Les nouvelles règles encadrant les stages

A la suite de la publication, en septembre 2012, d’un rapport du Conseil économique, social et environnemental soulignant la forte croissance du nombre de stages et de périodes de formation en milieu professionnel dont bénéficient les étudiants et élèves (environ 1,6 million par an, contre 600 000 en 2006)(1), le Parlement a adopté la loi du 10 juillet 2014 tendant au développement, à l’encadrement des stages et à l’amélioration du statut des stagiaires. La généralisation des stages dans les cursus de l’enseignement secondaire et supérieur explique en partie seulement cette progression. En effet, relevait le gouvernement dans l’exposé des motifs de la loi, « la situation actuelle du marché du travail conduit certains jeunes ayant terminé leur formation à accepter des stages, faute de trouver un premier emploi ». Et « force est de constater qu’aujourd’hui, une grande partie des diplômés doit enchaîner, pendant des années, des périodes de stages avant de décrocher un emploi en contrat à durée déterminée et, enfin, un contrat à durée indéterminée. Ainsi, trop souvent, les périodes de stages demeurent un sas d’entrée dans la vie active et conduisent à la précarisation des jeunes. »

Parce qu’un « stage n’est pas une fin en soi, mais doit rester un outil au service du cursus de formation », la loi du 10 juillet 2014 poursuit donc un triple objectif :

→ favoriser le développement des stages de qualité ;

→ éviter les stages se substituant à des emplois ;

→ protéger les droits et améliorer le statut des stagiaires.

Ce texte, qui crée un chapitre dans le code de l’éducation dédié aux périodes de stage, couvre l’ensemble des stages effectués lors de la formation initiale, dans l’enseignement secondaire et dans l’enseignement supérieur, y compris, donc, les stages en travail social. Il a été complété par un décret du 27 novembre 2014, également intégré dans le code de l’éducation.

La loi rappelle que les périodes de formation en milieu professionnel dans le cadre des enseignements scolaires et les stages suivis en enseignement supérieur correspondent à des périodes temporaires de mise en situation en milieu professionnel dans des entreprises, des associations ou des administrations publiques (y compris les établissements publics du secteur sanitaire, social et médico-social et les collectivités territoriales), en France ou à l’étranger. Ces périodes sont conçues en fonction de l’enseignement organisé par l’établissement qui dispense la formation.

Au cours de ces périodes, l’élève ou l’étudiant doit acquérir des compétences professionnelles et doit pouvoir mettre en œuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou une certification, et favoriser ainsi son insertion professionnelle. Le stagiaire se voit confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement et approuvées par l’organisme d’accueil (code de l’éducation [C. éduc.], art. L. 124-1, al. 3). Celles-ci doivent être conçues en fonction de l’enseignement dispensé par l’établissement concerné. Lorsque cet enseignement conduit à un diplôme technologique ou professionnel, elles sont obligatoires (C. éduc., art. L. 331-4).

Les périodes de formation en milieu professionnel ou les stages doivent être intégrés à un cursus de formation dont le volume pédagogique d’enseignement effectué en présence des élèves ou des étudiants est de 200 heures au minimum par année d’enseignement (C. éduc., art. D. 124-1 et D. 124-2).

Le stage ne peut pas servir à exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’organisme d’accueil, pour occuper un emploi saisonnier ou pour remplacer un salarié ou un agent en cas d’absence ou de suspension de son contrat de travail (C. éduc., art. L. 124-7).

Le stage étant un temps de formation, il doit bénéficier d’un double suivi, à la fois par un enseignant et par un tuteur désigné au sein de l’organisme d’accueil, afin de garantir au jeune l’acquisition de véritables compétences.

Les établissements d’enseignement scolaire ou universitaire sont tenus d’appuyer et d’accompagner les élèves et les étudiants dans leur recherche de stage correspondant à leur cursus et à leurs aspirations, et de favoriser un égal accès au stage (C. éduc., art. L. 124-2). Ils doivent également désigner un enseignant référent au sein des équipes pédagogiques, qui s’assure du bon déroulement du stage et du respect des stipulations de la convention de stage (voir page 47). Cet enseignant référent peut, le cas échéant, proposer à l’organisme d’accueil une redéfinition d’une ou des missions pouvant être accomplies par le stagiaire (C. éduc., art. L. 124-1, al. 4 et L. 124-2). Chaque enseignant référent ne peut suivre plus de 16 stagiaires simultanément (C. éduc., art. D. 124-3).

De son côté, l’organisme d’accueil ne peut accueillir qu’un nombre limité de stagiaires sur une même période. Ce nombre, qui tient compte de l’effectif de l’organisme d’accueil, doit encore être fixé par décret (C. éduc., art. L. 124-8). Afin de mieux tracer la présence des stagiaires, doivent être inscrites dans le registre unique du personnel, dans une partie spécifique pour éviter toute confusion avec les salariés de l’entreprise, les mentions suivantes (code du travail, art. D. 1221-23-1) :

→ les nom et prénoms du stagiaire ;

→ les dates de début et de fin du stage ;

→ les nom et prénoms du tuteur ;

→ le lieu de présence du stagiaire.

