La nouvelle procédure d’autorisation par appel à projet

La loi portant réforme de l’hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires du 21 juillet 2009 – dite loi « HPST » (1) – a réformé la procédure d’autorisation des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESMS). Près de 35 000 structures sont concernées par la réforme. Pour mémoire, cette nouvelle procédure concerne les projets, y compris expérimentaux, de création, de transformation et d’extension d’établissements ou de services sociaux et médico-sociaux, les projets de lieux de vie et d’accueil, les opérations de regroupement d’établissements et services préexistants. Exit la pratique des fenêtres de dépôt des demandes d’autorisation par les établissements. Elle est remplacée par une procédure qui redonne l’initiative aux autorités publiques : ce sont les autorités compétentes en matière d’autorisation – agences régionales de santé (ARS), président du conseil général, Etat – qui lancent des appels à projets. L’avis des comités régionaux de l’organisation sociale et médico-sociale (CROSMS) est remplacé par celui d’une commission de sélection d’appel à projet social et médico-social. Un décret du 26 juillet fixe les modalités de cette nouvelle procédure, entrée en vigueur le 1^er août (2). Un arrêté du 30 août permet son lancement effectif en fixant le contenu minimal des dossiers déposés en réponse à un appel à projet.

La parution du décret ouvre une période de transition, expliquent le ministère de la Solidarité et la caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (CNSA) dans une brochure qui présente la nouvelle procédure. La réussite de l’appel à projet dépend de la qualité de la définition des besoins. Aussi, dans un premier temps, les appels à projets seront sans doute très ciblés, tant en termes de besoins que de calendriers, a expliqué Laurent Vachey, directeur de la caisse, lors d’une réunion de présentation de la nouvelle procédure organisée le 3 septembre avec la direction générale de la cohésion sociale. Les réponses à apporter à ces besoins sont inscrites dans les instruments de planification que sont le projet régional de santé, les schémas départementaux relatifs aux personnes handicapées ou en perte d’autonomie ou encore les plans départementaux d’accueil, d’hébergement et d’insertion (voir aussi le schéma page 50). Toutefois, s’agissant du champ de compétence des ARS, durant la période de transition pendant laquelle les projets régionaux de santé (PRS) seront en cours d’élaboration, les appels à projets seront lancés à partir des programmes interdépartementaux d’accompagnement des handicaps et de la perte d’autonomie (PRIAC) et en lien avec les schémas départementaux et les programmations départementales quand elles existent. La montée en charge de la nouvelle procédure va être progressive pendant les premières années, a également expliqué Fabrice Heyriès, directeur général de la cohésion sociale (DGCS). La moitié des agences régionales de santé a d’ores et déjà fait connaître son intention de lancer des appels à projets dès 2010. En parallèle, elles peuvent autoriser des projets qui ont obtenu un avis favorable du CROSMS, a-t-il indiqué.

Pour accompagner le déploiement progressif de la nouvelle procédure d’autorisation, l’Etat et la caisse nationale de solidarité pour l’autonomie ont mis en œuvre un plan d’actions reposant sur la diffusion de documents d’information, dont un Guide méthodologique pour la mise en œuvre de la procédure d’appel à projet et l’élaboration du cahier des charges, disponibles sur www.cnsa.fr et www.travail-solidarite.gouv.fr (voir encadré page 44). Une circulaire viendra également bientôt apporter des précisions sur le nouveau dis­positif.

Une commission de sélection d’appel à projet social ou médico-social est instituée auprès de l’autorité ou des autorités compétentes pour délivrer l’autorisation.

La loi a prévu que la commission de sélection d’appel à projet est compétente lorsque les projets relèvent partiellement ou intégralement des financements publics. Rappelons que l’ordonnance de coordination du 23 février 2010 a précisé que ces financements publics s’entendent de ceux qu’apportent directement ou indirectement, en application de dispositions législatives ou réglementaires, les personnes morales de droit public ou les organismes de sécurité sociale en vue de supporter tout ou partie des dépenses de fonctionnement (3).

