Une circulaire conjointe de la direction générale de la cohésion sociale et de la direction de la sécurité sociale détaille les modalités de mise en œuvre des procédures d’évaluation de la dépendance et des besoins en soins des personnes âgées accueillies en établissement via un guide pratique. Elle explicite ainsi les dispositions du décret du 8 janvier 2013 et des arrêtés du 15 novembre 2013 qui ont défini ces procédures pour les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) et pour les unités de soins de longue durée (USLD) (1). Signalons toutefois que la circulaire concerne uniquement les EHPAD, les modalités d’application du dispositif pour les USLD devant faire l’objet d’instructions ultérieures.
Pour mémoire, le décret du 8 janvier 2013 a procédé au couplage des procédures « AGGIR » et « Pathos » qui permettent d’évaluer, respectivement, la dépendance et les besoins en soins des personnes âgées accueillies en EHPAD et qui sont également utilisées pour le calcul des dotations « dépendance » et « soins » de ces structures. Autrement dit, les deux évaluations doivent désormais être réalisées en même temps, par le médecin coordonnateur de l’établissement, lors de la conclusion ou du renouvellement de la convention tripartite. Elles sont en outre renouvelées une fois et de façon simultanée au cours de l’exécution de la convention. L’administration centrale précise que cette simultanéité s’entend sur une « même » période qui permet de « vérifier la cohérence entre l’état de perte d’autonomie constaté et le ou les états pathologiques qui en sont la cause ». C’est pourquoi les médecins coordonnateurs sont invités à réaliser les deux évaluations dans le délai de un mois.
S’agissant des évaluations réalisées lors du renouvellement de la convention tripartite, l’administration centrale recommande qu’elles aient lieu dans le semestre précédant le terme de la convention. Pour les établissements nouvellement créés, les évaluations doivent être réalisées dès que leur taux d’occupation atteint 90 % de la capacité autorisée et, en tout état de cause, dans les 12 mois suivant leur ouverture.
S’agissant des évaluations intermédiaires en cours de convention tripartite, rappelons que ni le décret, ni ses arrêtés d’application n’ont prévu à quel moment elles doivent intervenir. Pour l’administration centrale, la fixation de la date de l’évaluation intermédiaire relève de « la responsabilité conjointe des parties à la convention », c’est-à-dire le directeur d’établissement, celui de l’agence régionale de santé (ARS) et le président du conseil général. La circulaire appelle ainsi les ARS à veiller, lors du renouvellement des conventions tripartites, à inscrire la périodicité de la révision du classement « AGGIR » et de la coupe « Pathos » dans la convention elle-même, tout en recommandant une actualisation des évaluations à mi-parcours, soit au cours de la troisième année d’exécution de la convention (année N + 2). Ce, sauf cas particulier à apprécier localement.
De plus, pour les conventions en cours d’exécution le 11 janvier 2013, c’est-à-dire à la date d’entrée en vigueur du décret, l’administration centrale recommande aux ARS :
→ si une clause de renouvellement annuel du classement des résidents selon leur niveau de perte d’autonomie figure dans la convention, de proposer de contractualiser une nouvelle périodicité de ce classement pour la période restant à courir jusqu’à l’échéance de la convention. En cas de désaccord des parties, la clause en vigueur s’applique jusqu’à l’échéance de la convention ;
→ si aucune clause de réévaluation de ce classement n’est inscrite dans la convention, de prévoir et de planifier une révision du classement « AGGIR » et de la coupe « Pathos » uniquement pour les conventions qui n’ont pas passé le cap de la troisième année d’exécution et d’attendre, pour celles qui l’ont passé, les coupes prévues à l’occasion du renouvellement de la convention tripartite. Ainsi, les EHPAD dont les conventions ont pris effet en 2009 ou en 2010 ne feront l’objet d’une évaluation couplée « AGGIR-Pathos » que lors du renouvellement de leur convention.
Rappelant que la validation des évaluations est organisée de manière coordonnée par un médecin de l’ARS et un médecin de l’équipe médico-sociale du département, l’administration centrale détaille longuement la procédure à suivre dans le guide pratique. Un modèle de protocole de coopération entre l’ARS et le conseil général pour la validation conjointe du niveau moyen de perte d’autonomie dans chaque établissement est joint à la circulaire.
La validation des évaluations doit être « expresse », indique par ailleurs l’administration centrale. Autrement dit, elle doit par principe intervenir dans les trois mois suivant la réception des évaluations, conformément au décret du 8 janvier 2013. En outre, l’organisation des évaluations – à la fois pour l’évaluation initiale et pour l’évaluation intermédiaire – implique que soit établie chaque année, conjointement par les ARS et les conseils généraux de leur ressort, une liste indicative des EHPAD éligibles à une évaluation « AGGIR-Pathos ». Ceux-ci doivent être informés de leur éligibilité à cette double évaluation et du calendrier de leur validation, établi avec leur accord. La validation tacite à l’expiration du délai de trois mois est donc une « procédure exceptionnelle, qui intervient en cas de carence ou d’indisponibilité des médecins en charge de cette validation », explique encore la circulaire.
Créée par la loi de financement de la sécurité sociale pour 2011, la commission régionale de coordination médicale est chargée de trancher les désaccords entre le médecin coordonnateur et les médecins valideurs. L’administration centrale précise que sa saisine intervient pendant la procédure de validation des évaluations, qui débute avec la transmission à l’ARS, par l’établissement, des bases de données résultant des évaluations « AGGIR » et « Pathos » sur la plateforme informatique GALAAD (2) de la caisse nationale de solidarité pour l’autonomie et qui se termine avec l’envoi au directeur de l’établissement du certificat de validation mentionnant la valeur du groupe iso-ressources moyen pondéré (GMP) et du Pathos moyen pondéré (PMP) pour signature par le médecin coordonnateur. En outre, souligne l’administration centrale, il est « essentiel » que l’organisation locale de la commission permette l’examen « sans délai » des propositions de classement ou de coupe faisant l’objet d’un désaccord « dès que celui-ci apparaît ». Les missions, la composition et le fonctionnement de la commission sont présentés en détail dans le guide pratique annexé à la circulaire.
(2) GALAAD est l’acronyme de « gérontologie approche logistique pour une aide à l’analyse et à la décision ». Un mode d’emploi à l’usage des médecins coordonnateurs est annexé à la circulaire.