La notion de « performance » doit s’entendre dans une logique globale en termes de fonctionnement des établissements et services médico-sociaux. Elle intègre, bien sûr, la gestion des ressources allouées pour leur fonctionnement, mais pas seulement. Pour le gestionnaire d’une structure médico-sociale, s’interroger sur la performance revient à s’interroger sur sa capacité à atteindre des objectifs fixés notamment dans le cadre de son projet d’établissement, de son projet associatif, sur la qualité de l’accompagnement, sur la qualité de vie au travail, sur l’évolution de son offre, sur son positionnement sur le territoire.
Les ESMS ont compris l’intérêt du tableau de bord de la performance (TDB). Lors de la campagne 2018, 83 % des structures ont saisi leurs données, ce qui représente un très bon taux de remplissage. Toutefois, l’ANAP a encore du travail pour sensibiliser et faire comprendre aux acteurs que le TDB est utile dans le cadre du pilotage interne de l’établissement ou du service. Il permet d’insuffler une dynamique pour piloter son établissement afin d’objectiver sa situation grâce à ses indicateurs. Le gestionnaire peut croiser les indicateurs entre eux pour identifier des pistes d’amélioration dans le fonctionnement de la structure. Le tableau de bord peut également être utilisé comme outil de management interne ou auprès de ses administrateurs grâce au « benchmark » qui permet à l’établissement de se positionner sur son territoire par rapport à des structures similaires et une amélioration de la connaissance de l’offre.
Aujourd’hui, le TDB est largement utilisé comme un outil d’aide à la démarche de contractualisation et au dialogue de gestion avec les ARS et les conseils départementaux. Il peut être utile à différentes étapes de la démarche de contractualisation. Il peut aider le gestionnaire à préparer la réunion de lancement avec les autorités de tarification et de contrôle, dans le cadre de la négociation et du diagnostic partagé. Il peut également être intéressant pour un gestionnaire de suivre l’atteinte des objectifs fixés dans le cadre du CPOM à la lumière d’indicateurs objectifs, et éventuellement de réajuster son plan d’action.
Il n’y a pas 162 mais une quarantaine d’indicateurs calculés à partir des données saisies par les ESMS. L’ANAP est vigilante sur le fait de ne pas augmenter de façon exponentielle le nombre d’indicateurs. Mais il faut que le TDB reste un outil utile pour les acteurs et il doit donc être à jour par rapport aux évolutions du secteur et donc ne pas se priver d’intégrer quelques indicateurs supplémentaires intéressants les ESMS. Nous menons actuellement une réflexion sur la mise à jour des indicateurs « systèmes d’information » (SI) afin qu’ils soient en adéquation avec l’évolution du secteur.
L’ANAP propose une offre e-learning destinée à aider les utilisateurs à renseigner et exploiter le tableau de bord de la performance. Elle est composée de quatre modules portant sur le lancement de la campagne annuelle, la collecte et la saisie des données, leur fiabilisation, et la restitution des résultats (campus.anap.fr/).