Créé par la loi du 13 juillet 1983, le dossier individuel des agents publics – y compris des agents non titulaires – pourra bientôt être établi sous format électronique. Un décret, d’application immédiate, organise la gestion de cette dématérialisation afin que les principes régissant la version papier soient garantis. Mais la mise en œuvre concrète du dossier individuel électronique dépend néanmoins des arrêtés et des décisions des autorités administratives et territoriales gestionnaires qui restent libres d’opter ou non pour ce format. Par ailleurs, un arrêté ministériel établissant la nomenclature-cadre des documents qui pourront composer le dossier individuel doit encore être publié.
Le décret rappelle que le dossier individuel n’est composé que des documents qui intéressent la situation administrative de l’agent, notamment ceux qui permettent de suivre son évolution professionnelle. Depuis le 17 juin, ce dossier peut être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique soit à partir de documents établis sur papier et numérisés, soit à partir de documents produits directement sous forme électronique. Chaque document sera classé par rapport à une nomenclature-cadre prochainement établie. En cas de coexistence des supports papier et électronique, les pièces versées au dossier ne peuvent être conservées que sur l’un ou l’autre des supports. Au terme de sa durée d’utilité administrative, le dossier individuel électronique est archivé ou détruit. Dans tous les cas, l’autorité chargée de la gestion du dossier veille à préserver la confidentialité des données personnelles ainsi que l’intégrité, l’accessibilité et la lisibilité du dossier sur support électronique.
En cas de mobilité de l’agent, le dossier individuel électronique doit être géré par l’administration d’origine. Si le lien statutaire ou contractuel est rompu, il est transféré à l’administration d’accueil qui doit, lorsqu’elle ne gère pas le dossier individuel de ses agents sous forme électronique, établir une copie conforme papier du dossier individuel de l’agent et la lui transmettre. Le dossier électronique est alors détruit.
Comme pour la version papier, les agents bénéficient de droits d’accès et de rectification. Ils pourront demander la rectification, le retrait ou l’ajout d’un document au dossier ou encore faire consigner leurs observations en annexe. Sur leur demande, une copie de tout ou partie du dossier leur sera transmise via leur adresse électronique professionnelle, ou par remise d’un support numérique, ou encore par remise d’une copie sur support papier conforme à l’original.