Le dossier dressera un panorama des différents registres que l’employeur doit mettre en place dans les structures sanitaires et sociales. Nous reviendrons ainsi sur le registre unique du personnel, le registre spécifique du comité social et économique ou encore sur le registre des accidents bénins. L’objectif est d’identifier le contenu et les obligations incombant aux entreprises et aux associations du secteur.
Les établissements, les services et les lieux de vie et d’accueil soumis à autorisation, habilitation, agrément et déclaration comme les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad), les établissements ou services d’aide par le travail (Esat) ou encore les instituts médico-éducatifs (IME) ont l’obligation de tenir un registre au sein duquel ils doivent indiquer l’identité des personnes qui séjournent dans l’établissement, leur date d’entrée et leur date de sortie (code de l’action sociale et des familles [CASF], art. L. 331-2).
Ce registre doit être tenu à la disposition permanente des autorités administratives et judiciaires compétentes.
Toutes les structures, entreprises comme associations, qui emploient du personnel doivent disposer d’un registre unique du personnel (code du travail [C. trav.], art. L. 1221-13). Ce registre recense obligatoirement (C. trav., art. D. 1221-23) :
• la nationalité ;
• la date de naissance ;
• le sexe ;
• l’emploi ;
• la qualification ;
• les dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
• lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation ;
• pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;
• pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, la mention « contrat à durée déterminée » ;
• pour les salariés temporaires, la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ;
• pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse de ce dernier ;
• pour les salariés à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel » ;
• pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
Ces éléments sont inscrits dans l’ordre des embauches et de façon « indélébile ».
A noter : S’agissant des stagiaires et des personnes volontaires en service civique, il convient de faire figurer les noms et prénoms, les dates de début et de fin de présence ainsi que les noms et prénoms du tuteur et le lieu de présence du stagiaire (C. trav., art. D. 1221-23-1).
En principe, le registre est tenu sous format papier. Il peut toutefois être conservé sous format informatique (voir encadré page 18).
Ce registre doit être tenu à la disposition du comité social et économique (CSE), de l’inspection du travail et des agents de contrôle des organismes de sécurité sociale.
L’absence de registre, le défaut de mise à jour ou encore l’omission de mentions obligatoires sont sanctionnés d’une amende pouvant aller jusqu’à 3 750 € par salarié concerné (C. trav., art. R. 1227-7).
De nombreux établissements et services relevant du secteur social et médico-social accueillent du public et font partie à ce titre des établissements recevant du public (ERP).
Le registre est obligatoire depuis le 22 octobre 2017 et a vocation à permettre à toute personne de connaître le degré d’accessibilité d’un établissement et ses prestations(1).
Ce registre trouve nécessairement sa place dans les établissements tels que les Ehpad ou les Esat qui accueillent dans les deux cas des personnes dont l’accessibilité est limitée.
A noter : Il ne s’agit pas ici de nouvelles obligations mais uniquement de rendre accessibles les informations relatives à l’accessibilité des différents ERP.
Le document unique d’évaluation des risques (DUER) est obligatoire dans toutes les structures qui emploient au moins un salarié. Il a pour objectif de lister les risques professionnels encourus par les salariés et les actions de prévention et de protection mises en œuvre.
Ce document est notamment tenu à la disposition des salariés, des membres du CSE, du médecin du travail, de l’inspection du travail ou encore des agents de prévention de la Carsat (caisse d’assurance retraite et de la santé au travail) (C. trav., art. R. 4121-4).
Le document unique doit être affiché dans les locaux de l’entreprise ou de l’association, en un lieu accessible et visible. Dans les structures où l’employeur bénéficie d’un règlement intérieur, l’avis devra être affiché au même endroit (C. trav., art. R. 4121-4).
Le DUER doit être mis à jour au moins une fois par an mais également lors de toute décision d’aménagement modifiant les conditions de travail ou impactant la santé ou la sécurité des salariés ou lorsqu’une information supplémentaire intéressant l’évaluation d’un risque dans une unité de travail est recueillie, comme lors de l’épidémie de la Covid-19 (C. trav., art. R. 4121-2).
L’employeur qui n’établit pas de document unique ou ne respecte pas son obligation de mise à jour peut être puni d’une amende d’un montant de 1 500 € doublée en cas de récidive (C. trav., art. R. 4741-1). L’amende peut valablement être prononcée à l’occasion d’un contrôle par l’inspection du travail dans les locaux de l’entreprise ou de l’association.
Dans les structures qui disposent d’un CSE, les représentants du personnel disposent d’un droit d’alerte lorsqu’ils constatent l’existence d’une cause de danger grave et imminent (C. trav. art. L. 4131-2). Un équipement de travail défectueux et non conforme aux normes de sécurité ou un risque d’agression peuvent constituer une cause de danger grave et imminent.
