LES MODALITÉS DE CONVENTIONNEMENT DES SERVICES DE MÉDIATION FAMILIALE

[Référentiel national de financement partenarial des services de médiation familiale, annexé au protocole]

Un référentiel national de financement partenarial des services de médiation familiale a été élaboré par les différents partenaires et est destiné aux membres du comité des financeurs. Il permet d’examiner l’éligibilité de la demande de conventionnement et de définir le nombre d’équivalents temps plein (ETP) à financer par service.

Pour être éligible au conventionnement et au finan-cement partenarial, le service de médiation familiale doit obligatoirement répondre à des critères nationaux liés :

aux caractéristiques du service ;
à la qualification des médiateurs familiaux ;
à la nature de l’activité.

Pour les caisses d’allocations familiales et de mutualité sociale agricole, l’accord de financement partenarial est finalisé dans une convention de financement d’une durée de trois ans.

A. LES CARACTÉRISTIQUES DES SERVICES ÉLIGIBLES

Les critères à respecter concernant les « caractéristiques » du service portent sur ses statuts et son architecture générale mais également sur les locaux et sur le respect du barème des participations.

1. LES CONDITIONS TENANT AU STATUT

Les organismes gestionnaires du service de médiation familiale éligibles peuvent être soit :

une association ;
un regroupement d’associations ;
une collectivité territoriale ;
une caisse d’allocations familiales (si elle exerçait cette activité avant le 1^er janvier 2006).

Lorsque ces organismes exercent plusieurs activités, il est nécessaire, pour qu’ils soient éligibles, que leur activité principale s’inscrive majoritairement dans le champ familial, sanitaire, social ou juridique. Selon le référentiel, une association œuvrant dans le champ de l’animation ou des loisirs à titre principal ne peut donc pas être éligible au financement partenarial de la médiation familiale.

Un regroupement de services de médiation familiale peut, en revanche, prétendre au conventionnement et au financement. Dans ce cas, un gestionnaire principal doit être identifié en tant que porteur du projet.

Le projet de service doit notamment se référer aux principes de déontologie de la médiation familiale défi-nis par le Conseil national consultatif de la médiation familiale (cf. supra, chapitre I, section 1, § 2) et s’engager à les respecter.

Si le gestionnaire est une association, l’examen du projet de l’association permet de déterminer si les valeurs auxquelles il se réfère sont compatibles avec les principes déontologiques de la médiation familiale, et ce, afin de prévenir toute dérive sectaire.

2. LA MISE EN PLACE D’UNE ARCHITECTURE DE BASE

En outre, le service doit présenter une architecture générale comportant :

une fonction de médiation familiale ;
une fonction d’accueil-secrétariat, clairement identifiée et distincte de la fonction de médiation ;
une fonction d’encadrement, clairement identifiée et distincte de la fonction de médiation.

A chaque « fonction » correspond un certain volume horaire qui doit être respecté (cf. infra). Pour le vérifier, le service doit faire figurer dans son organigramme les volumes horaires affectés par chaque professionnel à chaque fonction, y compris dans le cadre du paiement par l’intermédiaire des « chèques emploi associatif », ou d’une mise à disposition.

Dans le cas où le service ne comporte pas initiale-ment cette architecture de base, il peut néanmoins présenter un dossier assorti d’un projet de développement au terme de la première année de conventionnement. Il devra l’avoir mis en œuvre à la fin de la deuxième année de conventionnement.

Par ailleurs, pour toute situation particulière concernant l’architecture du service, le comité départemental a la possibilité d’accorder une dérogation qui sera alors inscrite sur la notification de conventionnement attribuée par le comité départemental au service.

Une copie des notifications comportant une dérogation sera envoyée à la CNAF pour en établir un bilan en comité national de suivi.

a. La fonction de médiation familiale

Chaque service doit proposer une fonction de médiation familiale équivalente à au moins 0,5 équivalent temps plein (ETP) et chaque médiateur familial doit exercer un volume de travail salarié au moins équivalent à 0,25 équivalent temps plein.

