Les entretiens professionnels et d’évaluation

De l’embauche à la rupture du contrat de travail, des entretiens, obligatoires ou facultatifs, sont organisés entre l’employeur et le salarié. Ils permettent notamment à l’employeur d’échanger avec le salarié sur ses perspectives d’évolution professionnelle, sa charge de travail ou encore ses conditions de travail.

De surcroît, l’employeur peut également mettre en place des mécanismes d’évaluation des salariés sous certaines conditions. Dans certains secteurs d’activité, comme celui de l’aide, de l’accompagnement, des soins et des services à domicile, les partenaires sociaux ont mis en place un système d’évaluation périodique obligatoire des salariés.

Le dossier juridique dressera un panorama des différents entretiens que l’employeur doit ou peut mener au cours de la relation professionnelle. Il reviendra ainsi sur les entretiens relatifs à l’analyse des perspectives professionnelles, les entretiens permettant l’évaluation des salariés et enfin les entretiens spécifiques aux salariés en télétravail et en forfait jours.

L’entretien professionnel a été mis en place par la loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale. Il permet au salarié de faire un point sur sa situation professionnelle et de réfléchir à ses perspectives d’évolution professionnelle notamment en matière de qualification, d’emploi et de besoin en formation. Cet outil accompagne les salariés dans la transformation des emplois et des tâches.

L’entretien professionnel bénéficie à l’ensemble des salariés quels que soient leur secteur d’activité, la nature de leur contrat ou encore le temps de travail. Ainsi, l’employeur est tenu d’organiser un entretien professionnel pour les salariés :

• en contrat à durée indéterminée ;

• en contrat à durée déterminée ;

• en apprentissage ;

• en professionnalisation ;

• à temps partiel.

A noter : L’employeur doit informer le salarié de l’existence de cet entretien professionnel à l’occasion de son embauche (code du travail [C. trav.], art. L. 6315-1). En pratique, il est conseillé d’inclure une clause relative à l’entretien professionnel dans le contrat de travail.

Sauf dispositions conventionnelles contraires, un entretien professionnel doit être organisé tous les 2 ans (C. trav., art. L. 6315-1).

De surcroît, tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit être accompagné d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié (C. trav., art. L. 6315-1). Cette périodicité doit s’apprécier par référence à l’ancienneté du salarié dans la structure.

Par ailleurs, l’employeur est tenu de proposer systématiquement au salarié un entretien professionnel lorsque ce dernier reprend son activité à l’issue de certaines périodes d’interruption telles que :

• un congé maternité ;

• un congé parental d’éducation, à temps plein ou à temps partiel ;

• un congé de proche aidant ;

• un congé d’adoption ;

• un congé sabbatique ;

• une période de mobilité volontaire sécurisée ;

• une période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption ;

• un arrêt maladie de plus de 6 mois ;

• un mandat syndical.

A noter : Cet entretien peut avoir lieu à initiative du salarié à une date antérieure à la reprise de son poste (C. trav., art. L. 6315-1).

Par conséquent, le planning des entretiens varie en fonction de la situation et de l’ancienneté des salariés. Il incombe donc à l’employeur d’être extrêmement vigilant afin de respecter les dispositions légales.

Préalablement à l’organisation d’un entretien professionnel, l’employeur est tenu de convoquer le salarié. Il est préférable d’adresser une convocation écrite par email ou courrier avec une preuve de l’envoi et de la réception par le salarié.

De surcroît, le législateur n’a pas fixé les modalités d’organisation de l’entretien professionnel. En pratique, certaines structures joignent à la convocation un document préparatoire précisant notamment des questions permettant au salarié de réfléchir à la situation. A titre d’illustration, ces documents préparatoires peuvent notamment comporter les questions suivantes :

• avez-vous suivi des formations ? Si oui, dans quelles conditions ?

• quelles sont vos perspectives d’évolution professionnelle ?

A noter : L’entretien professionnel ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié, contrairement à l’entretien annuel d’évaluation (voir page 18).