Face à ces situations, les membres du CSE sont tenus de formuler un avis daté et signé qui précise (C. trav., art. D. 4132-1) :
• les postes de travail concernés par la cause du danger constaté ;
• la nature et la cause du danger ;
• le nom des salariés exposés.
En réponse, l’employeur doit immédiatement procéder à une enquête avec le représentant du CSE qui a signalé le danger et prendre les dispositions nécessaires pour y remédier (C. trav., art. L. 4132-2).
Le registre spécial du CSE regroupe les différents avis émis par les élus du CSE. Il est tenu par l’employeur et doit être mis à la disposition des représentants du personnel (C. trav., art. D. 4132-2).
Le registre des accidents bénins est utilisé en remplacement de la déclaration d’accident du travail pour tous les accidents du travail qui n’ont entraîné ni arrêt de travail, ni soins médicaux donnant lieu à une prise en charge par les organismes de sécurité sociale (code de la sécurité sociale [CSS], art. L. 441-4). Il incombe à l’employeur d’inscrire l’accident dit « bénin » dans le registre et de ne pas le déclarer à la caisse primaire d’assurance maladie.
Le code de la sécurité sociale subordonne la mise en place de ce type de registre au respect de certaines conditions (CSS, art. D. 441-1) :
• la présence permanente d’un médecin, d’un pharmacien, d’un infirmier diplômé d’Etat ou d’une personne chargée d’une mission d’hygiène et de sécurité détentrice d’un diplôme national de secouriste complété par le diplôme de sauveteur secouriste du travail délivré par l’Institut national de recherche et de sécurité ou les caisses d’assurance retraite et de la santé au travail ;
• l’existence d’un poste de secours d’urgence ;
• le respect des obligations relatives au CSE lorsqu’il existe.
L’employeur est tenu d’inscrire les accidents bénins dans le registre dans un délai de 48 heures. Ce délai ne tient pas compte des dimanches et des jours fériés.
L’inscription au registre doit contenir des mentions obligatoires pour être valable (CSS, art. D. 441-3) :
• le nom de la victime ;
• la date de l’accident ;
• le lieu de l’accident ;
• les circonstances de l’accident ;
• la nature et le siège des lésions assortis du visa du donneur de soins ;
• les autres éléments devant figurer sur la déclaration d’accident du travail.
Après inscription au registre, il convient de recueillir la signature de la victime (CSS, art. D. 441-3).
L’employeur, en charge de ce registre, doit le conserver pendant une durée de 5 ans à compter de la fin de l’exercice considéré. La tenue de ce registre doit faire l’objet d’une information de la Carsat « sans délai et par tout moyen conférant date certaine ».
Ce registre doit être mis à la disposition du CSE, du médecin du travail, de l’inspecteur du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale ou encore des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail.
A noter : Depuis le 1er janvier 2021, il n’est plus nécessaire de formuler une demande aux organismes de sécurité sociale préalablement à la mise en place d’un registre.
Le registre de sécurité recense les attestations, les consignes, les résultats et les rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge de l’employeur au titre de la santé et de la sécurité au travail (C. trav., art. L. 4711-1).
L’ensemble des documents doit être daté et comporter l’identité de la personne ou de l’organisme chargé du contrôle ou de la vérification mais également celle de la personne qui a effectué le contrôle ou la vérification (C. trav., art. D. 4711-2).
L’employeur peut ajouter dans le registre les observations et les mises en demeure notifiées par l’inspection du travail en matière de santé et de sécurité au travail, de médecine du travail et de prévention des risques (C. trav., art. L. 4711-5).
Ce registre peut être consulté par les membres du CSE (C. trav., art. R. 2312-3) et par le médecin du travail (C. trav., art. R. 4624-5).
A noter : L’employeur est tenu d’afficher dans les locaux l’adresse et le numéro d’appel du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent, des services de secours d’urgence et de l’inspection du travail compétente (C. trav., art. D. 4711-1).
En matière de sécurité incendie, les employeurs sont tenus de faire des exercices et des essais périodiques du matériel. Ce qui permet notamment d’apprendre aux salariés à reconnaître les caractéristiques du signal sonore d’alarme général, à localiser et à utiliser les espaces d’attente sécurisés ou les espaces équivalents, à se servir des moyens de premier secours ou encore à exécuter les diverses manœuvres nécessaires (C. trav., art. R. 4227-39).
Le registre incendie retrace les dates et les observations éventuelles des exercices et des essais. Il doit être tenu à la disposition de l’inspection du travail (C. trav., art. R. 4227-39).
