La généralisation du programme « ESMS numérique »

Les domaines de la santé, du social et du médico-social n’échappent pas à la dématérialisation des données. En 2021, au-delà des seules questions liées aux salaires ou aux inégalités en matière de santé, un volet spécifique du Ségur de la santé consacré au développement du numérique en santé a émergé. Olivier Véran, ministre des Solidarités et de la Santé, s’est voulu clair : « Mettre le numérique au service de la santé de tous et tout cela dans l’intérêt supérieur des patients et de leur santé », avec à la clé 2 milliards d’euros d’investissements déployés et dédiés à la question. Parmi les innovations concrètes, le programme « ESMS numérique », portant ambition d’accompagner la transformation des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESMS) via l’incitation à l’équipement et à l’utilisation effective d’un dossier usager informatisé (DUI), pour le compte de chaque personne accompagnée.

Une première phase a permis à environ 6 000 ESMS, à travers 230 projets, de bénéficier d’un financement pour s’équiper et/ou utiliser le DUI. Une seconde phase s’est ouverte avec la publication d’une instruction du 8 février 2022 venant parachever le mouvement en généralisant le programme au profit des structures du secteur social – ses professionnels la réclamant avec impatience. Ainsi le social et le médico-social, public et privé confondus, sont-ils dorénavant sur un pied d’égalité dans l’éligibilité au financement d’un logiciel de DUI en vue d’accélérer le recours au numérique par les professionnels et les usagers.

Le présent dossier revient sur ce programme et met l’accent sur trois points : les structures éligibles, le déploiement du DUI et les financements attribuables.

Depuis l’instruction du 8 février 2002(1), tous les établissements et services du secteur social et médico-social placés sous l’empire de l’article L. 312-1 du code de l’action sociale et des familles sont éligibles au programme « ESMS numérique », en ce compris les structures financées exclusivement par les conseils départementaux, et bénéficient ainsi d’une aide à l’acquisition ou à la mise à jour d’une solution DUI.

Tous les domaines d’activité du secteur social et médico-social sont ainsi visés :

• les personnes handicapées, via les établissements d’hébergement (foyers d’hébergement, foyers de vie, foyers d’accueil médicalisés [FAM], maisons d’accueil spécialisées [MAS]…) et les services d’accompagnement (services d’accompagnement à la vie sociale [SAVS], centres d’action médico-sociale précoce [CAMSP], services d’accompagnement médico-social pour adultes handicapés [Samsah], établissements et services d’aide par le travail [Esat], accueils de jour…) ;

• les personnes âgées, via les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad), les résidences autonomie, les résidences services, les services polyvalents d’aide et de soins à domicile… ;

• les personnes en situation de précarité, via les foyers de jeunes travailleurs, les centres d’hébergement et de réinsertion sociale (CHRS), les équipes mobiles médico-sociales, les lits halte soins santé, les centres d’accueil et d’accompagnement à la réduction des risques pour usagers de drogues (Caarud), les centres d’accueil pour demandeurs d’asile (Cada)… ;

• la protection de l’enfance, via les maisons d’enfants à caractère social (Mecs), les foyers de l’enfance, les centres de placement familial socio-éducatif, les foyers d’action éducative…

Attention : Les ESMS proposant à la fois un accompagnement aux activités essentielles à la vie et des services d’aide à la personne dits de « confort », soit des services à la famille et de la vie quotidienne à domicile, sont éligibles, les financements étant cependant alloués pour la première catégorie des deux activités citées.

Deux catégories d’ESMS sont identifiables dans la quête d’une solution DUI et d’un financement au titre du programme : les structures déjà équipées et souhaitant sa mise en conformité – sa « montée en version » – et les structures non encore dotées d’une telle solution ou qui souhaitent en changer.

Un ESMS ne saurait se lancer seul dans un projet d’équipement ou de mise à jour d’une solution DUI. Des conditions de taille minimale sont posées, afin de sécuriser le déploiement du logiciel.