L’organisme d’accueil doit également désigner un tuteur chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire (C. éduc., art. L. 124-9). Un tuteur ne peut suivre simultanément qu’un nombre limité de stagiaires, nombre qui doit être fixé par décret (C. éduc., art. L. 124-10).

Par ailleurs, l’accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages sur un même poste n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. Cependant, cette disposition n’est pas applicable lorsque le stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire (C. éduc., art. L. 124-11).

Le stage doit faire l’objet d’une convention entre le stagiaire, l’organisme d’accueil (entreprise, administration publique, association…) et l’établissement d’enseignement, établie sur la base d’une convention-type fixée par un arrêté du 29 décembre 2014 (C. éduc., art. L. 124-1, al. 2 et D. 124-5).

La convention de stage doit obligatoirement comporter les mentions suivantes (C. éduc., art. D. 124-4) :

→ l’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année d’enseignement ou par semestre d’enseignement ;

→ le nom de l’enseignant référent et le nom du tuteur dans l’organisme d’accueil ;

→ les compétences à acquérir ou à développer au cours de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ;

→ les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et des compétences à acquérir validées par l’organisme d’accueil ;

→ les dates du début et de la fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ainsi que la durée totale prévue ;

→ la durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou des jours fériés, selon les mêmes règles applicables aux salariés de l’organisme d’accueil ;

→ les conditions dans lesquelles l’enseignant référent et le tuteur assurent l’encadrement et le suivi du stagiaire ;

→ le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement ;

→ le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail, ainsi que l’obligation faite au stagiaire de justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile ;

→ les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement et des congés et autorisations d’absence (voir page 50) ;

→ les modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage ;

→ les modalités de validation du stage ou de la période de formation en milieu professionnel en cas d’interruption ;

→ la liste des avantages offerts par l’organisme d’accueil au stagiaire, notamment l’accès au restaurant d’entreprise ou aux tickets-restaurant et la prise en charge des frais de transport, ainsi que les activités sociales et culturelles ;

→ les clauses du règlement intérieur de l’organisme d’accueil qui sont applicables au stagiaire ;

→ les conditions de délivrance de l’attestation de stage.

La convention de stage peut faire l’objet d’avenants, notamment en cas de report ou de suspension du stage (C. éduc., art. D. 124-14).

En cas de maladie, d’accident, de grossesse, de paternité ou d’adoption, le stagiaire peut interrompre sa période de formation en milieu professionnel ou son stage. C’est également possible en cas de non-respect des stipulations pédagogiques de la convention, avec l’accord de l’établissement d’enseignement, ou en cas de rupture de la convention de stage à l’initiative de l’organisme d’accueil. Dans ces cas, l’autorité académique ou l’établissement d’enseignement supérieur valide le stage, même si le stagiaire n’a pas effectué la durée prévue dans le cursus, ou propose au stagiaire une modalité alternative de validation de sa formation. En cas d’accord des parties à la convention, un report de la fin du stage, en tout ou partie, est aussi possible (C. éduc., art. L. 124-15).

La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans un même organisme d’accueil ne peut excéder 6 mois par année d’enseignement (C. éduc., art. L. 124-5). Pour les conventions de stage conclues depuis le 1^er décembre 2014, les modalités de détermination de la durée du stage sont les suivantes : chaque période de 7 heures de présence effective, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour de stage. Et chaque période de 22 jours de présence effective, consécutifs ou non, équivaut à un mois de stage (C. éduc., art. D. 124-6). Un mois de stage correspond donc à 154 heures, et 6 mois à 924 heures.

Pendant le délai de 2 ans suivant la date de publication de la loi du 10 juillet 2014, soit jusqu’au 12 juillet 2016, peuvent déroger à la durée maximale de 6 mois les formations préparant aux diplômes suivants (décret du 27 novembre 2014, art. 3) :

→ le diplôme d’Etat d’assistant de service social ;

→ le diplôme d’Etat de conseiller en économie sociale familiale ;

→ le diplôme d’Etat d’éducateur de jeunes enfants ;

→ le diplôme d’Etat d’éducateur spécialisé ;

→ le diplôme d’Etat d’éducateur technique spécialisé.

Peuvent également déroger à la durée maximale de 6 mois des formations préparant à un diplôme conférant le grade de master et qui permettent, dans le cadre d’une interruption volontaire ou optionnelle du cursus, l’exercice d’activités en milieu professionnel destinées exclusivement à acquérir des compétences en cohérence avec les formations d’une durée supérieure à 6 mois. Dans ce cas, en complément de la convention de stage, l’établissement d’enseignement et l’étudiant doivent conclure un contrat pédagogique (décret du 27 novembre 2014, art. 3).

