Le ministre de l’Intérieur a affiché, dès l’année de sa prise de fonction, sa volonté d’améliorer les conditions d’accueil des ressortissants étrangers dans les préfectures. Après avoir déjà délivré des consignes en la matière en décembre 2012 (1), Manuel Valls enfonce le clou aujourd’hui dans une nouvelle circulaire adressée aux préfets à laquelle il a joint une « directive nationale d’organisation pour l’amélioration de l’accueil des étrangers en préfecture ».
Pour le ministre, « une amélioration réelle et durable sur l’ensemble des sites passe nécessairement par une limitation des déplacements en préfecture des usagers étrangers ». Dans cette optique, et alors qu’une première vague de mesures visant à diminuer le nombre de passages au guichet a d’ores et déjà été mise en œuvre (2), la directive nationale présente de nouvelles « mesures de simplification » et fixe, en parallèle, des « objectifs d’organisation » pour l’année 2014.
Le ministre de l’Intérieur demande, en premier lieu, aux préfets de limiter à trois le nombre de déplacements nécessaires pour la primo-délivrance d’un titre de séjour. Dans cette optique, il les autorise, notamment, à procéder à la délivrance d’un premier récépissé d’une durée de six mois – au lieu de quatre –, si un tel allongement de la durée de validité leur paraît « permettre l’instruction complète de la demande et être de nature à éviter la délivrance d’un second récépissé ». Manuel Valls précise que cet allongement de la durée de validité ne doit en aucun cas conduire les préfets à différer l’instruction des dossiers de première demande de titre de séjour. Par ailleurs, « le renouvellement de ce récépissé ne peut correspondre qu’à des circonstances tout à fait exceptionnelles et ne saurait excéder une période de trois mois ».
En matière de renouvellement d’un titre de séjour, le ministre demande aux représentants de l’Etat de limiter à deux le nombre de déplacements grâce, entre autres, au déploiement prochain d’un nouveau module de prise de rendez-vous par Internet permettant une meilleure orientation de l’usager.
Toujours dans l’objectif de limiter les passages au guichet, le pensionnaire de la Place Beauvau demande aux préfets de rendre l’information plus accessible au demandeur, de communiquer sur les périodes de fortes affluences ou bien encore de développer l’utilisation de la voie postale, de la voie électronique ou du « dépôt express » lorsque cela se révèle pertinent (par exemple pour le renouvellement de certains titres de séjour comme les cartes de résidents).
A noter: afin d’éviter soit que l’usager se déplace au guichet à une ou plusieurs reprises pour s’enquérir de la disponibilité de son titre, soit que les services préfectoraux aient à rédiger et envoyer des convocations pour remise de titre par voie postale, l’utilisation de l’information par SMS sera généralisée, a priori à compter du mois d’avril 2014.
Autre objectif assigné aux préfets : il leur est demandé de s’adapter aux contraintes de l’usager en mettant en œuvre les mesures suivantes, « dès lors qu’elles sont compatibles avec la configuration » de leurs locaux :
→ à l’ouverture des portes, segmenter la file d’attente en fonction des démarches à effectuer afin de fluidifier les flux d’entrée et de limiter le temps de présence de certains usagers à l’intérieur des locaux ;
→ adapter les horaires d’ouverture de certains guichets (par exemple, pour une opération courte, prévoir une remise de titre à la pause méridienne) ;
→ adapter les jours d’ouverture de certains guichets (par exemple en privilégiant la réception des demandeurs le mercredi après-midi lorsque la présence d’un enfant mineur est nécessaire)
→ limiter au maximum – voire supprimer – le temps d’attente pour les opérations courtes, par exemple en prévoyant un guichet dédié aux retraits de titre ou de liste de pièces à fournir, ou bien encore une boîte aux lettres « dépôt express » à l’entrée de la préfecture pour permettre aux usagers de déposer des pièces complémentaires nécessaires à l’instruction de leur dossier.
Le ministre délivre encore aux préfets plusieurs consignes visant à améliorer l’instruction même des dossiers. Il les invite par exemple à « opter pour une démarche proactive » à destination de l’usager (courrier, courriel ou SMS) pour l’informer de l’expiration prochaine de son titre (voire lui faire parvenir un dossier de renouvellement) et l’inviter à déposer sa demande de renouvellement dans les délais suggérés. Manuel Valls leur demande également d’informer l’usager des délais d’instruction s’agissant des titres et documents « soumis à une forte saisonnalité ». Tels les titres d’identité républicain ou les documents de circulation pour étranger mineur, pour lesquels la majorité des demandes se concentre sur quelques semaines avant les périodes de congés scolaires (3).
Plus globalement, le ministre encourage les préfets à poursuivre le développement de partenariats et de séances d’information avec les institutions et services sociaux qui sont au quotidien confrontés au suivi social et à l’insertion économique des étrangers. Mieux en mesure de délivrer une information pertinente et qualifiée, ces interlocuteurs pourront éviter des déplacements inutiles pour de simples demandes d’information, indique-t-il.
(3) Une demande de titre d’identité républicain ou de document de circulation pour étranger mineur déposée entre octobre et avril peut se voir satisfaite sous un mois, à la différence des demandes déposées entre mai et août.