Deux mois environ avant le contrôle de l’Urssaf, la structure concernée reçoit un courrier qui en précise la date, ainsi que la liste des documents que le contrôleur souhaite consulter. « C’est un courrier un peu angoissant, sourit Daniel Carasco, directeur de la MECS La Providence, à Nîmes. Mais le temps est suffisant pour tout préparer. » Il n’en a pas gardé un mauvais souvenir : « A notre dernier contrôle, en 2013, nous avions réuni tous les documents dans une seule pièce et le contrôleur est resté pendant deux jours. Nous étions au garde-à-vous pour lui donner tous les papiers qu’il demandait. » Directrice de l’EHPAD Les Acacias, à Champigné (Maine-et-Loire), Catherine Le Meunier rappelle qu’un contrôle de l’Urssaf ne peut remonter que trois ans en arrière et ne prend pas en compte l’année en cours. Son établissement vient d’être contrôlé pour les années 2014, 2015 et 2016. Les pièces demandées ont été classiques : grand livre comptable, registre du personnel, fiches de paie, statuts, comptes rendus des conseils d’administration, etc. La directrice conseille de numériser les pièces les plus nombreuses : « 112 feuilles de salaire tous les mois sur trois ans, cela fait beaucoup de papier. Nous les avions mises sur une clé USB que la contrôleuse a emporté avec elle », précise-t-elle.
Catherine Le Meunier sait d’avance la règle sur laquelle elle risque d’être redressée : l’allégement des charges sociales sur les emplois à domicile, qui ne lui serait plus autorisé. Ce qu’elle trouve illogique, car les résidents domiciliés à l’EHPAD ont droit aux aides sur le logement…
« Pour les établissements de plus de 50 personnes, alerte François Carrié, directeur de l’EHPAD Saint-Dominique, à Gramond (Aveyron), il faut être carré sur les négociations obligatoires, qui sont l’un des points de vigilance du contrôle. » Par exemple, sur la promotion de l’égalité professionnelle ou la pénibilité au travail. De même pour tout ce qui concerne la prévoyance santé. « Il faut l’acte juridique qui met en place la prévoyance, et que celui-ci soit parfait », signale-t-il encore. Le contrôle des organismes d’intérêt général (EHPAD et services d’aide aux personnes âgées, par exemple) bénéficiant des exonérations réservées aux zones de revitalisation rurale figure aussi parmi les priorités de l’Urssaf. François Carrié conseille de se rapprocher de son expert-comptable ou de son commissaire aux comptes avant le contrôle, pour avoir son avis. « C’est l’occasion de se remettre à niveau », souligne-t-il.
« Surtout, il ne faut pas avoir peur, conseille Catherine Le Meunier. L’erreur est humaine. Chez nous, nous faisons nous-mêmes les fiches de paie. Il peut y avoir des choses qu’on ignore, ou une erreur de paramétrage du logiciel de paie. Surtout, le contrôleur doit être convaincu de notre bonne foi. » Mieux vaut donc éviter les postures agressives ou peu coopératives. Par exemple, la directrice ignorait que, sur la prime d’une rupture conventionnelle, 20 % devaient être versés à l’Urssaf. Le mieux, dans ce cas, est d’expliquer avec franchise la manière dont on a procédé. Daniel Carasco a ainsi découvert que le montant des bons d’achat du comité d’entreprise était trop élevé : il a dû le baisser de 150 à 138 €, sans quoi ils pouvaient être soumis à la TVA. François Carrié renchérit : « Il vaut mieux jouer franc jeu parce que, de toute façon, le professionnel de la branche “recouvrement” verra l’irrégularité. L’Urssaf a désormais des logiciels préréglés avec une check-list, qui permettent des contrôles assez poussés. » Enfin, il faut garder en tête que la structure peut être redressée, mais aussi découvrir qu’elle a trop versé à l’Urssaf. Un contrôle fiscal peut se finir en bonne nouvelle.
Enfin, il faut savoir qu’il est toujours possible de remettre en cause la notification de redressement, et d’avancer ses arguments. « On reçoit une lettre d’observations avant la décision administrative, et il faut toujours y répondre, sans hésiter devant la critique », conseille François Carrié. Pour sa part, il est allé jusqu’à la commission de recours amiable (CRA), que tout organisme peut saisir dans les deux mois pour contester un rappel de cotisations – et il a gagné.
L’Urssaf a publié une « charte du cotisant contrôlé »(1) – une lecture incontournable, selon François Carrié, directeur de l’EHPAD Saint-Dominique. « Elle pose le cadre d’un contrôle et explique les règles, ce que peut ou ne peut pas faire un contrôleur », explique-t-il. Didactique, le document est organisé en grands chapitres : le contrôle sur place, le contrôle sur pièces, les situations particulières… Il est revu chaque année et est à jour des changements législatifs et réglementaires.
(1) Disp. sur