Selon l’instruction du 8 février 2002, les projets doivent concerner « idéalement 15 structures pour la mise en place de leur DUI dans les territoires métropolitains et idéalement 8 dans les territoires ultramarins et la Corse ».

Cependant, les agences régionales de santé (ARS) apprécieront les minima visés « en fonction du contexte des porteurs de projets, notamment au regard de leur capacité à mener à bien un projet d’informatisation et de leur maturité en management du système d’information ».

Si ces minima ne sont pas atteints, l’instruction invite les structures concernées par un projet à constituer des regroupements, dits « grappes », afin de porter le projet, à condition de s’inscrire a minima sur la durée du projet – pour une pérennité effective – et de mettre en commun des moyens permettant d’allouer des ressources dédiées au projet. Ces regroupements peuvent revêtir diverses formes juridiques : convention, groupement de coopération sociale et médico-sociale (GCSMS) ou équivalent.

A noter : Les petites structures – moins de 15 ESMS – peuvent bénéficier de financements spécifiques. Ceux-ci sont étudiés au cas par cas par l’autorité compétente en charge de l’instruction du projet (voir encadré page ??).

Chaque organisme gestionnaire participant à un projet, porteur de projet ou participant à un regroupement, doit s’astreindre à un autodiagnostic de maturité de son système d’information. L’outil d’autodiagnostic est disponible auprès de l’Agence nationale d’appui à la performance (Anap – www.anap.fr).

Le déploiement du numérique dans le secteur social et médico-social est aujourd’hui très inégal (hétérogénéité des structures, sous-investissement…). Le dossier usager informatisé a pour ambition de remédier aux divers retards et autres carences et de répondre à l’impératif de mieux accompagner les personnes et d’améliorer les pratiques des professionnels grâce à des systèmes d’information éthiques, interopérables et sécurisés.

D’un point de vue de l’intérêt des personnes appelées à être prises en charge par des ESMS, le numérique, globalement, entend faciliter et améliorer l’accès aux soins et à l’accompagnement, impliquer davantage les usagers dans leur parcours…

Plus précisément le DUI entend :

• centraliser l’ensemble des informations concernant les publics concernés par l’action des établissements et services : personnes âgées, personnes handicapées et les personnes rencontrant des difficultés particulières (petite enfance, mineurs, précarité…) et leur parcours de santé et de vie. Les volets administratif, médical et accompagnement y coexistent ;

• permettre de mieux construire et de suivre le projet personnalisé de la personne, d’éviter les ruptures de soins en cas d’évolution des besoins, de changement d’établissement médico-social, de retour à domicile ou d’hospitalisation ;

• permettre à l’usager d’évaluer les services rendus et d’être un acteur de son propre parcours ;

• inscrire le dossier usager dans une logique d’amélioration de la qualité des services et des soins délivrés aux personnes accompagnées, permise par la traçabilité et la transmission des informations, dans le respect des normes de sécurité ;

• être un outil de suivi, d’échange et de partage d’informations entre tous les professionnels intervenant auprès de la personne (médicaux, paramédicaux, médico-sociaux et sociaux) et avec ses accompagnants (famille, aidants). Le DUI permet enfin une interopérabilité dans l’échange et la communication avec d’autres outils : dossier médical partagé, messagerie sécurisée de santé (MSSanté), programme e-prescription (dématérialisation de la transmission des ordonnances entre les professionnels), programme e-parcours (centralisant les données collectées par les acteurs de coordination dans les territoires)…

Aux fins d’un équipement sécurisé, pérenne et objet d’un financement, les projets de solution DUI doivent être conformes à certaines exigences : soit les exigences formalisées dans le référentiel « Ségur » ; soit celles hors référentiel « Ségur », fixées dans le cahier des charges pris dans le cadre du système d’acquisition dynamique (SAD).

Le référencement « Ségur » vise un référentiel national formalisant des exigences de conformité des solutions logicielles DUI avec un certain nombre de besoins et priorités identifiés dans le secteur social et médico-social (pour ce référencement et sa disponibilité, voir le site de l’Agence du numérique en santé, www.esanté.gouv.fr).