Tous les stages d’une durée supérieure à 2 mois, continus ou fractionnés, effectués au sein d’un même organisme d’accueil donnent lieu à une gratification. Une fraction de cette gratification est totalement exonérée de cotisations et de contributions sociales (franchise de cotisations) et correspond au montant minimal qui doit être versé au stagiaire.

Tous les organismes d’accueil sont concernés, quel que soit leur statut juridique. Les seules exceptions au versement obligatoire de la gratification sont liées à la formation suivie. Ainsi, les auxiliaires médicaux stagiaires sont exclus de l’obligation de gratification car ils peuvent bénéficier de l’indemnisation de contraintes liées à l’accomplissement de leurs stages (code de la santé publique, art. L. 4381-1). A l’étranger ou dans certaines collectivités d’outre-mer, il existe aussi des exceptions à la gratification obligatoire.

Une gratification est obligatoirement versée lorsque la durée du stage au sein d’un même organisme est supérieure à 2 mois consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire. Cette gratification n’a pas le caractère d’un salaire (C. éduc., art. L. 612-11, transféré à l’art. L. 124-6 à partir du 1^er septembre 2015).

Pour les conventions de stage conclues depuis le 1^er décembre 2014, chaque période de 7 heures de présence effective, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour de stage. Et chaque période de 22 jours de présence effective, consécutifs ou non, équivaut à un mois de stage (C. éduc., art. L. 124-18 et D. 124-6). Un mois correspond donc à 154 heures et la gratification est rendue obligatoire à compter de la 309e heure de présence du stagiaire, que cette présence soit continue ou non. En dessous de ce seuil, la gratification reste facultative (C. éduc., art. D. 124-8).

Pour les conventions de stage conclues depuis le 1^er décembre 2014, la gratification est due pour chaque heure de présence du stagiaire dans l’organisme d’accueil, à compter du premier jour du premier mois du stage (C. éduc., art. D. 124-8, al. 3). Son montant doit être précisé dans la convention de stage (voir page 47).

Dans un dossier réglementaire daté du 16 mars 2015, l’Urssaf indique que le montant horaire minimal de la gratification due aux stagiaires est égal à un pourcentage du plafond horaire de la sécurité sociale, pourcentage qui correspond à celui qui est retenu pour déterminer la franchise de cotisations (voir ci-contre). Ce montant minimal s’élève ainsi à :

→ 12,50 % du plafond horaire de la sécurité sociale pour les conventions de stage signées avant le 1^er décembre 2014(2) ;

→ 13,75 % de ce plafond pour les conventions conclues entre le 1^er décembre 2014 et le 31 août 2015 ;

→ 15 % de ce plafond pour les conventions conclues à partir du 1^er septembre 2015.

La loi du 10 juillet 2014 a amélioré les conditions d’accueil et les droits des stagiaires en leur appliquant, pendant leur séjour dans l’organisme d’accueil, les dispositions du code du travail relatives :

→ aux droits et libertés individuelles et collectives des salariés dans l’entreprise et à leur protection contre le harcèlement moral et le harcèlement sexuel (C. éduc., art. L. 124-12) ;

→ aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire de présence, à la présence de nuit, au repos quotidien, au repos hebdomadaire et aux jours fériés. A cet effet, l’organisme d’accueil doit établir, selon tous moyens, un décompte des durées de présence du stagiaire (C. éduc., art. L. 124-14) ;

→ aux congés et autorisations d’absences en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption. Lorsque la durée du stage ou de la période de formation en milieu professionnel est supérieure à 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire au cours de la période ou du stage dans la limite de 6 mois (C. éduc., art. L. 124-13).

Il est également précisé qu’il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité (C. éduc., art. L. 124-14).

Le stagiaire a par ailleurs accès au restaurant d’entreprise ou aux Ticket-Restaurant, dans les mêmes conditions que les salariés de l’organisme d’accueil.

Il bénéficie aussi de la prise en charge des frais de transport lorsqu’il souscrit un abonnement pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail accomplis au moyen de transports publics ou de services publics de location de vélos (C. éduc., art. L. 124-13, al. 3). Si l’organisme d’accueil est un organisme de droit public, les trajets effectués par le stagiaire entre son domicile et le lieu de son stage sont remboursés dans les conditions fixées par le décret du 21 juin 2010 instituant une prise en charge partielle du prix des titres d’abonnement correspondant aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail(3). En outre, le stagiaire accueilli dans un organisme de droit public et qui effectue une mission dans ce cadre bénéficie de prise en charge de ses frais de déplacement temporaire selon la réglementation en vigueur (C. éduc., art. D. 124-7).