La base de calcul d’un équivalent temps plein est indiquée sur la convention collective ou, à défaut, correspond à un nombre de 1 607 heures travaillées pour un ETP, soit 1 820 heures rémunérées.

Ce volume de travail doit figurer dans le contrat du médiateur familial avec le service (contrat de travail à durée indéterminée, contrat de travail à durée déterminée, contrat de mise à disposition).

Selon le référentiel national de financement partenarial des services de médiation familiale, la répartition de la fonction de médiation familiale (au moins 0,5 ETP de médiation familiale pour le service) entre plusieurs professionnels diplômés doit être encouragée « car elle permet le travail en équipe, la complémentarité des compétences et le partage d’expérience. Elle favorise donc la qualité de service. »

b. La fonction d’accueil-secrétariat

Un service de médiation familiale doit obligatoire-ment comporter un temps de travail clairement identifié pour les activités d’accueil-secrétariat. Une base d’au moins 0,25 ETP est préconisée. Il est également recommandé que le/la secrétaire soit formé(e) spécifiquement à l’accueil du public souhaitant recourir à une médiation familiale.

Le référentiel national indique également que le comité départemental doit inciter les services à mutualiser le secrétariat avec :

un autre service de médiation familiale lorsque cela est nécessaire et possible ;
un autre service de l’association quand celle-ci est pluriactive.

c. La fonction d’encadrement

Autre exigence : le service de médiation familiale doit obligatoirement comporter un temps de travail de gestion administrative et d’encadrement clairement identifié. Une base de 0,20 ETP par service est préconisée.

Un des médiateurs familiaux de l’équipe peut exercer une fonction d’encadrement. Les temps de travail affectés à la fonction de médiation familiale et à la fonction d’encadrement doivent alors être distingués.

Par délégation des instances dirigeantes du gestion-naire, la personne assurant la fonction de gestion et d’encadrement est chargée :

de mettre en œuvre et de développer le service de médiation familiale pour lequel le gestionnaire a été conventionné ;
de veiller à l’adéquation entre les pratiques, le projet de service et le conventionnement ;
d’animer et de coordonner l’équipe : gestion des plannings, régulation d’équipe, promotion de la formation continue, organisation, sur un plan fonctionnel, des séances d’analyse de la pratique, incitation au travail en réseau ;
de participer à l’élaboration du budget du service en lien avec le gestionnaire, de négocier avec les financeurs et d’assurer le suivi budgétaire ;
de rédiger le rapport annuel d’activité ainsi que le questionnaire annuel d’activité et de rendre compte auprès du gestionnaire et des autorités de contrôle ;
de représenter le service de médiation familiale auprès des partenaires, des prescripteurs et de tout autre organisme sollicitant la participation du service de médiation familiale, par la participation à des manifestations organisées dans le département.

3. LES CONDITIONS TENANT AUX LOCAUX

Une autre exigence tient aux locaux qui doivent permettre de respecter les conditions de confidentialité nécessaires au déroulement des séances de médiation familiale.

Si ces locaux ne sont pas affectés au seul usage de la médiation familiale, le service doit alors indiquer les autres activités exercées dans ces locaux ainsi que leurs fréquences et les temps spécifiquement réservés à la médiation familiale.

4. L’APPLICATION DU BARÈME NATIONAL DE PARTICIPATIONS

Les services de médiation familiale conventionnés doivent respecter le barème de participations des familles. Rappelons que l’entretien d’information est gratuit mais que les séances de médiation familiale sont payantes.

B. LES CONDITIONS TENANT À LA QUALIFICATION DES MÉDIATEURS FAMILIAUX

Pour être conventionnés, les services doivent recruter des médiateurs diplômés, procédant régulièrement à l’analyse de leurs pratiques.