Lors de l’entretien, l’employeur et le salarié doivent, selon le code du travail, échanger sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi. L’employeur doit être en mesure d’apporter des précisions au salarié sur la validation des acquis de l’expérience, l’activation du compte personnel de formation, les abondements du compte personnel de formation ainsi que l’évolution professionnelle. Il incombe donc à l’employeur ou à la personne qui réalise l’entretien (ex. : manager ou membre du service des ressources humaines) de se renseigner au préalable sur les dispositifs pouvant concerner le salarié.

A noter : Dans les structures où l’effectif est égal ou supérieur à 50 salariés, l’employeur est tenu de consulter le comité social et économique (CSE) sur la mise en place et la tenue des entretiens professionnels (C. trav., art. L. 2312-8).

La tenue de l’entretien donne lieu à la rédaction d’un document récapitulatif des échanges entre l’employeur et le salarié. Il est donc conseillé à l’employeur, ou à la personne menant les entretiens, d’élaborer un formulaire type identique pour l’ensemble des salariés permettant de servir de trame.

A l’issue de l’entretien, l’employeur ou son représentant remet une copie de ce compte rendu au salarié (C. trav., art. L. 6315-1).

A noter : Afin de préparer son entretien, le salarié est en droit de se rapprocher d’un conseiller en évolution professionnelle gratuitement, en vue de faire un premier état des lieux de ses compétences professionnelles. Il peut également solliciter l’accompagnement de son opérateur de compétence (Opco). En effet, certains opérateurs mettent à disposition des salariés des guides ou des plaquettes spécifiques à l’entretien professionnel.

Dans les structures de 50 salariés et plus, lorsqu’au cours des 6 dernières années le salarié n’a pas bénéficié des entretiens professionnels biennaux prévus par les dispositions légales et d’au moins une action de formation autre que celle conditionnant l’exercice d’une activité ou d’une fonction, son compte personnel de formation doit être abondé de 3 000 € (C. trav., art. R. 6323-3).

L’état des lieux de la situation du salarié tous les 6 ans permet donc de vérifier que ce dernier a suivi au moins une action de formation, qu’il a acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience et qu’il a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle (C. trav., art. L. 6315-1).

Dans les structures dont l’effectif est inférieur à 50 salariés, l’employeur est tenu par une obligation de formation de ses salariés. Il doit notamment veiller à l’adaptation des salariés à leur poste de travail et au maintien de leur employabilité. Dans ce contexte, en cas de contentieux, si l’employeur n’a mené aucune action de formation et n’a pas tenu d’entretien professionnel conformément aux dispositions légales, il pourrait être condamné au versement de dommages et intérêts par les juridictions.

Compte tenu de son pouvoir de direction, l’employeur a la possibilité d’évaluer le travail de ses salariés (Cass. soc. 10 juillet 2002, n° 00-42368). L’évaluation du salarié est un dispositif facultatif, aucune disposition légale ne l’impose. Toutefois, certaines conventions collectives prévoient d’évaluer les capacités et le travail des salariés.

Cette évaluation peut prendre différentes formes : systèmes de notation ou encore des entretiens annuels. L’entretien annuel d’évaluation ne doit pas être confondu avec l’entretien professionnel ou encore avec l’entretien spécifique aux télétravailleurs ou spécifique aux personnes soumises à une convention de forfait jours (voir page 20).

La mise en place d’un système d’évaluation et notamment d’un entretien annuel d’évaluation répond à plusieurs dispositions légales (C. trav., art. L. 1222-3) :

• informer préalablement les salariés de la mise en œuvre, des méthodes et des techniques d’évaluation professionnelle adoptées ;

• informer le salarié avant de collecter des informations le concernant personnellement (C. trav., art. L. 1222-4) ;

• les méthodes et techniques d’évaluation doivent être pertinentes compte tenu de la finalité poursuivie par l’employeur ;

• recourir à des critères objectifs et vérifiables ;

• ne pas recourir à des critères discriminatoires, tels que l’état de santé, l’âge, l’appartenance syndicale ou encore le sexe du salarié (C. trav., art. L. 1132-1) ;

• les résultats doivent être tenus confidentiels.

Préalablement à toute mise en place d’un système d’évaluation, l’employeur est tenu de consulter le CSE. Ce dernier est informé et consulté sur les moyens techniques permettant un contrôle de l’activité des salariés (C. trav., art. L. 2312-38).