La solution logicielle DUI référencée « Ségur » est obligatoire dans deux situations :

• pour les gestionnaires de projets déjà équipés d’une solution DUI – donc existante – et souhaitant la mettre en conformité, dans le cadre d’une « montée de version » ;

• pour les gestionnaires de projets du champ social qui acquièrent ou renouvellent une solution existante.

En termes de conséquences, le financement des solutions DUI référencées « Ségur » s’opère dans le cadre d’un nouveau dispositif issu d’un arrêté du 2 février 2022, relatif à un programme de financement destiné à encourager l’équipement numérique des établissements et services sociaux ou médico-sociaux, appelé « système ouvert non sélectif » (Sons). Ce dispositif de financement est complémentaire au financement par le programme « ESMS numérique », en vertu duquel l’Etat prend en charge le coût de l’installation des versions de DUI référencées « Ségur ». Le financement est directement versé aux éditeurs réalisant l’installation ou la mise à jour des dossiers usagers informatisés, sans reste à charge pour l’ESMS (pour les questions de financement, voir ci-contre).

Les gestionnaires de projets d’acquisition d’une solution de DUI ou de renouvellement et regroupant des ESMS intervenant auprès des personnes âgées, handicapées ou acteurs de l’autonomie à domicile peuvent, pour l’année 2022, choisir une solution non référencée « Ségur ».

Ce choix a pour conséquence que les gestionnaires de projets doivent observer les exigences formalisées dans le cahier des charges national pris dans le cadre du système d’acquisition dynamique (SAD), mis en place par le réseau des acheteurs hospitaliers (Resah). Ledit SAD est une véritable procédure de marché, placée sous l’égide du code de la commande publique, permettant un référencement des solutions éditeurs qui s’engagent à respecter ces exigences – trois solutions existent : personnes âgées, personnes handicapées, aide et soin à domicile.

Les financements envisageables interviennent en fonction de plusieurs facteurs : types de projets, nombre de structures… Ces mécanismes de financement sont précisés dans l’instruction du 8 février 2022 et l’arrêté du 2 février 2022.

Précisons d’emblée que dans ce cadre d’acquisition ou de renouvellement d’une solution DUI, le choix du logiciel s’effectue comme suit :

• structures du secteur médico-social des champs « personnes âgées », « personnes handicapées », « aide et soins à domicile » : choix entre une solution référencée « Ségur » ou une solution référencée dans le cadre du SAD (voir ci-contre) ;

• structures du social : obligation de recourir à une solution référencée « Ségur ».

Le programme prévoit une aide à l’investissement aux fins d’équipement d’un DUI et de développement d’une utilisation sécurisée et quotidienne par les professionnels. Il est fait une distinction selon l’ampleur des projets, sachant que les financements du programme « ESMS numérique » sont alloués dans le cadre d’un groupement a minima de 15 ESMS en métropole ou de 8 ESMS en Corse et dans les départements ultramarins.

Les montants des aides, intégralement versées via le financement du programme « ESMS numérique » sont les suivants :

• pour les projets regroupant moins de 50 ESMS :

– 7 000 € par ESMS pour la maîtrise d’ouvrage versés à 50 % au début du projet et à 50 % sur « preuve d’atteinte des objectifs du programme » ;

– jusqu’à 12 000 € par ESMS pour l’éditeur ; si cet éditeur est référencé « Ségur », il bénéficie d’un financement complémentaire de 2 500 € par ESMS.

• pour les projets regroupant 50 ESMS ou plus :

– 2 000 € par ESMS pour la maîtrise d’ouvrage versés à 50 % au début du projet et à 50 % sur « preuve d’atteinte des objectifs du programme » ;

– jusqu’à 1 000 € par ESMS pour l’éditeur ; si cet éditeur est référencé « Ségur », il bénéficie d’un financement complémentaire de 3 000 € par ESMS.

A noter : Pour des informations exhaustives liées aux projets de DUI et à leur financement dans le cadre du programme « ESMS numérique », voir esms.numerique@cnsa.fr.