1. DES MÉDIATEURS DIPLÔMÉS...

Tous les médiateurs doivent être titulaires du diplôme d’Etat de médiateur familial depuis le 1^er janvier 2010 (cf. infra, A savoir aussi). Les certificats d’accréditation délivrés par les centres de formation préexistants ne font pas l’objet d’équivalences avec ce diplôme.

Pour toutes situations particulières, le comité départemental peut toutefois étudier l’opportunité d’accorder une dérogation. Tel pourra être le cas si le médiateur est en cours de formation ou de validation des acquis de l’expérience (être admissible au dépôt du livret 2) et compte tenu du territoire dans lequel est implanté le service. La dérogation sera inscrite sur la notification de conventionnement attribuée par le comité départemental au service.

Une copie des notifications comportant une dérogation sera envoyée à la CNAF pour en établir un bilan en comité national de suivi.

2. ... PROCÉDANT À L’ANALYSE DE LEURS PRATIQUES

L’analyse de la pratique des médiateurs familiaux doit être obligatoirement organisée à hauteur de 20 heures par an au minimum. Elle consiste en des temps d’échanges qui permettent aux professionnels d’interroger la façon dont ils mettent en œuvre les techniques et les méthodologies propres à la médiation familiale et de vérifier la conformité de leur pratique avec les principes déontologiques (l’indépendance du médiateur, la neutralité, l’impartialité, la confidentialité).

Il s’agit de séances collectives – le cas échéant mutualisées avec d’autres services –, animées par un professionnel expérimenté et formé à l’animation de groupe d’adultes. Ce professionnel doit être extérieur au gestionnaire du service de médiation familiale.

L’analyse de la pratique vise à permettre à ces professionnels de :

confronter leur pratique à d’autres médiateurs ;
trouver la juste distance entre les situations rencontrées et leurs résonances personnelles ;
dépasser d’éventuelles difficultés et de trouver des issues aux impasses relationnelles (ou de communication).

Elle ne se confond pas avec la supervision qui est une démarche individuelle. Le référentiel préconise une régularité des séances, condition d’« une réflexion de qualité sur les pratiques professionnelles », à un rythme d’une séance tous les deux mois.

C. LES CONDITIONS TENANT À L’ACTIVITÉ DU SERVICE

Les services de médiation familiale doivent, évidemment, proposer des médiations relevant du champ de la médiation familiale (divorces, séparation, conflits familiaux intergénérationnels...).

Le financement est possible pour les médiations familiales exercées dans un cadre extrajudiciaire ou judiciaire en matière civile mais les services proposant exclusivement des médiations familiales judiciaires ne sont pas éligibles à la prestation de service versée par la caisse d’allocations familiales, indique le référentiel de financement.

Un contrat de projet pourra être établi pour accompagner l’association dans l’augmentation de la part des médiations familiales extrajudiciaires. Au vu des réalités locales, le comité départemental pourra fixer une proportion minimale de médiation familiale extrajudiciaire.

1. OFFRIR DES ACTIVITÉS LIÉES À LA MÉDIATION FAMILIALE

Pour bénéficier d’un financement dans le cadre de la prestation de service, les services de médiation familiale doivent offrir cumulativement les activités suivantes :

la mise en place de réunions d’informations collectives (y compris des permanences d’informations) ;
l’organisation des entretiens d’informations préalables (ou prémédiation) ;
l’offre de séances de médiation familiale.

D’autres activités sont également prises en compte :

la promotion de la médiation familiale auprès des partenaires, via des réseaux (Réseau d’écoute, d’appui et d’accompagnement des parents, Point Info Famille, etc.), sensibilisation de professionnels (travailleurs sociaux, avocats, magistrats, etc.) ;
la promotion de la médiation familiale auprès des familles via des réunions d’information, ou un relais établi avec des intervenants auprès des familles (référents famille des centres sociaux, par exemple), etc. ;
l’accueil de stagiaires ;
les actions d’information menées dans le cadre de la formation des médiateurs familiaux.