La loi a également prévu que l’avis de la commission n’est pas requis en cas d’extension inférieure à un seuil. Le décret précise que le seuil au-delà duquel les projets d’extension d’établissements ou de services sociaux et médico-sociaux doivent être soumis à la commission de sélection correspond à une augmentation de 30 % ou de 15 places ou lits de la capacité initialement autorisée, que cette augmentation soit demandée et atteinte en une ou plusieurs fois.

La loi a par ailleurs prévu que certaines opérations de regroupement d’établissements et services préexistants sont exonérées de la procédure faisant intervenir la commission. Le décret indique qu’il s’agit des opérations de regroupement qui ne s’accompagnent pas d’une extension de capacité supérieure à 30 % ou de 15 places ou lits et qui ne modifient pas les missions des établissements et services concernés. Etant précisé que les opérations de regroupement concernées sont celles qui correspondent au rassemblement par un même gestionnaire de ceux de ses établissements et services déjà autorisés.

Autres précisions : un changement de l’établissement ou du service ne comportant pas de transformation n’est pas soumis à l’avis de la commission de sélection. Dans ce cas, il est simplement porté à la connaissance de l’autorité ou des autorités ayant délivré l’autorisation. Rappelons encore que l’ordonnance de coordination du 23 février 2010 a prévu que les établissements et services du secteur public de la protection judiciaire de la jeunesse sont exclus de la procédure d’appel à projet pour les investigations et les mesures éducatives ordonnées par le juge qui ne peuvent être mises en œuvre que par ces structures. Sur les règles d’autorisation applicables à ces cas spécifiques, voir page 52.

La commission comprend, à titre permanent, des membres ayant voix délibérative. Elle comprend aussi des membres ayant voix consultative, certains à titre permanent, d’autres désignés pour chaque appel à projet. Les membres permanents de la commission ont un mandat de 3 ans, renouvelable.

La liste des membres de la commission est arrêtée par l’autorité ou, conjointement, par les autorités compétentes et publiée au Bulletin officiel du ministère chargé de l’action sociale pour les projets relevant de la compétence du ministre ou au recueil des actes administratifs de chaque autorité compétente.

Des membres suppléants sont désignés dans les mêmes conditions que les titulaires (4). La composition de la commission varie de 14 à 22 membres.

La composition de la commission varie selon l’autorité compétente en matière d’autorisation, celle-ci étant fonction de l’ESMS concerné (voir tableau ci-contre).

La commission comprend :

 le président du conseil général ou son représentant, président, et 3 représentants du département désignés par le président du conseil général ;

 4 représentants d’usagers, dont 1 représentant d’associations de retraités et de personnes âgées, 1 représentant d’associations de personnes handicapées, 1 représentant d’associations du secteur de la protection de l’enfance et 1 représentant d’associations de personnes ou de familles en difficultés sociales, désignés par le président du conseil général sur proposition du comité départemental des retraités et personnes âgées en ce qui concerne la première catégorie, du conseil départemental consultatif des personnes handicapées en ce qui concerne la deuxième catégorie et à l’issue d’un appel à candidatures organisé dans des conditions fixées par le président du conseil général en ce qui concerne chacune des deux dernières catégories.

La commission comprend :

 le directeur général de l’agence régionale de santé ou son représentant, président, et 3 représentants de l’agence désignés par son directeur général ;

 4 représentants d’usagers, dont au moins 1 représentant d’associations de retraités et de personnes âgées, au moins 1 représentant d’associations de personnes handicapées et 1 représentant d’associations de personnes confrontées à des difficultés spécifiques, désignés par le directeur général de l’ARS sur proposition de la commission spécialisée pour les prises en charge et accompagnements médico-sociaux de la conférence régionale de la santé et de l’autonomie.

