Saisine électronique de l’administration : principe et exceptions

Depuis le 7 novembre dernier, les particuliers, les entreprises et les associations peuvent saisir, par voie électronique, dans les mêmes conditions qu’une saisine par voie postale, les collectivités territoriales (mairie, conseil départemental…) et leurs établissements publics administratifs, ainsi que les organismes et personnes de droit public et de droit privé chargés d’une mission de service public administratif, y compris les organismes de sécurité sociale. Cette possibilité existait déjà depuis un an s’agissant des services de l’Etat et de ses établissements publics à caractère administratif.

Pris en application d’une ordonnance du 6 novembre 2014 tendant à simplifier les démarches des usagers avec l’administration(1), un décret du 5 novembre 2015 avait en effet fixé les modalités selon lesquelles les usagers pouvaient saisir en ligne les administrations de l’Etat. Puis un décret du 20 octobre 2016 a étendu ces règles à la saisine électronique des collectivités territoriales et des organismes chargés d’une mission de service public, tout en les modifiant légèrement et en les insérant dans le code des relations entre le public et l’administration(2). Désormais, particuliers, entreprises et associations peuvent donc saisir via Internet n’importe quelle administration, selon des modalités identiques, pour lui adresser une demande, une déclaration, un document ou une information.

Certes, de nombreuses démarches pouvaient déjà s’effectuer en ligne auprès des services de l’Etat (acheter un timbre fiscal, demander un extrait de casier judiciaire…), mais il s’agissait encore d’exceptions concernant les démarches les plus fréquentes, expliquait, fin 2015, la direction de l’information légale et administrative sur le site www.service.public.fr. « Les administrations offraient par ailleurs déjà différentes possibilités de contact en ligne, mais les envois des usagers effectués par l’intermédiaire de formulaires de contact ou de messagerie ne valaient pas forcément vraie “saisine”, c’est-à-dire demande ou démarche valablement exprimée (faute d’identification suffisante de l’usager, de possibilité de joindre des pièces et surtout d’un cadre juridique suffisant). » Désormais, ajoutait-elle, on peut « parler d’un droit de saisir un service de l’Etat par voie électronique parce que son exercice est défini, reconnu et garanti ». Et depuis le 7 novembre, ce droit s’applique aussi à la saisine des collectivités territoriales et des organismes chargés d’un service public.

Toutefois, toutes les démarches administratives ne sont pas concernées. Toute une série d’exceptions – pérennes ou temporaires – a en effet été fixée par décrets, notamment dans le domaine social et médico-social. A insi, par exemple, jusqu’au 7 novembre 2018, il n’est pas possible d’effectuer en ligne une demande de revenu de solidarité active auprès du conseil départemental, ni une demande de prestation de compensation du handicap auprès de la maison départementale des personnes handicapées…

Les entreprises, les associations ou les particuliers peuvent saisir par voie électronique :

→ l’Etat et ses établissements publics à caractère administratif ;

→ les collectivités territoriales (mairie, conseil départemental…) et leurs établissements publics administratifs (maison départementale des personnes handicapées, par exemple) ;

→ les organismes et personnes de droit public et de droit privé chargés d’une mission de service public administratif, y compris les organismes de sécurité sociale tels que les caisses d’allocations familiales ou les caisses primaires d’assurance maladie.

Cette saisine peut concerner une demande, une déclaration, un document ou une information (code des relations entre le public et l’administration [CRPA], art. L. 112-8).

L’administration saisie par voie électronique est régulièrement saisie et doit traiter la demande, la déclaration, le document ou l’information sans demander à l’usager la confirmation ou la répétition de son envoi sous une autre forme (CRPA, art. L. 112-8).