2. REMPLIR UNE CONDITION EN VOLUME D’ACTIVITÉ

Un volume d’activité minimal est par ailleurs édicté et fixé par équivalent temps plein et par an. Il s’établit ainsi à :

50 mesures de médiation familiale (terminées ou en cours au 31 décembre de l’année) ;
320 entretiens par an par ETP, sachant que par « entretien », il faut entendre les « entretiens d’information préalables », qu’ils aboutissent ou non à une médiation familiale ainsi que les séances de médiation familiale.

3. S’INSCRIRE DANS UNE DÉMARCHE D’ÉVALUATION

Pour être éligible au conventionnement, le service de médiation familiale doit enfin s’engager dans une démarche d’évaluation comprenant plusieurs étapes.

a. Répondre à un questionnaire d’activité...

Le service doit d’abord répondre, à la fin de chaque exercice, au questionnaire annuel d’activité commun à l’ensemble des financeurs, instauré depuis 2009, et indiquer ses prévisions d’activité pour l’année à venir.

Ce questionnaire vise à faire remonter :

des informations générales sur le service ou l’association de médiation familiale (moyens humains, territoires d’intervention...) ;
des données sur les activités liées à l’information (nombre de réunions d’information collectives et d’entretiens d’information préalables) ;
des données sur les processus de médiation familiale (nombre et durée des médiations familiales, nombre de séances, situations des participants, issues des processus de médiation, etc.).

Il comporte également un tableau récapitulatif des financements du service pour ses activités de médiation familiale à remplir.

Pour renseigner ce questionnaire d’activité de manière fiable, les services doivent utiliser des fiches de suivi des médiations familiales tout au long de l’année. Ce document constitue un document de travail pour le médiateur familial lui permettant de recueillir, pour chaque mesure, un certain nombre de renseignements (type de médiation sollicitée, origine de la demande, origine des médiations familiales judiciaires, nombre de participants, durée de la médiation, mode de connaissance du service...).

b. ... et à l’évaluation menée par le comité national de suivi

Le service de médiation familiale doit, en outre, répondre à l’évaluation qualitative établie par le comité national de suivi une fois par période de conventionnement.

Son objectif est d’évaluer les effets de la médiation familiale.

c. Elaborer des critères de qualité

Par ailleurs, des critères de qualité déclinés en indi-cateurs ont été institués, permettant de donner des outils aux comités de financeurs pour apprécier la qualité du service rendu au-delà des critères d’éligibilité.

Ces critères sont de quatre ordres :

qualité de l’accueil physique et téléphonique (fré-quence de l’accueil, délais de prise de rendez-vous, site Internet, mode de paiement proposé aux familles (espèces, chèques, etc.), locaux dédiés à la médiation familiale, documentation mise à disposition...) ;
professionnalisation du service (volume d’activité du médiateur, formation continue de ce dernier, reconnaissance du service en tant que « site qualifiant » pour l’accueil de stagiaire) ;
mutualisation (locaux, plate-forme téléphonique...) ;
inscription du service dans un réseau de partenaires (REAAP, réseau associatif...).

D. LA CONCLUSION D’UNE CONVENTION

S’il remplit les critères d’éligibilité, le service conclut une convention d’objectifs et de financement pluriannuelle avec la caisse d’allocations familiales (ou la caisse de mutualité sociale agricole, le cas échéant). Rappelons que ce conventionnement demeure possible pour les services ne remplissant pas certains critères mais qui se sont vu accorder des dérogations.

Cette convention est signée pour une certaine durée et ne peut se renouveler que par décision expresse.

Un modèle de convention figure en annexe à la circulaire CNAF du 25 novembre 2009. Il détaille également les différents justificatifs nécessaires pour la signature de la convention en fonction de la nature du gestionnaire du service de médiation familiale (association...).