La commission comprend :

 le ministre chargé de l’action sociale pour les projets relevant du schéma national d’organisation sociale et médico-sociale ou le préfet du département, ou leur représentant, président, et 3 personnels des services de l’Etat désignés par le ministre ou le préfet, dont l’un sur proposition du garde des Sceaux ;

 4 représentants d’usagers, dont au moins 1 représentant d’associations participant à l’élaboration du plan d’accueil, d’hébergement et d’insertion des personnes sans domicile, au moins 1 représentant d’associations de la protection judiciaire des majeurs ou de l’aide judiciaire à la gestion du budget familial et au moins 1 représentant d’associations ou une personnalité œuvrant dans le secteur de la protection judiciaire de l’enfance, désignés par le ministre ou le préfet à l’issue d’un appel à candidature qu’il organise en ce qui concerne les deux premières catégories et sur proposition du garde des Sceaux en ce qui concerne la dernière catégorie.

Les informations dont les membres de la commission de sélection, les instructeurs et le secrétariat de la commission ont à connaître dans le cadre de l’examen des projets ne sont pas publiques et ne peuvent faire l’objet d’aucune communication en dehors des cas prévus par le décret.

Un calendrier prévisionnel des appels à projets est arrêté par l’autorité ou, conjointement, par les autorités compétentes. Il est publié au Bulletin officiel du ministère chargé de l’action sociale pour les projets relevant de la compétence du ministre ou au recueil des actes administratifs de chaque autorité compétente.

Ce calendrier, annuel ou pluriannuel, a un caractère indicatif. Il recense les besoins par catégorie d’établissements ou services sociaux ou médico-sociaux pour la couverture desquels l’autorité ou, conjointement, les autorités compétentes envisagent de procéder à un appel à projet durant la période considérée. Il doit prévoir qu’au moins une des procédures d’appel à projet envisagées est réservée partiellement ou exclusivement aux projets innovants ou expérimentaux.

Les personnes morales gestionnaires des établissements et services sociaux et médico-sociaux et des lieux de vie et d’accueil peuvent faire connaître leurs observations sur ce calendrier dans les 2 mois qui suivent sa publication. Le calendrier prévisionnel peut être révisé en cours d’année en cas de modification substantielle, cette révision étant rendue publique dans les mêmes conditions que la publication initiale du calendrier.

Le cahier des charges de l’appel à projet est établi par l’autorité compétente pour délivrer l’autorisation. En cas d’autorisation conjointe, il fait l’objet d’une élaboration commune par les autorités compétentes.

Le cahier des charges :

 identifie les besoins sociaux et médico-sociaux à satisfaire, notamment en termes d’accueil et d’accompagnement des personnes, conformément aux schémas d’organisation sociale ou médico-sociale ainsi qu’au programme interdépartemental d’accompagnement des handicaps et de la perte d’autonomie lorsqu’il en relève ;

 indique les exigences que doit respecter le projet pour attester des critères d’autorisation fixés par l’article L. 313-4 du code de l’action sociale et des familles. Il invite à cet effet les candidats à proposer les modalités de réponse qu’ils estiment les plus aptes à satisfaire aux objectifs et besoins qu’il décrit, afin notamment d’assurer la qualité de l’accueil et de l’accompagnement des personnes ou publics concernés ;

 autorise les candidats à présenter des variantes aux exigences et critères qu’il pose, sous réserve du respect d’exigences minimales qu’il fixe ;

 mentionne les conditions particulières qui pourraient être imposées dans l’intérêt des personnes accueillies.

Plusieurs rubriques doivent obligatoirement figurer dans le cahier des charges :

 la capacité en lits, places ou bénéficiaires à satisfaire ;

 la zone d’implantation et les dessertes retenues ou existantes ;

 l’état descriptif des principales caractéristiques auxquelles le projet doit satisfaire ainsi que les critères de qualité que doivent présenter les prestations ;

 les exigences architecturales et environnementales ;

 les coûts ou fourchettes de coûts de fonctionnement prévisionnels attendus ;

 les modalités de financement ;

 le montant prévisionnel des dépenses restant à la charge des personnes accueillies ;

 le cas échéant, l’habilitation demandée au titre de l’aide sociale ou l’habilitation à recevoir des mineurs confiés par l’autorité judiciaire.

Pour les projets expérimentaux, le cahier des charges peut ne comporter qu’une description sommaire des besoins à satisfaire et ne pas faire état d’exigences techniques particulières, sous réserve du respect des exigences relatives à la sécurité des personnes et des biens ou sans lesquelles il est manifeste que la qualité des prestations ne peut pas être assurée.

