La direction générale de la cohésion sociale (DGCS) détaille dans une circulaire le processus des évaluations internes et externes que doivent réaliser les établissements et services sociaux et médico-sociaux et qui conditionnent le renouvellement de leur autorisation de fonctionnement.
La DGCS revient, tout d’abord, sur le calendrier des évaluations qui a été fixé par décret en application de la loi « hôpital, patients, santé et territoires » du 21 juillet 2009, dite « HPST » (1). Elle rappelle que, dans le régime de droit commun, les structures doivent communiquer les résultats de l’évaluation interne tous les cinq ans et procéder à deux évaluations externes au plus tard sept ans après la date de l’autorisation et deux ans avant la date de son renouvellement. Elle présente par ailleurs les deux régimes dérogatoires applicables selon que les établissements et services ont été ouverts et autorisés avant le 3 janvier 2002 (date de publication de la loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale) ou avant le 21 juillet 2009 (date de promulgation de la loi « HPST »). Les règles spécifiques concernant les établissements et services de la protection judiciaire de la jeunesse sont elles aussi explicitées. Les différents calendriers sont présentés sous forme de schémas et de tableaux en annexe 2 de la circulaire. Le point de départ de chacun des délais des évaluations n’est pas susceptible de modification, quels que soient les événements (transfert ou cession de l’autorisation, extension de capacité…) qui auront pu intervenir pendant la période d’autorisation, précise la DGCS.
Les établissements et services doivent se conformer au cadre méthodologique fixé par la recommandation de l’Agence nationale de l’évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ANESM) sur la conduite de l’évaluation interne (2). Dès lors, ils ont le libre choix des outils d’évaluation interne parmi ceux existants. Ils peuvent aussi les adapter ou les créer, précise la DGCS. Lorsque les démarches qu’ils mettent en œuvre ne répondent pas strictement aux prescriptions de l’ANESM, elles peuvent néanmoins être considérées comme équivalentes sous certaines conditions (similitude du périmètre évalué, des garanties méthodologiques, du calendrier et de la présentation des résultats).
Si les démarches et les outils utilisés ne remplissent pas ces conditions, les établissements et services doivent être considérés comme n’ayant pas rempli leur obligation d’évaluation interne. Cette situation doit alerter les autorités responsables du renouvellement de l’autorisation sur les difficultés de fonctionnement de la structure ainsi que sur celles que rencontre soit le dirigeant, soit le gestionnaire de l’établissement à entreprendre une démarche évaluative. Elle nécessite la mise en place d’un dialogue entre les autorités compétentes et l’établissement concerné.
En matière d’évaluation externe, d’autres démarches, telles que la certification, peuvent être considérées comme équivalentes. Un décret, à paraître, précisera que l’organisme certificateur doit produire un tableau de concordance entre des éléments du référentiel de certification et des éléments du cahier des charges de l’évaluation externe.
Par ailleurs, la DGCS recommande à ses services déconcentrés et aux agences régionales de santé (ARS) d’organiser des réunions régionales d’information regroupant l’ensemble des directeurs d’établissements et services concernés.
L’examen des résultats des évaluations par les autorités compétentes détermine le caractère tacite ou non du renouvellement des autorisations. En effet, rappelle la DGCS, le renouvellement de l’autorisation est exclusivement subordonné aux résultats de l’évaluation externe et réputé automatique sauf si, au moins un an avant la date du renouvellement, l’autorité compétente, au vu de l’évaluation externe, enjoint à l’établissement ou au service de présenter dans un délai de six mois une demande de renouvellement. Cette demande constitue pour la structure concernée une opportunité d’améliorer son fonctionnement, explique l’administration centrale. Dès la réception des évaluations internes, les autorités compétentes doivent d’ailleurs alerter les structures lorsqu’il existe des insuffisances susceptibles de porter atteinte ultérieurement à la qualité des résultats de l’évaluation externe. Enfin, la DGCS demande à ses services déconcentrés et aux ARS d’être « attentifs à ce que le renouvellement de l’autorisation soit uniquement fondé sur des critères de qualité et ne puisse en aucun cas être un instrument de planification de l’offre ».