La période estivale nécessite une organisation spécifique, avec les astreintes de remplacement d’un adjoint ou d’un chef de service en congé, la prise en charge du secrétariat ou encore la gestion des besoins en maintenance, travaux et entretien – plus délicate à gérer en raison… des congés des artisans. La rentrée, pour les directeurs, ce serait donc plutôt le retour à la normale…
Cette période est néanmoins marquée par deux missions à finaliser : l’élaboration du plan de formation et celle du budget prévisionnel. « Septembre-octobre, pour moi, c’est l’ouverture de la période budgétaire, estime Luc Mathis, directeur de l’association Marseillaise des missions de midi, qui gère notamment une maison d’enfants à caractère social et un foyer de jeunes travailleurs. Je suis extrêmement sollicité sur ce sujet, qui est discuté en conseil d’administration à l’automne. Donc il faut que j’aie finalisé assez tôt l’analyse des besoins et des évolutions. » Marie-Laure Manuel, directrice du foyer éducatif Le Vieux Logis, à Montgeron (Essonne), rappelle : « Fin octobre, le plan de formation doit avoir été visé par le comité d’entreprise, les instances représentatives du personnel. On programme donc avant la mi-juin les entretiens individuels de formation, les équipes prennent connaissance des brochures des organismes et, dans la foulée, je dessine le plan pour l’année suivante. Cela s’enchaîne assez naturellement. »
Pourtant, selon Benoît Perez, consultant en organisation du travail, de nombreux établissements ne géreraient pas suffisamment la répartition annuelle de leurs activités. « Au-delà de la planification des temps ou des événements, il faut aussi travailler le champ de la prévisibilité. Or la question de la rentrée n’est un problème que lorsque des imprévus surviennent : un membre de l’équipe qui s’est blessé pendant les vacances, le retrait brutal d’un partenaire financier, un salarié qui fait faux bond… Les ESSMS travaillent à flux tendu, et beaucoup sont dans l’impossibilité absolue de compenser une absence. » L’imprévu peut alors entraîner de sérieuses perturbations. « Il serait intéressant que la rentrée soit préparée en même temps que l’organisation estivale. »
Pour une planification plus efficace, le consultant et formateur suggère d’appliquer, toute l’année, une règle des 3P : prévoir (les événements récurrents ou très probables), planifier (construire un calendrier) et prioriser. « Il s’agit, pour ce dernier point, d’anticiper ce qui présente le plus de risques pour le public accompagné et de savoir faire la différence entre l’urgent et l’important. Devancer, par exemple, le risque qu’un salarié ne puisse reprendre son poste à son retour de congé en évitant de prévoir une réunion cruciale dès le lendemain, et renforcer éventuellement l’équipe sur ces périodes avec des services civiques ou des bénévoles dont le recrutement aura été organisé en amont. » Trop souvent, ces trois niveaux sont confondus.
Autre conseil : constituer un tableau avec les niveaux d’activité qui occupent les différentes équipes (direction, éducatif, financier, vie associative…). « On peut y faire figurer des périodes et des dates précises, utiliser des couleurs, et le rendre accessible à tous les professionnels, propose Benoît Perez. Quand on visualise les choses, on est plus efficace et on peut mieux anticiper les périodes tendues. » Ce type d’outil aurait même un impact psychologique. « Avec le contexte incertain dans lequel évoluent actuellement les ESSMS, cela donne quand même la sensation d’avoir une action sur les choses », observe le consultant.
Dans un établissement qui ne reçoit pas de public pendant l’été et dont l’activité est rythmée par les temps scolaires, la réunion de rentrée semble particulièrement indiquée avant le retour des enfants et adolescents. « Lorsque j’étais directeur adjoint d’un établissement accueillant de jeunes sourds, je l’organisais systématiquement avant le retour des jeunes, explique Luc Mathis. Cela me permettait d’accueillir le matin les enseignants, les psys ou certains intervenants, de présenter les changements survenus ou à annoncer. Et, l’après-midi, service par service, d’affiner les emplois du temps… » Dans les autres établissements, une réunion plus ou moins importante en fonction des enjeux de l’année sera organisée en présence d’un maximum de salariés. « Les congés s’échelonnent finalement de juin à septembre, observe Luc Mathis. Si j’ai besoin de réunir tout le monde pour une réunion générale, c’est plutôt en octobre, quand tous sont rentrés. »