Pour les projets innovants, le cahier des charges peut ne pas comporter de description des modalités de réponse aux besoins identifiés et ne pas fixer de coûts de fonctionnement prévisionnels.

Les rubriques qui doivent obligatoirement figurer dans le cahier des charges dans le cas général (voir page 47) ne sont pas requises pour les projets expérimentaux ou innovants.

Le cahier des charges doit préciser :

 pour les projets concernant un service mandataire judiciaire à la protection des majeurs, les dispositions propres à garantir les droits des usagers ;

 pour les projets concernant ce premier type de services et ceux concernant un service délégué aux prestations familiales, les méthodes de recrutement permettant de se conformer aux conditions de moralité, d’âge, de formation et d’expérience professionnelle des personnels ainsi que les règles internes fixées pour le contrôle des personnes qui ont reçu délégation des représentants du service pour assurer la mise en œuvre des mesures de protection des majeurs ou des mesures judiciaires d’aide à la gestion du budget familial.

L’avis d’appel à projet est constitué de l’ensemble des documents préparés par l’autorité ou, conjointement, par les autorités compétentes pour définir les besoins sociaux et médico-sociaux à satisfaire, notamment en termes d’accueil et d’accompagnement des personnes, ainsi que les modalités de financement du projet. L’appel à projet peut porter sur un ou plusieurs besoins de création, de transformation et d’extension d’établissements ou de services sociaux et médico-sociaux. Il peut être partiellement ou exclusivement réservé aux projets innovants ou expérimentaux.

L’avis d’appel à projet précise :

 la qualité et l’adresse de l’autorité ou des autorités compétentes pour délivrer l’autorisation ;

 l’objet de l’appel à projet, la catégorie ou la nature d’intervention dont il relève au sens de l’article L. 312-1 du code de l’action sociale et des familles ainsi que les dispositions de ce même code en vertu desquelles il est procédé à l’appel à projet ;

 les critères de sélection et les modalités de notation ou d’évaluation des projets qui seront appliqués ;

 le délai de réception des réponses des candidats, qui ne peut être inférieur à 60 jours et supérieur à 90 jours à compter de la date de publication de l’avis d’appel à projet ;

 les modalités de dépôt des réponses ainsi que les pièces justificatives exigibles ;

 les modalités de consultation des documents constitutifs de l’appel à projet.

Le cahier des charges est soit annexé à l’avis d’appel à projet, soit mentionné dans cet avis avec indication de ses modalités de consultation et de diffusion. L’avis d’appel à projet est publié au Bulletin officiel du ministère chargé de l’action sociale pour les projets relevant de la compétence du ministre ou au recueil des actes administratifs de chaque autorité compétente.

Les documents et informations de l’avis d’appel à projet sont rendus accessibles selon les modalités qu’il prévoit. Ils sont remis gratuitement dans un délai de 8 jours aux candidats qui les demandent. Ces derniers peuvent solliciter des précisions complémentaires auprès de l’autorité ou des autorités compétentes au plus tard 8 jours avant l’expiration du délai de réception des réponses. Cette autorité ou, conjointement, ces autorités font connaître à l’ensemble des candidats les précisions à caractère général qu’ils estiment nécessaire d’apporter au plus tard 5 jours avant l’expiration du délai de réception des réponses. Les moyens de transmission des documents et des informations choisis par l’autorité ou, conjointement, par les autorités compétentes doivent être accessibles à tous les candidats potentiels et ne peuvent avoir pour effet de restreindre l’accès à la procédure de sélection.

Chaque candidat, personne physique ou morale gestionnaire responsable du projet, adresse en une seule fois à l’autorité ou aux autorités compétentes, par lettre recommandée avec avis de réception ou par tout autre moyen permettant d’attester de la date de leur réception, deux séries de documents.