Le stagiaire a également droit aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise dans les mêmes conditions que les salariés (C. éduc., art. L. 124-16).

Enfin, l’organisme d’accueil doit délivrer au stagiaire une attestation de stage qui mentionne la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée (C. éduc., art. D. 124-9).

Durée maximale. La durée du stage ou des stages effectués dans un même organisme d’accueil ne doit pas excéder 6 mois, soit 924 heures de présence effective. Des cas de dérogation, valables jusqu’au 12 juillet 2016, sont toutefois prévus, notamment pour les formations préparant aux diplômes d’Etat d’assistant de service social, de conseiller en économie sociale et familiale, d’éducateur de jeunes enfants, d’éducateur spécialisé et d’éducateur technique spécialisé.

Gratification. Dès lors que le stage, effectué en continu ou non dans un même organisme, a une durée totale supérieure à 2 mois (soit plus de 308 heures) au cours d’une même année d’enseignement, le stagiaire a droit à une gratification. Le taux horaire minimum légal de cette gratification correspond à 13,75 % du plafond horaire de la sécurité social jusqu’au 31 août 2015, soit 3,30 €, puis passera à 15 % de ce plafond à partir du 1^er septembre 2015, soit 3,60 €. Toutefois, tout organisme d’accueil est libre de verser une gratification même si la durée stage est inférieure à 2 mois.

Droits et avantages. Dès le premier jour du stage, et quelle que soit sa durée, les stagiaires bénéficient de certains avantages identiques à ceux des salariés : accès au restaurant d’entreprise, aux Ticket-Restaurant, aux activités sociales et culturelles ; prise en charge des frais de transports ; congés pour grossesse, paternité ou adoption…

• Code de l’éducation, art. L. 124-1 à L. 124-2, art. L. 124-5, art. L. 124-7 à L. 124-18, art. L. 612-11 transféré à l’art. L. 124-6 à compter du 1^er septembre 2015, art. D. 124-1 et art. D. 124-3 à D.  124-9.

• Code de la sécurité sociale, art. L. 242-4-1 et art. D. 242-2-1.

• Code du travail, art. L. 1221-24 et art. D. 1221-23-1.

• Code de la santé publique, art. L. 4381-1.

•Code général des impôts, art. 81 bis.

• Décret n° 2014-1420 du 27 novembre 2014, art. 3, J.O. du 30-11-14.

• Dossier réglementaire Urssaf « Stages en milieu professionnel », daté du 16-03-15, disp. sur www.urssaf.fr, espace « employeurs », rubrique « dossiers réglementaires ».

La méconnaissance des dispositions relatives au plafonnement du nombre de stagiaires accueillis, aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire de présence, à la présence de nuit, au repos quotidien, au repos hebdomadaire, aux jours fériés, au décompte des durées de présence des stagiaires, à l’interdiction de leur confier des tâches dangereuses pour leur santé ou leur sécurité, ou encore à la désignation d’un tuteur est constatée par les agents de contrôle de l’inspection du travail. Ces manquements sont passibles d’une amende administrative dont le montant est d’au plus 2 000 € par stagiaire concerné par le manquement et d’au plus 4 000 € en cas de réitération dans un délai de 1 an à compter du jour de la notification de la première amende. Le délai de prescription de l’action de l’administration est de 2 années révolues à compter du jour où le manquement a été commis (C. éduc., art. L. 124-17).

En cas d’embauche dans l’entreprise dans les 3 mois suivant la fin du stage intégré à un cursus pédagogique réalisé lors de la dernière année d’études, la durée de ce stage est déduite de la période d’essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables. Lorsque cette embauche est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d’essai. Et lorsque le stagiaire est embauché par l’entreprise à l’issue d’un stage d’une durée supérieure à 2 mois, la durée de ce stage est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté (code du travail, art. L. 1221-24).

Les étudiants peuvent racheter des trimestres d’assurance vieillesse pour les stages accomplis en milieu professionnel depuis le 15 mars 2015, dans la limite de 2 trimestres. Pour cela, le stage doit avoir été rémunéré et réalisé par les étudiants dans le cadre de leur cursus universitaire et avoir duré 2 mois au minimum. Le rachat doit être demandé dans les 2 ans qui suivent la fin de la période de stage concerné. Le montant du versement des cotisations, pour chaque trimestre, est fixé à 12 % du plafond mensuel de la sécurité sociale en vigueur au 1^er janvier de l’année au cours de laquelle la demande est effectuée, soit à 380,40 € en 2015. Le paiement peut s’échelonner sur 1 ou 2 ans. Lors du départ à la retraite, ces trimestres seront pris en compte pour déterminer le taux de calcul de la retraite. Enfin, ces 2 trimestres sont déduits des 4 trimestres que les étudiants peuvent déjà racheter à tarif préférentiel au titre de leurs années d’études supérieures.