A noter : Si le comité social et économique constate que les modalités d’évaluation présentent une atteinte aux droits des personnes ou à leurs libertés individuelles, il a la possibilité de recourir à son droit d’alerte (C. trav., art. L. 2312-59).

Lorsqu’un dispositif d’évaluation a été préalablement porté à la connaissance des salariés, à la consultation du CSE et qu’il remplit l’ensemble des dispositions prévues par le code du travail et la jurisprudence, le salarié ne peut refuser d’être évalué.

L’entretien annuel d’évaluation doit concerner l’ensemble des salariés sans distinction. L’employeur ne peut opérer aucune différence de traitement en fonction des salariés à temps plein, à temps partiel ou encore disposant d’un mandat.

En pratique, l’entretien est organisé entre le supérieur hiérarchique (employeur ou son représentant) et le salarié en vue de faire un point et un bilan sur le travail accompli ainsi que les objectifs accomplis et futurs. Le salarié est tenu de répondre de bonne foi aux sollicitations de l’employeur à condition qu’elles aient un lien direct et nécessaire avec l’évaluation de ses aptitudes.

Afin de respecter une stricte égalité et neutralité entre les salariés, il est conseillé à l’employeur d’utiliser une grille d’évaluation servant de trame au cours de l’ensemble des entretiens. Il pourra également établir un compte rendu des échanges afin d’anticiper les suites données à l’entretien.

L’entretien annuel d’évaluation peut avoir des conséquences directes sur la relation professionnelle entre le salarié et l’employeur. En effet, à titre d’illustration, l’employeur peut utiliser les résultats de l’entretien afin de proposer une augmentation, une formation ou encore une promotion.

A l’inverse, très récemment, la Cour de cassation a estimé que les reproches formulés au salarié à l’occasion d’un entretien pouvaient s’analyser comme une sanction disciplinaire. En effet, dans son compte rendu d’entretien, l’employeur reprochait au salarié son attitude dure et fermée au changement, à l’origine d’une plainte de collaborateurs en souffrance, des dysfonctionnements graves liés à la sécurité électrique et le non-respect des normes réglementaires. Il l’invitait alors, de manière impérative et comminatoire et sans délai, à un changement complet et total. La cour d’appel puis la Cour de cassation ont estimé que cette situation comportait des griefs précis et sanctionnait un comportement considéré comme fautif. Par conséquent, il s’analysait comme un avertissement et ne pouvait par la suite justifier un licenciement sur le même fondement (Cass. soc., 2 février 2022, n° 20-13833).

Par ailleurs, les comptes rendus d’évaluation peuvent également constituer des éléments de preuve en cas, par exemple, d’insuffisance professionnelle.

Le 26 février 2020, les partenaires sociaux de la branche de l’aide, de l’accompagnement, des soins et des services à domicile ont signé un avenant relatif à la classification des emplois et au système de rémunération, dit « avenant 43 ». Cet avenant a été agréé par un arrêté publié au Journal officiel le 2 juillet 2021 avant d’être étendu par arrêté du 28 juillet 2021. Il est finalement entré en vigueur le 1^er octobre 2021(1).

L’avenant 43 a mis en place des changements majeurs en matière de classification des emplois et du système de rémunération. Au départ, la convention collective de la branche comptait :

• trois filières : intervention ; administratif et services généraux ; encadrement/direction ;

• 44 emplois repères répartis dans neuf catégories (de A à I).

L’avenant 43 a créé :

• deux filières : intervention et support ;

• 12 emplois génériques (6 emplois génériques dans la filière intervention et 6 emplois génériques dans la filière support) ;

• trois catégories socio-professionnelles par filière : employés ; techniciens et agents de maîtrise ; cadres qui se décomposent en deux degrés correspondant au niveau de complexité des missions du poste.

Avant le 1^er octobre 2021, chaque emploi repère bénéficiait d’une définition selon différents éléments, à savoir la finalité, les principales activités, les conditions particulières d’exercice de la fonction et les conditions d’accès ainsi que les compétences. Depuis l’entrée en vigueur de l’avenant 43, chaque emploi générique se caractérise par les publics accompagnés ou les services d’affectation, les principales missions exercées ainsi que les missions transversales.

