Un décret fusionne la déclaration préalable à l’embauche et la déclaration unique d’embauche en une seule déclaration. A compter du 1er août prochain, les déclarations devant être effectuées par l’employeur à l’occasion de l’embauche d’un salarié se feront via la « déclaration préalable à l’embauche » rénovée.
Devront figurer dans ce document unique :
la dénomination sociale (ou les nom et prénoms de l’employeur), le code APE, l’adresse de l’employeur, le numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements, ainsi que le service de santé au travail dont dépend l’employeur s’il relève du régime général de sécurité sociale ;
les nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ;
la date et l’heure d’embauche ;
la nature, la durée du contrat, et la durée de la période d’essai éventuelle.
Ce document permettra à l’employeur :
de s’immatriculer au régime de sécurité sociale ;
d’immatriculer le salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ;
de s’affilier au régime d’assurance chômage ;
de demander l’examen médical d’embauche.
La déclaration préalable à l’embauche devra être adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible d’embauche à l’organisme de recouvrement des cotisations sociales dont relève l’établissement employeur :
par voie électronique. Dans ce cas, la procédure de déclaration est simplifiée pour les employeurs préalablement inscrits à un service d’authentification ;
par télécopie. L’avis de réception émis par l’appareil doit alors être conservé avec le document transmis par l’employeur jusqu’à réception de l’avis de l’organisme de recouvrement. Il peut lui être demandé en cas de contrôle ;
par lettre datée et signée de l’employeur, et postée en recommandé avec accusé de réception, au plus tard le dernier jour ouvrable précédent l’embauche, le cachet de la poste faisant foi. L’employeur conserve pour preuve un double de la lettre et le récépissé postal.
Un arrêté ministériel doit fixer le modèle des formulaires sur lesquels la déclaration pourra être effectuée.
Dans les cinq jours ouvrables suivant celui de la réception de la déclaration préalable à l’embauche, l’organisme destinataire adresse à l’employeur un document accusant réception de sa déclaration et mentionnant les informations enregistrées.
Lors de l’embauche du salarié, l’employeur lui remet une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception. Cette obligation est réputée satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.