Afin de prendre en compte dans le fichier national des établissements sanitaires et sociaux (FINESS) les modifications apportées par la loi du 28 décembre 2015 relative à l’adaptation de la société au vieillissement (ASV) et un décret du 27 mai 2016 relatif aux résidences autonomie (1), une instruction précise à la fois les nouvelles modalités de transmission aux agences régionales de santé (ARS) des autorisations délivrées aux résidences autonomie par les conseils départementaux, les conditions de mise à jour du fichier en fonction de ces informations ainsi que les modifications à y introduire concernant spécifiquement les structures dédiées aux personnes âgées. L’administration rappelle que, dans le cadre de la refonte totale de l’architecture des établissements pour personnes âgées au sein du fichier « FINESS », opérée par une instruction du 7 juillet 2014, des anomalies ont été mises en exergue, concernant notamment les établissements dont l’autorisation relève exclusivement des conseils départementaux ou encore les catégories juridiques des établissements pour personnes âgées. Pour remédier à ces anomalies et fiabiliser le répertoire « FINESS », plusieurs dispositions ont donc été prises via la loi « ASV » et le décret du 27 mai 2016.
La loi relative à l’adaptation de la société au vieillissement a créé l’obligation, pour le conseil départemental, de transmettre à l’ARS toute autorisation de création, de transformation ou d’extension de résidence autonomie délivrée par le président du conseil départemental, sous réserve que cet acte relève exclusivement de son autorité. Une mesure précisée par le décret du 27 mai 2016.
Ainsi, si un arrêté d’autorisation d’une résidence autonomie est pris ou modifié :
→ avant le 1er juillet 2016, les conseils départementaux doivent transmettre à l’ARS une copie de l’arrêté au plus tard le 1er novembre 2016. Les référents « FINESS » ont alors jusqu’au 31 décembre pour opérer un contrôle de fiabilité des informations enregistrées sur les résidences autonomie et pour corriger les éventuelles anomalies ;
→ après le 1er juillet 2016, la transmission des autorisations s’effectue « au fil de l’eau », sans que le délai puisse excéder deux mois après leur publication. Les référents « FINESS » enregistrent ensuite la nouvelle résidence autonomie et les informations qui lui sont afférentes dans le répertoire.
La mise à jour de ces informations dans le FINESS constitue une « priorité », leur fiabilité permettant de donner une meilleure visibilité de l’offre du secteur social et médico-social, de fiabiliser et de sécuriser les données utilisées pour la répartition par la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (CNSA) des crédits versés aux départements pour le « forfait autonomie », et de permettre une mise à jour régulière et de qualité du portail Internet « Pour les personnes âgées » de la CNSA.
La loi du 28 décembre 2015 a aussi clarifié les différentes catégories juridiques des établissements sociaux et médico-sociaux pour personnes âgées. L’instruction présente donc en annexe la nomenclature des différentes structures, conformément aux nouvelles dispositions légales, et décrit en annexe 2 les actions à réaliser par les référents « FINESS » pour prendre en compte dans le fichier cette refonte de la nomenclature.
De nouvelles modalités d’enregistrement de certaines données dans le FINESS sont par ailleurs précisées, notamment la prise en compte, à compter de janvier 2017, du nombre maximal de places autorisées et installées par type de logement dans les résidences autonomie, et non plus du nombre de logements de chaque type.
Dès 2017, l’ensemble des données enregistrées par le fichier national fera l’objet d’un « constat formalisé et écrit » établi par les ARS et les directions ministérielles. Effectué chaque année au quatrième trimestre, ce constat aura pour objectif de vérifier l’exactitude des informations et d’y apporter les corrections éventuelles. Le répertoire pourra aussi faire l’objet de contrôles aléatoires par tirage au sort ou fléchés selon les signalements effectués au cas par cas.