Lâché dans un service sans repères, ni bureau, ni adresse mail ? C’est ce qui arrive encore dans certains établissements sociaux et médico-sociaux. Après une phase de recrutement intense, le temps de l’accueil dans la structure est parfois négligé. Or les risques d’une intégration bâclée sont nombreux : « Si l’accueil est mal fait, explique Benoît Perez, ingénieur en organisation du travail et consultant, la personne peut manquer de confiance dans ses compétences, être plus inhibée. De ce fait, elle va manquer d’initiatives, alors que c’est ce qu’on attend souvent d’elle. Si le salarié n’a pas toutes les informations, la structure devra aussi faire face à des risques d’erreur ou d’accident dans la prise en charge des usagers. » Tony Cartisano, chef de service à l’IMPro (institut médico-professionnel) de l’AAPEI de Strasbourg, confirme : « Il peut arriver qu’un nouveau salarié n’ait pas intégré toutes les procédures. Or nous avons la responsabilité de jeunes vulnérables. Nous devons être sûrs que tout a été bien compris. »
Pour s’assurer de la bonne compréhension du fonctionnement de l’établissement, la méthodologie et l’implication des cadres et des équipes varient d’une structure à l’autre, allant du rapide tour des services avec un collègue à l’organisation de séminaires d’intégration (voir encadré). A l’IMPro de l’AAPEI, qui emploie 30 salariés sur cinq sites, l’accueil s’étale sur deux semaines : « D’abord, le nouvel éducateur, professeur ou thérapeute doit être invité à la réunion d’équipe, où il rencontre tous ses collègues et prend des contacts, explique Tony Cartisano. Puis la personne passe deux jours en immersion sur chaque site, en binôme avec un référent qui lui donne toutes les informations pratiques. » Pour le chef de service, deux éléments garantissent l’efficacité de ce temps de découverte : « D’abord, le programme doit être connu à l’avance par le nouveau salarié et les parrains doivent être bien identifiés, avec leurs numéros de téléphone. Ensuite, le directeur et moi-même fixons des rendez-vous de bilan à chaque fin de semaine. Attention, surtout, à ne pas annuler ces rendez-vous en se laissant rattraper par une urgence ! La personne doit se sentir accueillie, il faut prendre ce temps. »
Dans le service de Tony Cartisano, un dossier d’environ 40 pages est préparé à l’occasion de chaque arrivée, intégrant le règlement intérieur, les chartes et notes internes ainsi qu’un trombinoscope de l’équipe. Ce dossier vient en plus d’un livret d’accueil, remis à la signature du contrat de travail. « Ces livrets doivent être réactualisés, avec des organigrammes et des informations à jour », alerte Benoît Perez. En outre, selon le consultant, ce type d’outils, dont certains se contentent, ne suffit pas : « Je conseille d’abord aux cadres de demander qui, dans l’équipe, souhaite être volontaire pour devenir collaborateur référent du nouveau salarié. Car il n’y a rien de pire que de ne pas savoir vers qui se tourner, de craindre d’embêter ses collègues, voire de passer pour un incompétent ! » Benoît Perez enjoint aux structures de former « un minimum » ces pairs référents, dans une optique de bientraitance. Autre démarche : « Fixer tout de suite une date à trois mois pour un entretien avec les cadres. C’est une sécurité et une preuve de confiance envers le nouveau, qui sait qu’il doit se préparer à avoir une analyse fine de son poste, à prendre du recul. »
Cette période correspond aussi à la période d’essai. Si elle est bien menée, échecs et démissions sont évités, tout en permettant, d’après Benoît Perez, de « conscientiser l’agir professionnel » des travailleurs sociaux, rendus « acteurs de leur intégration ».
Le groupe Saint-Sauveur (secteurs du handicap, du grand âge et de l’enfance) emploie 600 personnes, dont 200 travailleurs sociaux, sur six sites dans la région de Mulhouse. Depuis 2014, il a complètement revu sa procédure d’intégration. Alors qu’auparavant chaque établissement était autonome dans ses recrutements, la direction générale de l’association veut désormais impulser des « valeurs groupe ». Pour ce faire, la direction des ressources humaines a pris plusieurs mesures, dont une « phare », l’organisation tous les trimestres d’un séminaire d’accueil : « Il se déroule sur une journée complète et rassemble les nouveaux salariés en CDI, tous métiers et toutes catégories confondus, note la directrice des ressources humaines (RH) Corinne Boquet. Le programme est assez dense, avec une introduction du directeur général qui présente l’association et ses valeurs. Puis se succèdent plusieurs intervenants, parmi lesquels moi-même pour les RH, un représentant de la direction des finances, le responsable qualité et gestion des risques et le directeur des systèmes d’information. » Pour alléger cette journée dense, un repas est pris en commun au siège social.