Dans une récente instruction, la direction générale de la cohésion sociale (DGCS) apporte de nouvelles précisions sur la procédure d’évaluation externe qui, pour mémoire, conditionne le renouvellement des autorisations des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). Complétant sa circulaire du 21 octobre 2011 (1), l’administration centrale entend répondre aux nombreuses interrogations des autorités compétentes et des gestionnaires d’établissements à l’approche de la première échéance d’évaluation externe pour les structures autorisées avant le 3 janvier 2002 (2), soit le 3 janvier 2015. La DGCS en profite aussi pour détailler les conditions de prise en compte des certifications obtenues par les établissements.
Pour mémoire, la loi « hôpital, patients, santé et territoires » du 21 juillet 2009, précisée par un décret du 30 janvier 2012 (3), a prévu que les certifications figurant au code de la consommation obtenues par les ESSMS peuvent être prises en compte dans le cadre de l’évaluation externe. Depuis, trois référentiels – deux pour les établissements d’hébergement pour personnes âgées (4) et un pour les services d’aide à domicile (voir ce numéro, page 45) – ont obtenu une reconnaissance de correspondance avec le cahier des charges de l’évaluation externe figurant en annexe 3-10 du code de l’action sociale et des familles. Cette reconnaissance étant partielle, la prise en compte de la certification ne dispense pas les établissements concernés de faire procéder à leur évaluation externe par un organisme habilité, rappelle l’administration centrale. Afin de faciliter la prise en compte de la certification dans l’évaluation, elle invite les gestionnaires d’établissements certifiés à faire figurer expressément la mention de la référence de la certification obtenue, sa date de validité ainsi que celle de l’arrêté de reconnaissance de correspondance applicable dans le contrat d’achat de prestation d’évaluation externe. Elle leur recommande également de transmettre le rapport et le certificat d’audit correspondant à l’organisme habilité. Les conditions de prise en compte des certifications font l’objet d’une présentation détaillée en annexe 3 de l’instruction.
Les ESSMS doivent se placer dans une perspective d’amélioration de la qualité, – démarche « distincte de la recherche de l’atteinte immédiate de résultats ou de conformité à un étalon, contrairement à ce qui existe dans le champ sanitaire » –, souligne la DGCS en les invitant à mettre au point leur propre cadre évaluatif et à fixer leurs propres priorités d’amélioration. C’est aussi pourquoi les services chargés de l’examen des rapports d’évaluation externe ne peuvent pas exiger d’archétypes identiques sur l’ensemble du territoire, explique-t-elle. Ainsi, même s’il leur est possible de définir une « grille de lecture » des rapports d’évaluation externe, adaptée à leurs besoins propres ainsi qu’aux priorités régionales et départementales, celle-ci ne peut avoir pour effet de réduire le champ de l’évaluation externe, ni d’anticiper sur le contenu de l’abrégé du rapport d’évaluation externe. Malgré l’hétérogénéité des rapports, leur exploitation par les autorités compétentes doit être la plus homogène possible afin de garantir un traitement équitable des gestionnaires d’établissements. Pour cela, la DGCS recommande une « bonne coordination » des autorités compétentes ainsi que le partage des outils de pilotage et de lecture.
Lors de l’analyse des rapports d’évaluation externe, les services instructeurs sont appelés à vérifier, en premier lieu, leur caractère complet. Cette condition n’est pas satisfaite en cas de rédaction « lacunaire » ou « (trop) générale, stéréotypée, n’examinant pas de manière circonstanciée les suites réservées aux résultats issus de l’évaluation interne, certaines thématiques et des registres spécifiques ou n’élaborant pas des propositions et/ou préconisations circonstanciées », précise la DGCS. Le cas échéant, une demande de complément ou de reprise de l’évaluation externe ou le refus de renouvellement implicite de l’autorisation sont justifiés.
En cas de carence de l’évaluation externe, ou lorsque ses résultats attestent de dysfonctionnements affectant les conditions techniques minimales d’organisation et de fonctionnement des établissements, l’autorité compétente est fondée à refuser de renouveler l’autorisation de la structure concernée. Toutefois, les situations de refus doivent rester très exceptionnelles, estime la DGCS. C’est pourquoi les autorités compétentes doivent veiller à obtenir des gestionnaires d’établissements la transmission des rapports d’évaluation externe ou leur complément dans les délais compatibles avec la procédure de demande de renouvellement expresse de l’autorisation. En effet, l’autorité compétente ne peut s’opposer à la tacite reconduction du renouvellement de l’autorisation qu’à condition d’enjoindre à la structure de présenter une demande de renouvellement expresse dans un délai de six mois, ce qui lui laissera à nouveau six mois pour instruire cette demande. En outre, rappelle encore la DGCS, elle dispose aussi de la faculté d’assortir le renouvellement de l’autorisation de conditions particulières dans l’intérêt des personnes accueillies.
Pour l’administration centrale, le cas le plus fréquent devrait être celui du renouvellement tacite des autorisations, c’est-à-dire lorsque les résultats de l’évaluation attestent à la fois du caractère satisfaisant de la prise en charge et de ce que l’établissement ou le service s’inscrit effectivement dans une dynamique de nature à conforter encore sa qualité. Les autorités compétentes sont alors « amenées à laisser courir le renouvellement tacite de l’autorisation qui est de droit commun ». Il leur est toutefois demandé d’en avertir « au plus vite » les structures concernées (5).
Enfin, la DGCS appelle ses services déconcentrés à exploiter les résultats des évaluations externes au fur et à mesure de leur transmission et à apporter leur soutien aux établissements qui peineraient à entrer dans la démarche évaluative. En 2014, ceux-ci pourront bénéficier de demi-journées d’information dédiées organisées par l’Agence nationale de l’évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux.
(2) Date de publication de la loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale qui a instauré l’obligation d’évaluation des ESSMS.
(5) Par exemple, à l’occasion des échanges autour des dialogues de gestion ou dans le cadre d’une réunion de suivi de l’exécution des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens.