Améliorer l’organisation des réunions

Organiser des réunions efficaces ? « Un serpent de mer » au sein des ESMS (établissements sociaux et médico-sociaux), juge Andrés Atenza, directeur général de l’ANRAS (Association nationale de recherche et d’action solidaire), qui gère 57 structures dans le Sud-Ouest. Il confie : « Ce problème est un invariant dans le médico-social. Nos réunions sont très riches, mais aussi très bavardes. Nous sommes dans un métier de médiation où des convictions fortes s’expriment et où les personnes veulent convaincre ! En tant que cadres, nous devons laisser les arguments s’exprimer sans invective, mais réussir aussi à instruire une décision. »

Organiser trop ou, au contraire, trop peu de réunions constitue un autre écueil : « Nos réunions de service ont lieu toutes les semaines, remarque Marc Meunier, directeur des ressources humaines à l’ARAHM (Association régionale « L’Aide aux handicapés moteurs »), qui gère six établissements aux alentours de Strasbourg. Elles mériteraient parfois d’être écourtées ou reportées – en été, par exemple. A cette période, on n’a pas grand-chose à mettre dans les comptes rendus… »

Envoyés dans les heures ou les jours qui suivent la rencontre, ces comptes rendus sont effectivement l’un des exercices incontournables des réunions efficaces. Ils peuvent prendre, comme à l’ARAHM, la forme de présentations PowerPoint préparées en amont et enrichies pendant la réunion, ou celle de « relevés de décisions », comme à l’ANRAS, où « un greffier est désigné à chaque fois, et pas toujours le même », glisse le directeur général.

Autre point majeur : le cadrage et la communication en amont de la réunion. « Il faut qu’elle ait un objectif précis et mesurable : sortir d’un litige, informer des collaborateurs, instruire un dossier », insiste Nelly Margotton, consultante en management et ressources humaines pour le cabinet Phedon Consult et à l’Ifcaes (Institut de formation, de conseil et d’accompagnement de l’économie sociale). Cet objectif doit être communiqué à tous les invités dans la convocation, par courriel, courrier interne ou autre. Il sera accompagné de l’ordre du jour, de la liste des participants, des informations pratiques (date, heures de début et de fin, lieu, etc.) et des documents dont chacun doit s’imprégner avant de venir.

Les personnes invitées doivent être directement concernées par l’objet de la réunion. Si l’invitation est trop large, les salariés risquent de s’ennuyer et de passer leur temps sur leur ordinateur ou leur smartphone. « Il ne faut pas interdire les outils informatiques, ce serait infantilisant, relativise la consultante. mais bien cadrer la réunion pour que tous aient un intérêt à y participer. »

Autre élément important, une préparation logistique minutieuse : « Il faut réserver la salle et vérifier qu’il y a un vidéoprojecteur ou un paper board, si on en a besoin », pointe Nelly Margotton. Une étape confiée à des personnes dédiées à l’ARAHM, où chaque salle de réunion est équipée de matériel vidéo, avec la possibilité pour chacun de se connecter à l’intranet.

Pour animer une réunion fructueuse, « l’animateur doit maintenir un climat propice aux échanges, ajoute Nelly Margotton. Des techniques d’animation peuvent être utilisées, telles que des kits de Post-it, le Metaplan ou les jeux Thiagi [1]. Le côté ludique permet de rendre la rencontre plus conviviale. » Pour Andrés Atenza, de l’ANRAS, il est essentiel de « repérer les contributeurs, ceux qui vont éclairer la discussion » : « Il faut qu’ils soient les premiers à prendre la parole, et les inciter à exprimer les vrais arguments. » Parfois, quand le sujet se révèle très complexe, la réunion se termine « sans esquisse de décision », conclut le directeur général. « Dans ce cas, la règle est de la remettre à plus tard et de sortir au moins avec quelques résolutions ». Enfin, la réunion doit être close à l’heure dite, résumée et synthétisée. Et les participants remerciés de leurs présence et contribution.

« Charte », « note de service », « guide des bonnes pratiques »… En fonction des établissements, les appellations divergent, mais l’idée reste la même : coucher sur le papier les règles applicables à toutes les réunions. Ainsi, à l’ARHAM, la note de service est claire : l’ordre du jour doit être visé par la direction, qui autorise ou non la tenue de chaque réunion. Dans cette association, encore, dans le cadre des engagements sur l’égalité hommes-femmes, les réunions sont organisées entre 9 heures et 17 heures, ni avant ni après. A l’ANRAS, « la charte n’est pas écrite, mais implicite », assure son directeur général. « Quand on repère des bonnes pratiques, on les applique : par exemple, pas de réunion le vendredi après-midi. »