[Code de l’action sociale et des familles, articles L. 313-25 et L. 314-7, V, R. 314-56 à R. 314-61, R. 314-99, R. 314-100 et R. 314-103]
Le gestionnaire de l’établissement ou du service tient à la disposition de l’autorité compétente, en matière de tarification, tout élément d’information comptable ou financier relatif à l’activité de l’établissement ou du service, ainsi que tous états et comptes annuels consolidés relatifs à l’activité de la personne morale gestionnaire. En conséquence, l’organisme gestionnaire transmet, sur demande, à toute autorité de tarification de l’un des établissements ou services qu’il gère son bilan et son compte de résultat consolidés ainsi que leurs annexes, certifiés par un commissaire aux comptes ou, s’il n’est pas légalement soumis à cette formalité, certifiés par un mandataire dûment habilité. Il transmet également, sur demande, son grand livre des comptes.
On rappellera que cette obligation s’impose aussi au secteur des ESMS gérés par des personnes morales de droit privé à but lucratif (secteur marchand). De manière générale, les gestionnaires du secteur commercial mais aussi les ESMS qui ne sont pas habilités à l’aide sociale (ou minoritairement) – et l’on pense ici aux EHPAD concernés – doivent communiquer, sur demande, à l’autorité de tarification, tous les documents permettant de calculer les tarifs et les prix de revient réels des exercices antérieurs, ainsi que toute pièce de nature à attester de l’effectivité et de la qualité des prestations financées par l’Etat, l’assurance maladie ou le département.
Il s’agit également de tenir à disposition des autorités de tarification et de contrôle l’inventaire des équipements et des matériels ainsi que l’état des propriétés foncières et immobilières, et, le cas échéant, en vue de l’examen de leur compte administratif, des pièces permettant de connaître les conditions dans lesquelles ils ont choisi leurs prestataires et leurs fournisseurs les plus importants. Le rapport relatif aux conventions passées directement ou par personne interposée entre la personne gestionnaire d’un établissement ou service et l’un de ses administrateurs ou l’une des personnes assurant un rôle de mandataire social, est transmis dès son établissement à l’autorité de tarification. On rappellera que ces conventions qui, chaque année, doivent être déclarées et portées à la connaissance des autorités de tarification, sont celles qui ont été passées dans l’année et celles qui, bien que conclues lors des exercices précédents, ont toujours cours.
Enfin, l’autorité de tarification peut demander à l’établissement ou au service ou à la personne morale gestionnaire, de réaliser ou faire réaliser une étude dont elle précise le thème, l’objectif et les méthodes. Cette étude peut porter notamment sur les conditions de la gestion de l’établissement ou du service, et les formes alternatives qui sont envisageables ou sur l’intérêt et le coût des conventions réglementées.
Par ailleurs, on rappellera que, au titre de leurs activités prises en charge par les produits de la tarification, les établissements et services sociaux et médico-sociaux et la personne morale (de droit privé) qui en assure la gestion doivent être à tout moment en mesure de produire aux autorités de tarification ou de contrôle, sur leur demande, les pièces qui attestent du respect de leurs obligations financières, sociales et fiscales, ainsi que toute pièce dont l’établissement ou la détention sont légalement requis. Ces obligations s’appliquent à toute autre activité ou structure de l’organisme gestionnaire qui ne relève pas d’activités sociales ou médico-sociales dès lors qu’il existe entre l’activité ou la structure et l’un des établissements sociaux ou médico-sociaux gérés par ce même organisme soit des comptes de liaison, soit une trésorerie commune, soit des charges ou produits communs notamment en matière de personnel, de locaux ou de frais de siège social, soit des fournitures de biens ou des prestations de services.