Dans les entreprises et les associations de moins de 50 salariés disposant d’un comité social et économique, il incombe à l’employeur de tenir un registre spécifique retraçant l’activité de cette instance représentative du personnel.
Le registre regroupe l’ensemble des questions posées par les membres du CSE ainsi que les réponses apportées par l’employeur.
Il se compose également des procès-verbaux de consultation du comité (il convient d’annexer à ce registre les procès-verbaux de consultation intervenus en cas d’inaptitude d’un salarié).
Le registre doit être mis à jour régulièrement dans la mesure où les salariés peuvent le consulter en dehors des heures de travail au moins un jour ouvrable par quinzaine. De surcroît, ce registre est également tenu à la disposition de l’inspection du travail et du comité social et économique (C. trav., art. L. 2315-22).
Dans les structures de moins 50 salariés, les délibérations du CSE donnent lieu à des procès-verbaux établis par le secrétaire du comité (C. trav., art. L. 2315-34) qui les affiche ou les diffuse.
Le respect du règlement général sur la protection des données (dit « RGPD ») doit conduire toutes les structures à mettre en place et à tenir à jour un registre des activités de traitement des données : cette formalité est obligatoire pour toutes entreprises ou associations qui traitent de données à caractère personnel.
Ce registre revêt une importance particulière dans le secteur sanitaire et social compte tenu des informations auxquelles accèdent les structures, de nature médicale et personnelle pour les résidents des Ehpad ou encore les personnes en situation de handicap au sein des foyers ou des Esat.
La notion de traitement de données personnelles a posé question quant à son étendue. La Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) donne une définition très large et précise qu’il s’agit de toutes « opération ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, verrouillage, effacement ou destruction…). »
L’obligation de tenue du registre des activités de traitement est cependant différente en fonction de la taille de la structure :
• dans les entreprises ou associations d’au moins 250 salariés, l’employeur a l’obligation de tenir un registre complet listant l’intégralité des activités de traitement automatisé des données personnelles ;
• dans les structures de moins de 250 salariés, l’employeur conserve l’obligation de tenir ce registre, mais son contenu est limité à certains types de traitement de données :
– les traitements non occasionnels (ex. : la gestion de la paie),
– les traitements qui comportent un risque pour les droits et libertés des personnes (ex. : les systèmes de vidéosurveillance),
– les traitements relatifs à des données sensibles (ex. : les données de santé).
Le registre doit être mis à la disposition de la Cnil à sa demande, les employeurs n’ayant donc pas à le transmettre de manière préalable et automatique.
Le document peut se présenter sous la forme d’un écrit ou sous une forme électronique.
Il doit, en toute hypothèse, comporter un nombre minimal d’informations et a pour objectif de recenser et d’analyser les modalités de traitement des données personnelles de la structure. A cet effet, il convient de faire figurer :
• les noms et les coordonnées du responsable de traitement et, le cas échéant, ceux du délégué à la protection des données ;
• les finalités du traitement ;
• les catégories de personnes concernées (ex. : les salariés ou les clients de la structure) ;
• les catégories de données personnelles (ex. : des données relatives à l’identité, à l’état de santé ou encore des données bancaires) ;
• les catégories de destinataires des données personnelles ;
• les transferts de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale ;
• la durée de conservation de données ;
• les moyens dont la structure dispose afin de les sécuriser.
A noter : Le site Internet de la Cnil met à disposition des modèles de registre pour faciliter la mise en place et la tenue de ce registre par les structures.
En pratique, en matière sociale et plus précisément de ressources humaines, le registre doit intégrer nécessairement l’intégralité des systèmes de gestion de la paie, les fichiers relatifs au recrutement ou à la gestion du personnel, les dispositifs d’évaluation et de contrôle de l’activité des salariés mais également les messageries électroniques professionnelles pouvant être mises en place dans la structure.
Le document unique d’évaluation des risques (DUER) devra répertorier l’ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les salariés et assurer la traçabilité collective de ces expositions. En ce sens, l’employeur sera tenu d’évaluer les risques pour la santé et la sécurité des salariés et de transcrire ces éléments dans le document.
Dans les structures qui emploient au moins 50 salariés, il conviendra de mettre en place un programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail. Ce programme fixera les mesures devant être prises au cours de l’année de façon détaillée. De plus, il identifiera les ressources de la structure pouvant être mobilisées et prévoira un calendrier de mise en œuvre. Dans les structures de moins de 50 salariés, l’évaluation des risques donnera lieu à l’établissement d’une liste des actions de prévention des risques qui sera consignée dans le DUER.
Le DUER dans ses versions successives devra être conservé par l’employeur et tenu à la disposition des salariés et des anciens salariés mais également des personnes justifiant d’un intérêt pendant une durée minimale de 40 ans.
