Les modalités de mise en œuvre de la déclaration sociale nominative (DSN) sont fixées par décret pour les employeurs qui optent pour ce dispositif à compter du 1er janvier 2013, avant sa généralisation à l’ensemble des employeurs en 2016. Le texte précise notamment le contenu, la date d’exigibilité et le processus de transmission de la déclaration, ainsi que les conditions auxquelles sont réputées avoir été effectuées les attestations de salaire, les attestations employeur destinées à Pôle emploi, la déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre…
Créée par la loi du 23 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives (1), la DSN se substitue progressivement, entre 2013 et 2016, à un certain nombre de déclarations sociales des employeurs (déclaration mensuelle de mouvements de main-d’œuvre, déclaration de radiation d’un salarié pour les contrats groupes complémentaires ou supplémentaires, attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières maladie, maternité et paternité, attestation employeur pour Pôle emploi). Puis, à compter de 2016, à l’ensemble des déclarations et formalités sociales effectuées à partir des données de la paie.
Selon le décret, l’employeur qui opte pour la DSN effectue, pour chaque établissement et chacun des salariés, une transmission mensuelle de données individuelles des salariés, à l’issue de la paie. La DSN relative aux rémunérations versées au cours du mois doit être transmise à l’organisme de recouvrement des cotisations sociales dont l’employeur relève au plus tard le 5 du mois lorsqu’il s’acquitte mensuellement de ses cotisations de sécurité sociale ou le 15 du mois dans les autres cas. Et ce, « même si aucune rémunération n’a été versée au cours du mois concerné », dès lors qu’il n’a pas demandé sa radiation. Le défaut de production de la DSN dans les délais prescrits, l’omission de salariés devant y figurer ou l’inexactitude des rémunérations déclarées dans la déclaration entraînent l’application d’une pénalité financière.