La première série de documents concerne sa candidature et comporte :

 les documents permettant de l’identifier, notamment un exemplaire de ses statuts s’il s’agit d’une personne morale de droit privé ;

 une déclaration sur l’honneur certifiant qu’il n’est pas l’objet de l’une des condamnations devenues définitives mentionnées au livre III du code de l’action sociale et des familles ;

 une déclaration sur l’honneur certifiant qu’il n’est l’objet d’aucune des procédures de fermeture, de retrait ou de suspension de l’autorisation ou de l’agrément ;

 une copie de la dernière certification aux comptes s’il y est tenu en vertu du code de commerce ;

 des éléments descriptifs de son activité dans le domaine social et médico-social et de la situation financière de cette activité ou de son but social ou médico-social tels que résultant de ses statuts lorsqu’il ne dispose pas encore d’une telle activité.

Concernant son projet, le candidat doit fournir :

 tout document permettant de décrire de manière complète le projet en réponse aux besoins décrits par le cahier des charges ;

 un état descriptif des principales caractéristiques auxquelles le projet doit satisfaire, dont le contenu minimal est fixé par un arrêté du 30 août, comportant notamment un bilan financier, un plan de financement et un budget prévisionnel (voir encadré ci-dessous) ;

 le cas échéant, l’exposé précis des variantes proposées et les conditions de respect des exigences minimales que ces dernières doivent respecter ;

 dans le cas où plusieurs personnes physiques ou morales gestionnaires s’associent pour proposer un projet, un état descriptif des modalités de coopération envisagées.

L’autorité compétente pour délivrer l’autorisation désigne au sein de ses services un ou plusieurs instructeurs. En cas d’autorisation conjointe, chaque autorité compétente désigne à parité un ou plusieurs instructeurs. Lorsque l’appel à projet concerne des établissements ou services de la protection judiciaire de la jeunesse (PJJ), les instructeurs des services de l’Etat sont désignés parmi les personnels des services déconcentrés de la PJJ.

Le rôle des instructeurs est de s’assurer de la régularité administrative des candidatures, le cas échéant en demandant aux candidats de compléter les informations fournies au titre de la première partie de leur dossier. Ils vérifient également le caractère complet des projets et l’adéquation avec les besoins décrits par le cahier des charges. Ils établissent un compte rendu d’instruction motivé sur chacun des projets et peuvent en proposer le classement selon les critères prévus par l’avis d’appel à projet sur demande du président ou, conjointement, des coprésidents de la commission de sélection.

Les comptes rendus d’instruction doivent être rendus accessibles aux membres de la commission de sélection au plus tard 15 jours avant qu’elle se réunisse. Les instructeurs sont entendus par la commission de sélection sur chacun des projets. Ils ne prennent pas part à ses délibérations. Ils y assistent pour établir le procès-verbal.

Certains dossiers ne sont pas soumis à la commission de sélection. Ils sont refusés au préalable par une décision motivée de son président ou, conjointement, de ses coprésidents.

Il s’agit des dossiers :

 déposés au-delà du délai mentionné dans l’avis d’appel à projet ;

 dont les conditions de régularité administrative ne sont pas satisfaites ;

 manifestement étrangers à l’objet de l’appel à projet.

Les membres de la commission de sélection sont informés des décisions de refus des dossiers fondées sur le troisième critère au plus tard lors de l’envoi de leur convocation. Ils peuvent demander, au début de la réunion de la commission, la révision de ces décisions.

Les décisions de refus préalable sont notifiées aux candidats concernés dans un délai de 8 jours suivant la réunion de la commission.

La commission de sélection peut demander, après un premier examen, à un ou plusieurs candidats de préciser ou de compléter le contenu de leurs projets dans un délai de 15 jours suivant la notification de cette demande. L’ensemble des candidats dont les projets n’ont pas été refusés au préalable en est informé dans un délai de 8 jours suivant la réunion de la commission. Celle-ci surseoit à l’examen des projets pendant au plus 1 mois à compter de la date d’envoi de la notification de la demande de complément d’information aux candidats.

Les projets sont classés par la commission de sélection. La liste des projets par ordre de classement vaut avis de la commission. Elle est publiée selon les mêmes modalités que l’avis d’appel à projet (voir page 49).

