« Un déménagement de cette ampleur demande une rigueur organisationnelle », explique Dominique Jollive, qui a rédigé sur ce thème son mémoire de Caferuis (certificat d’aptitude aux fonctions d’encadrement et de responsable d’unité d’intervention sociale)(1). Elle y explique comment elle a planifié les actions des différents membres du personnel de la maison d’accueil spécialisée de Forcalquier (Alpes-de-Haute-Provence) dans le cadre du déménagement de la structure en 2011. L’idéal est d’anticiper cette aventure collective entre trois et dix-huit mois avant l’échéance, ce qui permet de prendre le temps de définir les besoins, de préparer les équipes, mais aussi de faire l’inventaire du matériel et de prévoir les achats nécessaires à la nouvelle structure. Il faut aussi établir les plans d’implantation des éléments à transférer dans les locaux et veiller à la migration informatique et à celle des lignes téléphoniques. Didier Narbeburu, directeur de la MECS Brassalay, à Orthez (Pyrénées-Atlantiques), a encadré plusieurs déménagements entre 2012 et 2014. Il affirme : « La meilleure préparation, c’est de faire participer les professionnels et les résidents au projet. Chez nous, les salariés ont aidé les jeunes à faire leurs cartons. Trier, jeter, ça les met dans la dynamique ! » L’erreur à ne pas commettre est de penser que l’on transfère des volumes alors qu’il s’agit de tranches de vie. C’est pourquoi « l’entraide est un facteur essentiel pour atteindre les objectifs dans les délais et un climat serein », insiste Dominique Jollive. Il est conseillé d’opter pour des déménageurs locaux, pour leur réactivité et la possibilité de revenir effectuer des ajustements. Quant à la date idéale, mieux vaut éviter juillet et août (quand les déménageurs sont débordés) ainsi que les vacances scolaires (durant lesquelles les salariés de la structure sont moins disponibles). « Ils doivent être le plus nombreux possible le jour J pour rassurer les résidents qui prendront leur petit déjeuner dans un établissement et leur dîner dans un autre », fait valoir Marie-Laure Dupassieux, directrice du FAM (foyer d’accueil médicalisé) d’Aix-les-Bains (Savoie).
Si déménagement il y a, c’est que l’établissement occupé n’est plus adapté aux besoins des personnes accueillies. Seule une bonne communication aidera les résidents et le personnel à comprendre qu’on les déplace vers un « mieux ». « Le nouvel établissement en construction n’était qu’à cinq kilomètres, si bien que les salariés passaient régulièrement devant le chantier avec les personnes accompagnées en leur expliquant qu’il s’agissait de leur futur logement. Quand il a été accessible, celles qui étaient en capacité de se projeter sont venues le visiter, relate Marie-Laure Dupassieux. En outre, les professionnels du FAM ont associé les familles à la répartition des chambres, en fonction des degrés d’autonomie mais aussi des préférences. » Selon la directrice, il est important de positiver l’événement, « même si des angoisses demeurent, car une page se tourne ». Quant aux professionnels, il faut aussi les accompagner au changement et à la charge de travail supplémentaire qui leur incombera à l’approche du jour J. Il est intéressant d’afficher un calendrier par échéances et un « Qui fait quoi ? »
« C’est éprouvant nerveusement et physiquement, mais nous sommes parvenus à amener tout le monde à bon port avec un lot d’imprévus et de souvenirs », se félicite Marie-Laure Dupassieux, qui préconise d’évaluer le projet à court terme (problèmes techniques, comportement des résidents, etc.) ainsi qu’à moyen terme (bilan lors du conseil de la vie sociale, enquête auprès des familles). « On ne se remet pas d’un déménagement en un mois. Il faut au minimum un an pour s’approprier les lieux », conclut Didier Narbeburu.
Divers prestataires peuvent accompagner les établissements sociaux et médico-sociaux dans leur déménagement : certains sont spécialisés en « ingénierie du déménagement », d’autres proposent de l’assistanat à la maîtrise d’ouvrage. Le FAM d’Aix-les-Bains a fait appel à RORE Santé. « Ils nous ont accompagnés depuis le cahier des charges et l’appel d’offres aux déménageurs jusqu’à plusieurs mois après l’installation », explique Marie-Laure Dupassieux, sa directrice. Selon elle, il est essentiel de se faire prêter main-forte : « Bien que cela ait un coût, ça m’a permis de gagner beaucoup de temps et d’énergie. » Gérant de RORE santé, Christian Clerc aide ses clients à se projeter dans le nouveau bâtiment : « Un déménagement est l’occasion de modifier le fonctionnement de certains services et de se mettre en accord avec les attentes des autorités qui encadrent l’action médico-sociale. Ce contexte de changement amène à se questionner plus globalement sur son organisation. »
(1) « Impulser une dynamique de changement pour optimiser le projet de service d’une maison d’accueil spécialisée, par un déménagement, en favorisant la participation des personnes accueillies et de l’équipe » (Caferuis 2011).