Dans cette hypothèse d’une montée de version d’une solution DUI, coexistent un financement de l’Etat pour mettre à niveau la solution DUI existante et une aide à l’investissement pour le développement d’une utilisation réelle et quotidienne par les professionnels du social et médico-social. Les factures de l’éditeur pour la montée de version sont réglées directement par l’Etat. Les coûts liés à l’effort du porteur de projet sont assumés par le financement du programme « ESMS numérique ».

Par ailleurs, dans le cas présent, pour bénéficier d’un financement, le logiciel doit obligatoirement être référencé « Ségur ».

Là encore, les financements sont alloués dans le cadre d’un groupement a minima de 15 structures en métropole ou 8 en Corse et dans les départements ultramarins, comme suit :

• pour les projets regroupant moins de 50 ESSMS :

5 000 € par ESMS pour la maîtrise d’ouvrage versés à 50 % au début du projet et à 50 % sur « preuve d’atteinte des cibles d’usage du programme » ;

• pour les projets regroupant 50 ESSMS ou plus :

2 000 5 € par ESMS pour la maîtrise d’ouvrage versés à 50 % au début du projet et à 50 % sur « preuve d’atteinte des cibles d’usage du programme ».

A noter : Pour bénéficier des financements, les organismes gestionnaires intéressés doivent répondre, selon les cas, aux appels à projets régionaux lancés par les ARS, pour les projets concernant moins de 50 ESMS, ou à l’appel à projets national lancé par la CNSA et la DNS, en particulier lorsque le projet concerne plus de 50 structures. Pour 2022, les appels à projets régionaux (15 à 50 ESMS) lancés par les ARS sont ouverts entre la semaine du 14 mars et jusqu’au 30 septembre 2002, alors que l’appel à projets national (50 ESMS et plus) sera ouvert au second trimestre de l’année.

Le programme s’inscrit, d’une part, dans la stratégie nationale du numérique pour les secteurs du social et du médico-social portée et pilotée par la délégation ministérielle au numérique en santé (DNS) et la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (CNSA), appuyées par l’Agence du numérique en santé (ANS) et l’Agence d’appui à la performance des établissements sanitaires et médico-sociaux (Anap), et, d’autre part, dans la feuille de route « Accélérer le virage du numérique en santé ». Cette dernière fixe l’ambition des pouvoirs publics en matière de numérique dans ces secteurs – moderniser la gestion du parcours de santé et l’accompagnement des personnes vulnérables (personnes âgées, personnes en situation de handicap, protection de l’enfance, majeurs accompagnés…).

Les partenaires nationaux œuvrent en collaboration avec leurs partenaires régionaux : agences régionales de santé (ARS), groupements régionaux d’appui au développement de la e-santé (GradEs) et collectifs SI (systèmes d’information) médico-social.

Ces institutions et divers échelons actionnent au moins trois leviers majeurs en direction des ESMS :

• soutien méthodologique et financier des ESMS impliqués dans un programme d’informatisation de leur DUI ;

• pilotage et accompagnement dans les territoires : mise en place d’une gouvernance en région en promouvant les capacités de pilotage et d’animation des ARS et des GradEs ;

• accélération et maîtrise de l’évolution de l’offre logicielle.

Si l’organisme gestionnaire regroupe moins de 15 ESSMS (8 pour la Corse et les territoires ultramarins), il existe certains financements spécifiques, qui sont étudiés au cas par cas par l’entité compétente en charge de l’instruction du projet.

Schématiquement :

• équipement en matériel et en infrastructures : 20 000 € par ESSMS pour la maîtrise d’ouvrage versés à 50 % au début du projet et à 50 % sur « preuve d’atteinte des cibles d’usage du programme » ;

• prestations d’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) : 15 000 € par projet pour un accompagnement dans la conduite de la procédure de marché portée par la centrale d’achat mandatée par la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie ; 100 000 € par projet pour un accompagnement au pilotage du projet de dossier usager informatisé.