Le président ou, conjointement, les coprésidents de la commission établissent un rapport de présentation du déroulement de la procédure d’appel à projet. Ce rapport comprend :

 la mention de l’autorité ou des autorités compétentes pour délivrer l’autorisation, l’objet, le montant et l’origine des financements publics à mobiliser ;

 les motifs du classement réalisé par la commission.

A noter : lorsqu’aucun des projets ne répond au cahier des charges ou, en cas d’autorisation conjointe, en l’absence d’accord des autorités compétentes sur le choix à opérer à partir du classement réalisé par la commission de sélection, il peut être procédé à un nouvel appel à projet sans modification au préalable du calendrier prévisionnel des appels à projets.

L’autorisation du projet par l’autorité ou, conjointement, par les autorités compétentes est délivrée dans un délai maximal de 6 mois à compter de la date limite de dépôt des projets mentionnée dans l’avis d’appel à projet. L’absence de notification d’une décision dans ce délai vaut rejet du projet.

La décision d’autorisation est publiée selon les mêmes modalités que l’avis d’appel à projet. Elle est notifiée au candidat retenu par lettre recommandée avec avis de réception. Elle est également notifiée aux autres candidats. Le délai de recours court à leur égard à compter de cette notification.

Lorsque l’autorité compétente ne suit pas l’avis de la commission, elle informe sans délai les membres de celle-ci des motifs de sa décision.

Précision apportée par le décret : la durée d’autorisation des établissements et services à caractère expérimental est au moins égale à 2 ans et, comme auparavant, au plus égale à 5 ans. Cette durée, déterminée par l’autorité ou, conjointement les autorités compétentes, est précisée dans le cahier des charges de l’appel à projet et dans la décision d’autorisation.

Enfin, toute autorisation est caduque si elle n’a pas reçu un commencement d’exécution dans un délai de 3 ans à compter de sa date de notification. Le commencement d’exécution de l’autorisation correspond à tout élément de réalisation tendant à rendre l’autorisation effective.

Plusieurs types de projets échappent à la nouvelle procédure d’autorisation, soit parce qu’ils ne remplissent pas la condition de financement public ou la condition de seuils minimum, soit parce qu’ils ne nécessitent pas d’autorisation.

Les projets de création, de transformation et d’extension d’établissements ou de services sociaux et médico-sociaux ne requérant aucun financement public font l’objet d’une demande d’autorisation déposée auprès de l’autorité ou des autorités compétentes pour délivrer l’autorisation.

L’absence de réponse dans le délai de 6 mois suivant la date de dépôt de la demande vaut rejet de celle-ci. Lorsque, dans un délai de 2 mois, le demandeur le sollicite, les motifs justifiant ce rejet lui sont notifiés dans un délai de 1 mois. Dans ce cas, le délai du recours contentieux contre la décision de rejet est prorogé jusqu’à l’expiration d’un délai de 2 mois suivant le jour où les motifs lui auront été notifiés. Adéfaut de notification des motifs justifiant le rejet de la demande, l’autorisation est réputée acquise.

En cas d’autorisation conjointe, la première autorité saisie transmet la demande à l’autre autorité dans le mois qui suit sa réception. Le délai de 6 mois suivant lequel l’absence de réponse vaut rejet de la demande court à compter de la réception de la demande par cette deuxième autorité. La personne qui a déposé la demande est informée de cette réception.

La décision d’autorisation est publiée au recueil des actes administratifs de chaque autorité compétente. Elle est notifiée au demandeur par lettre recommandée avec avis de réception.

A noter : le délai de 3 ans à l’issue duquel l’autorisation qui n’a pas reçu un commencement d’exécution est caduque est applicable à ces projets.

Les demandes d’autorisation sont accompagnées de tout document permettant de décrire de manière complète le projet et d’apprécier le respect des critères mentionnés à l’article L. 313-4 du code de l’action sociale et des familles. A savoir, pour les projets ne requérant aucun financement public : satisfaire aux règles d’organisation et de fonctionnement prévues par le même code et prévoir les démarches d’évaluation. Le décret précise que les documents doivent notamment permettre d’apprécier :

 la nature des prestations délivrées et les catégories de publics concernés ;

 la répartition prévisionnelle de la capacité d’accueil par type de prestations ;

 la répartition prévisionnelle des effectifs de personnels par type de qualifications ;

 le budget prévisionnel en année pleine de l’établissement ou du service pour sa première année de fonctionnement.