Lors de chaque mise à jour, l’employeur sera tenu de transmettre le DUER au service de prévention et de santé au travail auquel il adhère.
Au sein des Ehpad, les risques psychosociaux sont particulièrement présents. Selon une étude publiée par la Carsat Rhône-Alpes, entre 2013 et 2017, le nombre d’accidents du travail a augmenté de 21 %. Ainsi, en 2017, 1 salarié sur 8 a été victime d’un accident du travail. La très grande majorité des accidents est due à des activités de manutention (74 %). 17 % des accidents sont dû à des chutes de hauteur ou de plain-pied. De surcroît, les maladies professionnelles ont légèrement augmenté en raison des maladies liées à des agents infectieux ou parasitaires. En 2017, 1 salarié sur 280 était victime d’une maladie professionnelle dans ce secteur d’activité. Les maladies professionnelles les plus fréquentes sont les lombalgies et les autres troubles musculosquelettiques (TMS) comme les affections périarticulaires provoquées par certains gestes et postures de travail ou encore les affections chroniques du rachis lombaire occasionnées par la manutention de charges lourdes. En effet, les TMS représentent 86 % des maladies professionnelles dans ce secteur d’activité.
Prévention des troubles musculosquelettiques
Face au risque important de TMS, la Carsat recommande aux structures d’en identifier les multiples causes afin de pouvoir diminuer les situations à risques. En pratique, les facteurs de risque sont multiples :
• facteurs individuels : âge, sexe, santé ;
• facteurs biomécaniques : efforts, répétitivité, amplitude angulaire, positions statiques, appuis… ;
• composante psychosociale : stress… ;
• ambiances physiques : vibrations, froid…
En outre, ces facteurs sont mis en relation avec des « éléments de transformation » qu’on appelle également des « causes potentielles ». Au sein des Ehpad, ces éléments déterminants sont assez variés : organisation du travail, caractéristiques des résidents (autonomie, taille, poids…), gestion du personnel (évolution de carrière, absences, remplacement…), dépendance organisationnelle, collectifs de travail…
Afin de trouver des solutions et de réduire les risques professionnels, la Carsat propose d’agir selon une planification préétablie :
• mobiliser : faire intervenir l’ensemble des acteurs (les salariés, la direction, les institutions représentatives du personnel) ;
• préparer : connaître les risques et analyser les situations de travail en menant des entretiens ou en réalisant des enquêtes approfondies sur les situations à risque ;
• mettre en œuvre : identifier des pistes d’amélioration et transformer les situations de travail ;
• évaluer : assurer la veille en mettant en place des éléments de suivi.
Par principe, les registres obligatoires doivent être tenus en version papier. Toutefois, les employeurs peuvent décider de conserver certains registres en version numérique. Cette possibilité doit être prévue par le code du travail. Tel est le cas par exemple du registre unique du personnel (C. trav., art. L. 1221-14).
Dans cette hypothèse, le support doit être « conçu et tenu de façon à obtenir, sans difficulté d’utilisation et de compréhension et sans risque d’altération, toutes les mentions obligatoires » (C. trav., art. D. 8113-2). Il doit être conservé dans les mêmes délais que le registre auquel il est substitué. A titre d’illustration, un registre unique du personnel informatique doit également être conservé pendant une durée minimale de 5 ans.
Il existe une dispense de déclaration des traitements de gestion des rémunérations mis en œuvre par les personnes morales de droit privé autres que celles gérant un service public, selon les conditions fixées par la délibération Cnil n° 2004-097 du 9 décembre 2004.
A titre de précision, la délibération pose des conditions relativement à :
• la finalité du traitement : le traitement doit avoir pour seules fonctions le calcul et le paiement des rémunérations et accessoires ou encore la fourniture des informations et la réalisation des états relatifs à la situation du personnel ;
• les informations traitées : elles doivent se limiter à l’identité, à la situation familiale, à la vie professionnelle et aux éléments de rémunération ;
• la durée de conservation des données : elle ne doit pas excéder les délais légaux ;
• les destinataires des données : les destinataires concernés doivent être les services chargés de l’administration et de la paie, du contrôle financier, les organismes gérant les systèmes d’assurances sociales ou encore les organismes financiers intervenant dans la gestion des comptes de l’entreprise et du salarié ;
• l’information et le droit d’accès : les salariés doivent être informés de l’existence du traitement, de la finalité, des destinataires et des modalités d’exercice du droit d’accès.
(1) Décret n° 2017-431 du 28 mars 2017 relatif au registre public d’accessibilité et modifiant diverses dispositions relatives à l’accessibilité aux personnes handicapées des établissements recevant du public et des installations ouvertes au public.