Pour permettre à toute personne de la saisir par voie électronique, l’administration doit mettre en place des téléservices qui peuvent prendre la forme d’une téléprocédure ou d’une procédure de saisine électronique, soit par formulaire de contact, soit par une adresse de messagerie électronique (CRPA, art. L. 112-9 et R. 112-9-2). Dans cet objectif, un décret du 27 mai 2016 est venu fixer les catégories de données à caractère personnel qui sont enregistrées et traitées dans ces téléservices, leur durée de conservation, leurs modalités d’accès par des agents habilités et leurs modalités de transmission vers d’autres applications informatiques. Ce texte prévoit aussi que l’autorisation des téléservices est subordonnée à l’envoi à la Commission nationale de l’informatique et des libertés d’un engagement de conformité à ces règles.

Lorsqu’elle a mis en place un téléservice réservé à l’accomplissement de certaines démarches administratives, une administration n’est régulièrement saisie par voie électronique que par l’usage de ce téléservice (CRPA, art. L. 112-9).

L’administration doit informer le public des téléservices qu’elle met en place afin que le droit pour celui-ci de la saisir par voie électronique puisse s’exercer. Cette information doit figurer dans les modalités d’utilisation des téléservices et peut en outre être portée à la connaissance du public par tout moyen. A défautd’information sur le ou les téléservices, le public peut saisir l’administration par tout type d’envoi électronique (CRPA, art. R. 112-9-2).

(A noter) Certains ministères ont mis en place des téléservices gratuits permettant de saisir les administrations qui dépendent d’eux. Le ministère de l’Intérieur met ainsi à la disposition des usagers un service – disponible sur https://contacts-demarches.interieur.gouv.fr – pour saisir, par exemple, les préfectures, les directions départementales interministérielles de métropole ou encore son administration centrale. Ce téléservice ne se substitue pas à ceux qui sont déjà existants, précise-t-il sur son site web. Pour le ministère de la Ville, de la Jeunesse et des Sports, la saisine peut se faire via le portail https://sve.jeunesse-sports.gouv.fr, qui regroupe, par thématique (jeunesse, vie associative…), les démarches pouvant être effectuées par voie électronique.

Pour exercer son droit de saisir une administration par voie électronique, toute personne doit s’identifier auprès de cette administration dans le respect des modalités d’utilisation des téléservices que cette dernière a mis en place (téléprocédures, formulaires de contact, adresses de messagerie électronique…), modalités qu’elle doit rendre accessibles au public (CRPA, art. L. 112-9 et R. 112-9-1). A cet effet, l’usager doit indiquer dans son envoi (CRPA, art. R. 112-9-1) :

→ s’il s’agit d’une entreprise, son numéro d’inscription au répertoire des entreprises et de leurs établissements, c’est-à-dire son numéro SIRET ;

→ s’il s’agit d’une association, son numéro d’inscription au répertoire national des associations ;

→ dans les autres cas, ses nom et prénom et ses adresses postale et électronique.

L’administration saisie peut permettre l’utilisation d’un identifiant propre à la personne ou celle d’autres moyens d’identification électronique (CRPA, art. R. 112-9-1).

Tout envoi à une administration par voie électronique ainsi que tout paiement opéré dans le cadre d’un téléservice doit faire l’objet d’un accusé de réception électronique et, lorsque celui-ci n’est pas instantané, d’un accusé d’enregistrement électronique (CRPA, art. L. 112-11).

L’accusé de réception électronique doit comporter les mentions suivantes (CRPA, art. R. 112-11-1) :

→ la date de réception de l’envoi électronique effectué par la personne ;

→ la désignation du service chargé du dossier, ainsi que son adresse électronique ou postale et son numéro de téléphone.

S’il s’agit d’une demande, l’accusé de réception doit indiquer en outre si la demande est susceptible de donner lieu à une décision implicite d’acceptation ou à une décision implicite de rejet ainsi que la date à laquelle, à défaut d’une décision expresse, et sous réserve que la demande soit complète, celle-ci sera réputée acceptée ou rejetée (CRPA, art. R. 112-11-1).

Si la demande est susceptible de donner lieu à une décision implicite d’acceptation, l’accusé de réception doit mentionner la possibilité offerte au demandeur de recevoir une attestation délivrée par l’administration. Si la demande est susceptible de donner lieu à une décision implicite de rejet, il doit mentionner les délais et les voies de recours à l’encontre de la décision (CRPA, art. R. 112-11-1).