Des modifications ont également été apportées en matière de rémunération. Auparavant, la convention prévoyait une grille de coefficient par catégorie. Depuis le 1^er octobre 2021, la branche a mis en place un salaire minimum hiérarchique comprenant :

• un salaire de base ;

• des éléments complémentaires de rémunération (ECR) de trois sortes : pérennes et personnels, ponctuels et transverses, spécifiques aux cadres.

Initialement, la rémunération ne pouvait évoluer qu’avec l’ancienneté, la valeur du point ou un changement d’emploi. A présent, il existe trois échelons permettant de mettre en relief la pratique dans l’emploi, la formation et le niveau de maîtrise :

• échelon 1 : salarié en phase d’appropriation des activités de base de l’emploi ;

• échelon 2 : salarié en maîtrise de l’ensemble des activités normales de l’emploi ;

• échelon 3 : salarié en parfaite maîtrise de l’ensemble des activités de l’emploi, y compris lors de situations inhabituelles.

Dans l’ancien système, pour accéder à un emploi, il était nécessaire de détenir un diplôme ou une recommandation de niveau de diplôme de l’Education nationale. Depuis l’entrée en vigueur de la réforme, l’accès aux emplois, degrés et échelons, s’effectue selon l’expérience et l’ancienneté dans l’emploi, les formations en lien avec les principales missions de l’emploi, ainsi que l’évaluation des compétences. Ainsi, même sans diplôme, un salarié ou un candidat peut se voir reconnaître des compétences et de l’expérience.

Depuis l’entrée en vigueur de l’avenant 43, un entretien d’évaluation doit être mis en place au moins tous les 2 ans. En effet, le texte précise : « Chaque salarié est reçu au moins tous les 2 ans, par l’employeur ou son (ou sa) représentant(e) dûment mandaté(e), en entretien pour une évaluation. »

L’objectif de cette évaluation est de positionner chaque salarié dans un degré et dans un échelon. Il est obligatoire depuis le 1^er octobre 2021 et doit être réalisé par les structures dans les 2 ans, c’est-à-dire, pour les personnes d’ores et déjà embauchées au 1^er octobre 2021, avant le 30 septembre 2023.

L’entretien d’évaluation doit être distingué de l’entretien professionnel dans la mesure où ils n’ont pas le même objet. Toutefois, comme le précise le guide paritaire d’application de l’avenant 43, les deux entretiens pourraient être menés concomitamment, à condition de bien distinguer, lors des échanges avec le salarié, les objectifs de chaque entretien et de recourir à des outils différents (notamment compte rendu différent).

A l’issue de l’entretien d’évaluation, l’employeur devra tirer les conséquences des échanges avec le salarié. Il pourra ainsi, à titre d’exemple, changer le salarié de degré et/ou d’échelon.

A noter : Il incombe à l’employeur d’être extrêmement vigilant dans l’intervalle de 2 ans entre les entretiens d’évaluation. En effet, si une des conditions de passage d’échelon automatique est remplie par le salarié, il devra procéder à un changement de son échelon. Exemple : si le salarié dispose du nombre de mois de pratique ou d’heures de formation en lien avec l’emploi exercé correspondant.

Afin de guider les structures dans la mise en place des entretiens d’évaluation, les partenaires sociaux de la branche ont créé des grilles d’évaluation disponibles en version Excel sur Internet : bit.ly/3rLcI9b.

« Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication » (C. trav., art. L. 1222-9).

Le télétravail peut être mis en place de façon régulière en dehors de toute circonstance particulière ou exceptionnellement dans certaines situations spécifiques énoncées par le code du travail. En l’absence de circonstances exceptionnelles, le télétravail peut être mis en place dans le cadre d’un accord collectif ou, à défaut, d’une charte élaborée unilatéralement par l’employeur (C. trav., art. L. 1222-9).

En l’absence d’accord collectif ou de charte, l’employeur et le salarié peuvent formaliser la mise en place du télétravail par tout moyen. En outre, en cas de circonstances exceptionnelles, le recours au télétravail peut être considéré comme un aménagement du poste de travail nécessaire à la continuité de la structure et à la protection des salariés (C. trav., art. L. 1222-11). Relèvent ainsi de les circonstances exceptionnelles, la force majeure ou encore la menace épidémique. Le recours au télétravail dans des circonstances exceptionnelles constitue un dispositif particulier qui se distingue du télétravail régulier dans la mesure où il n’est pas nécessaire de mettre en place un formalisme particulier. Ainsi, il n’est pas nécessaire de conclure un accord collectif, une charte ou encore un avenant au contrat de travail.