Le dossier de demande d’autorisation est réputé être complet si, dans le délai de un mois à compter de sa réception, l’autorité compétente ou, en cas d’autorisation conjointe, la première autorité saisie n’a pas fait connaître au demandeur, par lettre recommandée avec avis de réception, la liste des pièces manquantes ou incomplètes.

Certains projets d’extension et certaines opérations de regroupement d’établissements ou de services requérant des financements publics ne sont pas soumis à la commission de sélection d’appel à projet. Sont concernés :

 les projets d’extension qui ne dépassent pas le seuil de 30 % ou 15 places ou lits de la capacité initiale autorisée ;

 les opérations de regroupement qui ne dépassent pas ces seuils et qui ne modifient pas les missions des établissements et services concernés.

Ces projets font l’objet d’une demande d’autorisation déposée auprès de l’autorité ou des autorités compétentes.

Les règles de procédure et celles relatives aux dossiers de demande applicables aux projets ne requérant aucun financement public leur sont applicables, à l’exception de la règle relative à la caducité de l’autorisation (voir page 51).

S’agissant des services tutélaires, leur demande d’autorisation doit en outre comporter les mêmes éléments supplémentaires que ceux requis dans le cadre de la procédure d’autorisation par appel à projet et qui concernent les droits des usagers ainsi que les méthodes de recrutement et les règles de contrôle des personnels (voir page 48).

Ne sont pas soumises à autorisation les opérations de regroupement d’établissements ou de services sociaux et médico-sociaux :

 qui ne requièrent aucun financement public ;

 qui n’entraînent pas d’extensions de capacité supérieures à 30 % ou à 15 places ou lits de la capacité initiale autorisée ;

 et qui ne modifient pas les missions des établissements et services concernés. Etant rappelé que les opérations de regroupement visées correspondent au rassemblement par un même gestionnaire de ceux de ses établissements et services déjà autorisés.

Ces opérations de regroupement sont simplement portées à la connaissance des autorités ayant délivré l’autorisation des établissements ou services regroupés.

Un changement de l’établissement ou du service ne requérant aucun financement public et ne comportant pas de transformation n’est pas soumis à autorisation. On entend par transformation la modification de la catégorie de bénéficiaires de l’établissement ou du service au sens de l’article L. 312-1 du code de l’action sociale et des familles.

Ce changement doit être porté à la connaissance de l’autorité ou des autorités ayant délivré l’autorisation.

Les établissements et services du secteur public de la protection judiciaire de la jeunesse (PJJ) sont exclus de la procédure d’appel à projet pour les investigations et les mesures éducatives ordonnées par le juge qui ne peuvent être mises en œuvre que par ces structures. Cette mesure a été fixée par l’ordonnance de coordination du 23 février 2010. Le décret précise aujourd’hui que les projets de création et d’extension de ces établissements et services font l’objet d’une demande d’autorisation déposée auprès de l’autorité compétente. La procédure applicable et le dossier de candidature sont identiques à ceux prévus pour les projets ne requérant aucun financement public (voir page 51).

Les opérations de regroupement d’établissements et services du secteur public de la PJJ ne sont pas soumises à autorisation si elles n’entraînent pas des extensions de capacité supérieures à 30 % ou à 15 places ou lits par rapport à la capacité initiale autorisée. Dans ce cas, elles sont portées à la connaissance des autorités ayant délivré l’autorisation des établissements ou services regroupés.

