, puissent avoir accès à toutes les informations concernant l’état civil de la personne décédée, ce qui permettra notamment de fixer, en droit, la parenté qui est la sienne, quand il n’y a pas de conjoint survivant. Les copies d’actes peuvent, bien sûr, être communiquées aux notaires par un membre de la famille. Toutefois, dans un but de simplification des démarches, un arrêté du 28 octobre 2009 (5) autorise le Service central d’état civil à transmettre aux notaires, par le biais d’une transmission électronique, les copies ou autres extraits d’actes de l’état civil demandés.
c. La communication au procureur de la République
[Décret n° n° 62-921 du 3 août 1962 modifié, article 9]
En matière de délivrance d’une copie d’un acte de l’état civil, le procureur de la République est en droit de se faire délivrer copie de tout acte de l’état civil. Mais la loi lui confère des prérogatives encore plus importantes puisqu’il peut avoir accès à l’état civil des enfants adoptés, ou dont le secret de l’état civil a été organisé. Une telle demande émanant du procureur de la République peut tout à fait se justifier lorsqu’une enquête pénale concerne l’adopté, voire un ancien pupille de l’Etat né sous X (CASF, art. L. 147-8, al. 1er). Il faut aussi rappeler que le procureur de la République est l’entité juridique à laquelle certaines personnes doivent s’adresser pour être autorisées à se faire délivrer une copie intégrale d’un acte de l’état civil.
d. Le cas particulier de l’enfant adopté
Le droit civil protège de manière très particulière le secret concernant la filiation d’origine des enfants ayant fait l’objet d’une adoption, et notamment ceux qui ont fait l’objet d’une adoption plénière (cf. A savoir aussi, p. 95). Par ailleurs, c’est le jugement rendu en matière d’adoption qui tient lieu d’acte de naissance. De fait, la délivrance des copies et autres extraits d’actes de l’état civil fait l’objet de restrictions sérieuses. Dans l’acte de naissance de ces enfants adoptés, la référence aux parents de l’enfant désigne les adoptants, ou l’adoptant et son conjoint. L’aide sociale à l’enfance, susceptible d’accueillir certains de ces enfants dans le cadre de la protection de l’enfance, pourrait se faire délivrer les copies demandées sur le fondement du décret du 3 août 1962 modifié, sans pour autant porter atteinte au secret de la filiation d’origine. Quant aux organismes autorisés en vue de l’adoption, le droit de se faire délivrer des copies intégrales des actes de naissance pour les enfants qu’ils ont recueillis s’appuie sur le décret n° 2002-575 du 18 avril 2002 (6).
III. La délivrance des copies ou extraits d’actes de l’état civil établis dans un consulat ou une ambassade
[Décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifié, articles 9 à 13]
Le principe est simple puisque le régime juridique applicable aux copies ou extraits d’actes dressés ou transcrits à l’étranger dans un consulat de France est le même que celui qui est applicable sur le territoire national (7). Les expéditions et les extraits des actes établis par les consuls ou les actes étrangers transcrits sur les registres consulaires sont délivrés soit par le consul, s’il s’agit d’actes de l’année en cours, soit concurremment par le consul et le Service central d’état civil.
(1)
Décret n° 53-914 du 26 septembre 1953, JO du 27-09-53.
(2)
La délivrance du certificat de moralité (aussi nommé « certificat de bonne vie et moeurs ») n’est plus obligatoire depuis le décret du 16 mai 1952, sauf dans deux cas : en faveur des personnes domiciliées dans la commune et se rendant à l’étranger (délivrance par la mairie au vu d’une pièce d’identité, d’un justificatif de domicile et d’un extrait n° 3 du casier judiciaire) ; en faveur des ressortissants français à l’étranger (délivrance par le consul de France). Sa délivrance n’est effectuée que quand il est demandé par une autorité étrangère. Ce type de certificat est souvent demandé par des couples qui adoptent un enfant à l’étranger.
(3)
Le certificat de vie permet au retraité vivant en France d’attester de son existence auprès d’une caisse de retraite étrangère.
(4)
Consultable sur www.ciec1.org/Conventions/Conv10.pdf
(5)
JO du 30-10-09.
(6)
Article 16, JO du 25-04-02.
(7)
Il y a lieu de considérer ici que faute de stipulation expresse prévue dans les dispositions réglementaires, la règle d’usage dite du parallélisme des formes s’applique : que les actes d’état civil aient été établis par un officier de l’état civil ou une autorité consulaire, les conditions de la délivrance des copies de ces actes obéissent aux mêmes conditions. La personne concernée doit s’adresser à l’autorité qui a établi l’acte.