L’accusé de réception électronique doit être adressé à l’adresse électronique qu’a utilisée l’usager pour effectuer son envoi, sauf si ce dernier a fourni à cette fin une autre adresse (CRPA, art. R. 112-11-3). Il doit être envoyé au plus tard dans un délai de 10 jours ouvrés à compter de la réception de l’envoi de l’intéressé par l’administration compétente (CRPA, art. R. 112-11-2). Rappelons que, lorsqu’une demande est adressée à une administration incompétente, cette dernière doit la transmettre à l’administration compétente et en aviser l’intéressé (CRPA, art. L. 114-2).

Lorsque l’accusé de réception électronique n’est pas instantané, un accusé d’enregistrement électronique, mentionnant la date de réception de l’envoi, doit être instantanément envoyé à l’intéressé ou, en cas d’impossibilité, dans un délai de 1 jour ouvré à compter de la réception (CRPA, art. R. 112-11-2).

Cet accusé d’enregistrement électronique doit être adressé à l’adresse électronique qu’a utilisée l’usager pour effectuer son envoi, sauf si ce dernier a fourni à cette fin une autre adresse (CRPA, art. R.112-11-3).

Lorsqu’une saisine par voie électronique est incomplète, l’administration doit indiquer à l’intéressé, dans l’accusé de réception électronique ou dans un envoi complémentaire, les pièces et informations manquantes exigées par les textes législatifs et réglementaires en vigueur ainsi que le délai fixé pour la réception de celles-ci. L’administration doit lui indiquer en même temps le délai prévu au terme duquel la demande est réputée acceptée ou rejetée (CRPA, art. R. 112-11-4).

Plusieurs décrets écartent certaines démarches administratives du champ d’application du droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique, pour des motifs d’ordre public, de défense et de sécurité nationale, de nécessité de comparution personnelle de l’usager ou de bonne administration, notamment pour prévenir les demandes abusives (CRPA, art. L. 112-10). Certaines de ces exclusions ne sont prévues qu’à titre temporaire.

Pour un récapitulatif des exceptions, pérennes et temporaires, voir tableaux page 44 à 52.

Principe. Les particuliers, les entreprises et les associations peuvent saisir via Internet n’importe quelle administration (Etat, collectivités territoriales, établissements chargés d’un service public, organismes de sécurité sociale…) pour lui adresser une demande, une déclaration, un document ou une information, avec la même validité que s’il s’agissait d’une saisine par voie postale. Tout envoi doit faire l’objet d’un accusé de réception électronique et, si celui-ci n’est pas instantané, d’un accusé d’enregistrement électronique.

Exceptions. Toute une série d’exceptions au droit de saisir l’administration par voie électronique a été posée, notamment dans le domaine social et médico-social. Certaines sont pérennes, d’autres temporaires. Par exemple, jusqu’au 7 novembre 2018, il n’est pas possible d’effectuer par Internet sa demande de revenu de solidarité active ou de prestation de compensation du handicap. Quant aux demandes de prestations familiales, elles ne pourront être faites en ligne qu’à partir du 8 novembre 2019.

• Code des relations entre le public et l’administration, art. L. 112-8 à L. 112-11 et L. 114-2.

• Code des relations entre le public et l’administration, art. R. 112-9-1 à R. 112-11-4 (issus du décret n° 2016-1411 du 20 octobre 2016, J.O. du 22-10-16).

• Décrets n° 2015-1410, n° 2015-1411, n° 2015-1421, n° 2015-1422, n° 2015-1423 et n° 2015-1426 du 5 novembre 2015, J.O. du 6-11-15.

• Décret n° 2016-685 du 27 mai 2016, J.O. du 29-05-16.

• Décrets n° 2016-1491 et n° 2016-1494 du 4 novembre 2016, J.O. du 6-11-16.