Lorsqu’un employeur et un salarié s’accordent pour mettre en place du télétravail, l’employeur doit être extrêmement vigilant sur les conditions de travail du télétravailleur. A cet effet, l’employeur est tenu d’organiser avec le salarié télétravailleur un entretien spécifique à cette modalité d’organisation du travail (C. trav., art. L. 1222-10). Cet entretien porte sur les conditions d’activité du télétravailleur mais également sur sa charge de travail (C. trav., art. L. 1222-10). L’employeur et le salarié peuvent ainsi échanger sur la gestion du temps de travail ou encore l’articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

A noter : Si le code du travail oblige l’employeur à mener au moins un entretien spécifique au télétravail, l’employeur est en droit de mettre en place des entretiens plus fréquents.

Le législateur n’impose pas la tenue d’un compte rendu contrairement à l’entretien professionnel. Toutefois, en pratique, il est vivement conseillé de conserver un écrit attestant de l’organisation de cet entretien obligatoire.

Conformément aux dispositions légales, la mise en place du forfait en jours repose sur deux conditions cumulatives :

• l’existence d’un accord collectif d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, l’existence de dispositions spécifiques au sein de l’accord de branche (C. trav., art. L. 3121-63) ;

• la conclusion d’une convention individuelle de forfait par écrit (C. trav., art. L. 3121-55).

Le code du travail revient de façon très précise sur le contenu de l’accord collectif. Il doit ainsi prévoir (C. trav., art. L. 3121-64) :

• les catégories de salariés susceptibles de conclure une convention individuelle de forfait ;

• la période de référence du forfait, qui peut être l’année civile ou toute autre période de 12 mois consécutifs ;

• le nombre d’heures ou de jours compris dans le forfait, dans la limite de 218 jours s’agissant du forfait en jours ;

• les conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période ;

• les caractéristiques principales des conventions individuelles, qui doivent notamment fixer le nombre d’heures ou de jours compris dans le forfait ;

• les modalités selon lesquelles l’employeur assure l’évaluation et le suivi régulier de la charge de travail du salarié ;

• les modalités selon lesquelles l’employeur et le salarié communiquent périodiquement sur la charge de travail du salarié, sur l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, sur sa rémunération ainsi que sur l’organisation du travail dans l’entreprise ;

• les modalités selon lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion.

Les trois dernières dispositions ont été incluses par la loi « travail » du 8 août 2016. Les accords conclus avant l’entrée en vigueur de la loi qui ne reprennent pas ces mentions sont toujours applicables dès lors que l’employeur :

• établit un document de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ;

• s’assure que la charge de travail du salarié est compatible avec le respect des temps de repos quotidiens et hebdomadaires ;

• organise une fois par an un entretien avec le salarié pour évoquer sa charge de travail, qui doit être raisonnable, l’organisation de son travail, l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ainsi que sa rémunération ;

• définit et communique les modalités d’exercice par le salarié de son droit à la déconnexion.

En d’autres termes, avant le 10 août 2016, le législateur précisait que l’employeur était tenu d’organiser un entretien annuel individuel avec chaque salarié bénéficiant d’une convention de forfait en jours sur l’année, peu important la présence ou non de dispositions conventionnelles spécifiques (C. trav., art. L. 3121-46 anc.). En revanche, depuis le 10 août 2016, la mise en place d’un entretien annuel individuel n’est obligatoire qu’en l’absence de dispositions conventionnelles sur le suivi de la charge de travail. L’entretien annuel doit alors porter sur l’organisation du travail, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle, ainsi que sur la rémunération. Précisons qu’un entretien annuel est obligatoire lorsqu’il est prévu par les dispositions conventionnelles. Tel est le cas par exemple dans le secteur de l’aide, de l’accompagnement, des soins et des services à domicile. En effet, cette convention collective prévoit des dispositions particulières pour les forfaits jours (articles 65 et suivants). Elle fixe notamment un entretien annuel obligatoire avec le supérieur hiérarchique.