Les personnes qui peuvent se prévaloir de la qualité d’officier de l’état civil sont clairement identifiées par la loi. La liste en est restreinte et s’explique par les responsabilités qui découlent de la fonction d’officier de l’état civil. Il faut donc se demander à qui est dévolue cette fonction et quelles compétences sont exercées en cette qualité.
A. QUI EST OFFICIER DE L’ÉTAT CIVIL ?
L’officier de l’état civil est un fonctionnaire du service public de l’état civil. Cette fonction peut être assurée par différentes personnes.
I. Le maire et les adjoints
[Code général des collectivités territoriales, articles L. 2122-32 et L. 2511-26 ; code civil, articles 34 et 34-1 ; Instruction générale relative à l’état civil (IGREC), n° 109]
La fonction d’officier de l’état civil est assurée par le maire de chaque commune et par les adjoints du maire sans qu’il soit nécessaire qu’une délégation leur soit consentie par le premier magistrat de la ville (1). Dans les villes de Paris, Lyon et Marseille, les maires d’arrondissement se sont vu attribués la qualité d’officier d’état civil depuis une loi du 31 décembre 1982. Les officiers de l’état civil exercent leurs fonctions sous le contrôle du procureur de la République (2). C’est la présence de l’officier de l’état civil à l’acte qui lui confère une force probatoire supérieure (la force authentique), puisqu’il reçoit de la loi une part de puissance publique et qu’il est tenu d’opérer certaines vérifications. Les informations figurant, par exemple, dans l’acte de mariage d’une personne, sont présumées de fait, fiables pour les tiers, lorsqu’un extrait ou une copie de l’acte leur est présenté.
L’officier de l’état civil est désigné à l’acte par ses nom, prénoms, sans qu’il soit pour autant nécessaire de mentionner sa place au sein de l’équipe municipale.
II. Par délégation, d’autres personnes
[Code général des collectivités territoriales, articles L. 2122-17, L. 2122-18, L. 2122-34 et R. 2122-10 ; décret n° 2008-521 du 2 juin 2008, JO du 4-06-08 ; IGREC nos 4 à 10]
a. Les personnes visées et la forme de la délégation
Les membres du conseil municipal peuvent aussi intervenir en matière d’état civil dès lors que le maire de la commune leur a confié par délégation une partie de ses fonctions. Cette délégation n’est envisagée par le législateur qu’à titre exceptionnel et de manière temporaire. Ce cas de figure peut se présenter dans l’hypothèse où les adjoints de la commune se trouvent tous empêchés ou sont absents. Un fonctionnaire municipal peut aussi bénéficier de ce type de délégation, dès lors qu’il s’agit de recevoir et d’établir un acte d’état civil. La délégation ne peut toutefois concerner les actes de mariage que si tous les adjoints sont empêchés et sous réserve que le maire ait consenti à une telle délégation (3). Lorsqu’elle existe, elle prend la forme d’un arrêté du maire qui peut le révoquer à tout moment. L’arrêté portant délégation doit être transmis au préfet ou au sous-préfet et au procureur de la République.
D’autres personnes peuvent assumer la fonction d’officier de l’état civil. Il en est ainsi de l’agent communal désigné à cette fin, de l’adjoint ou du conseiller municipal suppléant, d’un adjoint désigné spécialement à cet effet, du préfet ou du délégué spécial du préfet ou encore le président de la délégation spéciale, notamment si le conseil municipal devait démissionner ou être démis de ses fonctions. Il s’agit d’une liste qui est exhaustive et confirmée par l’Instruction générale relative à l’état civil. Le conseiller municipal, comme les autres bénéficiaires de la délégation du maire, qui dressent et établissent un acte de naissance au profit d’un usager et de sa famille, font donc un acte valable dès lors qu’existe un arrêté de délégation à leur profit.
b. L’étendue de la délégation
La délégation ainsi consentie aux personnes visées par la loi peut porter sur un certain nombre d’actes de l’état civil ou de formalités préalables à leur établissement :
→ les entretiens séparés ou l’audition commune des futurs époux (formalités préalables au mariage) ;
→ la transcription de l’acte de mariage sur les registres de l’état civil ;
→ la réception des déclarations de naissance, de décès, d’enfants sans vie, de reconnaissance d’enfants ;
→ la réception de déclaration parentale conjointe du choix du nom de famille ou de changement de nom ;
→ le recueil du consentement du mineur de plus de 13 ans à son changement de nom, du consentement d’un enfant majeur à la modification de son nom en cas de modification de filiation ;
→ l’inscription des mentions marginales et des mentions renvoyant au répertoire civil en marge des actes de l’état civil.
L’acte ainsi dressé ou établi porte la signature du fonctionnaire bénéficiaire de la délégation qui est amené, le cas échéant, à délivrer une copie ou un extrait d’acte de l’état civil. L’usager ne peut donc exiger de fait la seule présence du maire pour dresser ou établir valablement un acte de l’état civil, comme une reconnaissance d’enfant. Certaines pratiques peuvent se révéler périlleuses. Tel serait le cas pour l’employé municipal, qui sans délégation recevrait par exemple une déclaration de naissance ou de décès et la ferait signer ensuite par l’officier de l’état civil. Une telle pratique serait illégale et l’acte risquerait d’être annulé (IGREC, n° 93).
En dehors du territoire national, et dans l’intérêt des ressortissants français établis à l’étranger, les fonctions de l’officier d’état civil sont attribuées et exercées par les chefs de mission diplomatique et les chefs de poste consulaire dès lors qu’ils disposent d’une circonscription consulaire (décret n° 2008-521 du 2 juin 2008, art. 1er).
B. LES COMPÉTENCES DE L’OFFICIER DE L’ÉTAT CIVIL
Les attributions d’un officier de l’état civil sont déterminées par la loi. Selon la nature de l’acte qui doit être établi, acte de décès ou acte de naissance, par exemple, l’usager pourra saisir l’officier de l’état civil de telle ou telle commune, ce qui conduit à déterminer l’officier d’état civil territorialement compétent.
I. Les attributions de l’officier de l’état civil
[Code civil, articles 49, 62, 78, 316, 336-1 et 515-3 ; code de procédure civile, articles 1082 et 1149-1]
a. Des attributions fixées par la loi
Ce sont les règles établies dans le code civil et le code de procédure civile qui définissent, pour l’essentiel, les actes que l’officier d’état civil doit établir et les prérogatives qui lui sont dévolues à cet effet. L’officier d’état civil est donc chargé de dresser les actes de naissance, les reconnaissances d’enfants nés hors du mariage de leurs parents, de recueillir les consentements à mariage et le consentement de l’enfant majeur lorsque le nom de famille qui est le sien ou son lien de filiation paternel ou maternel ont fait l’objet de modification. Il célèbre le mariage des futurs époux après que les formalités de publicité prescrites par la loi ont été accomplies, constate le décès et en dresse l’acte. Par ailleurs, il assume la responsabilité de tenir les registres de l’état civil au sein de sa commune, registres sur lesquels les différents actes d’état civil feront l’objet d’inscription, de transcription (s’ils ont été dressés dans une autre commune ou à l’étranger). La transcription concerne aussi les actes reçus par d’autres officiers publics, (comme les notaires), et le dispositif de certains jugements (établissant la filiation, prononçant l’adoption, déclarant un mariage nul). La personne qui a souhaité reconnaître un enfant dans une autre commune que la commune du lieu où l’enfant a été déclaré verra cette reconnaissance retranscrite en marge de l’acte de naissance de l’enfant, et c’est donc la compétence de l’officier de l’état civil de la commune du lieu de naissance qui sera sollicitée.
L’officier d’état civil doit en outre apposer, en marge de certains actes d’état civil déjà inscrits ou transcrits, les mentions prévues par la loi.
b. Une compétence exclusive ou partagée
La compétence de l’officier d’état civil est une compétence exclusive, et dans certains domaines elle relève d’une situation de monopole : c’est le cas pour les actes de naissance, de mariage et de décès. Certains événements liés à la vie des personnes peuvent conduire à modifier l’acte d’état civil établi à l’origine. Ainsi en est-il lorsque les personnes concluent un pacte civil de solidarité (PACS) ou divorcent. Dans le cadre du PACS, le greffier qui a procédé aux formalités d’enregistrement adresse un avis à l’officier d’état civil du lieu de naissance de chacun des partenaires. L’information ainsi transmise aux officiers d’état civil concernés les oblige à mentionner l’existence du PACS en marge de l’acte de naissance de chacun des partenaires. Dans le cadre du divorce ou de la séparation de corps, mention est faite de cette situation de droit, en marge de l’acte de mariage et de l’acte de naissance de chacun des époux. En demandant une copie ou un extrait de son acte de mariage, l’usager pourra invoquer sa situation juridique nouvelle à l’égard des tiers, puisque les principaux actes de l’état civil qui le concernent auront été mis à jour.
L’officier d’état civil dispose toutefois d’une compétence partagée avec les notaires pour l’établissement des actes de reconnaissance.
De plus, même si la pratique tend à se développer concernant les parrainages ou baptêmes civils, ces situations de fait n’entraînent aucune conséquence juridique et ne produisent aucun effet civil, en dépit des attestations délivrées par les mairies.
II. L’officier de l’état civil territorialement compétent
[Code général des collectivités territoriales, article L. 2511-26 ; code civil, articles 55, 74, 75 et 78]
La commune constitue le territoire au sein duquel l’officier d’état civil est autorisé à intervenir, c’est-à-dire à instrumenter. La compétence du maire et de ses adjoints est étendue à l’ensemble de la commune ; celle des maires d’arrondissement est limitée à l’arrondissement.
L’usager qui sollicite l’intervention d’un officier de l’état civil doit au préalable établir le lien territorial entre l’événement donnant lieu à établissement d’un acte d’état civil (un mariage, une naissance ou un décès) et la commune de référence, pour justifier de la compétence de tel ou tel officier de l’état civil. Le fait qu’un des époux ait sa résidence sur le territoire d’une commune permet la célébration du mariage dans cette commune et seulement dans l’enceinte de la mairie ; la naissance d’un enfant sur le territoire d’une commune ou le décès de la personne physique permettent l’établissement de l’acte de naissance et de l’acte de décès sur ce territoire. La reconnaissance d’un enfant peut toutefois être reçue dans n’importe quelle mairie.
(1)
En ce sens, Conseil d’Etat, section, 11 octobre 1991, req. nos 92742, 92743 et 92744, Ribaute et Balanca.
(2)
Le pouvoir de contrôle du procureur de la République sur les officiers de l’état civil a été rappelé par la loi n° 2013-404 du 17 mai 2013 ouvrant le mariage aux couples de même sexe.
(3)
Rép. min., Matthieu, n° 14810, JO Sén. (Q) du 27-05-99, p. 1795.