Dans le cadre des travaux préparatoires à la mise en œuvre des dispositions de la loi « HPST » du 21 juillet 2009, la caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (CNSA) a été chargée par le Conseil national de pilotage des agences régionales de santé, en lien avec la direction générale de la cohésion sociale, de conduire un projet pilote permettant de préciser les conditions de mise en œuvre de la réforme de la procédure d’autorisation des établissements sociaux et médico-sociaux. A partir des expérimentations menées dans les régions Bourgogne, Centre et Pays-de-la-Loire au second semestre 2009 (5), des recommandations opérationnelles ont été dégagées pour conduire la nouvelle procédure d’autorisation par appel à projet. Elles sont regroupées dans un guide méthodologique qui présente, exemples à l’appui, les différentes étapes de la procédure et leurs principales caractéristiques (objectifs, déroulement, acteurs…). Avant tout établi pour le secteur médico-social, le guide peut être utilisé pour les autres domaines de compétences de l’action sociale. Un des objectifs de ce guide est, au-delà des prescriptions réglementaires, d’assurer l’harmonisation de la procédure d’une région et d’un département à l’autre, a indiqué le directeur de la CNSA.

Le dialogue entre les candidats et les autorités compétentes au cours de la procédure d’appel à projet doit respecter le principe de l’égalité entre les candidats, rappelle le guide. « Compte tenu du contexte, il n’est évidemment pas possible de limiter les relations entre les acteurs d’un secteur amenés à se cotoyer dans de nombreuses situations et pour diverses raisons. » Aussi est-il suggéré de veiller à la qualité du dialogue lors des phases d’élaboration des schémas et des programmes et de « s’en remettre à l’obligation de servir l’intérêt général des équipes des autorités compétentes pour ce qui est de la nature et du contenu des échanges avec les candidats dans les autres situations ».

La phase de planification des appels à projets marque le début de la procédure, indique encore le guide. Elle peut être engagée par les autorités délivrant l’autorisation dès la disponibilité des crédits. Parmi les « aspects clés à retenir », il est recommandé de « prendre en compte les agendas des différentes autorités compétentes dans la phase de planification », d’annoncer en année N des appels à projets pour une ouverture en année N, N + 1 et N + 2 pour avoir une visibilité pluriannuelle ou encore de tenir compte des remarques des institutions sociales ou médico-sociales sur le calendrier prévisionnel. Le délai de réalisation du cahier des charges peut-être estimé entre 2 et 6 semaines selon le besoin en expertise technique et la longueur du circuit de validation, indique le guide. C’est également lors de cette phase que doit être produite une grille de notation ou d’évaluation, tenant compte des spécificités du cahier des charges (critères retenus et leur pondération, éléments réglementaires spécifiques…). Le guide estime par ailleurs que, de la réception des dossiers par les instructeurs à la séance de la commission de sélection d’appel à projet, « un délai raisonnable peut s’établir entre 3 et 6 semaines selon le volume de réponses et le besoin d’avis d’experts ».

Le dossier de candidature du candidat à un appel à projet doit comporter l’état descriptif des principales caractéristiques du projet, dont le contenu minimal, fixé par un arrêté du 30 août, comporte quatre parties : un dossier relatif à la qualité de la prise en charge, un dossier relatif aux personnels, un dossier relatif aux exigences architecturales et un dossier financier.

Le dossier relatif aux démarches et aux procédures propres à garantir la qualité de la prise en charge comprend :

 un avant-projet du projet d’établissement ou de service ;

 l’énoncé des dispositions propres à garantir les droits des usagers ainsi que, le cas échéant, les solutions envisagées pour garantir le droit à une vie familiale des personnes accueillies ou accompagnées, et, lorsque la demande d’autorisation concerne un service mandataire judiciaire à la protection des majeurs, l’énoncé des dispositions qui sont spécifiques à ces services propres à garantir les droits des usagers ;

 la méthode d’évaluation interne prévue ou le résultat des évaluations faites dans le cas d’une extension ou d’une transformation ;

 le cas échéant, les modalités de coopération envisagées (convention de coopération, groupement de coopération sociale ou médico-sociale…).

Le dossier relatif aux personnels comprend :

 une répartition prévisionnelle des effectifs par type de qualification ;

 si la demande d’autorisation concerne un service mandataire judiciaire à la protection des majeurs ou un service délégué aux prestations familiales, les méthodes de recrutement suivies permettant de se conformer aux conditions de moralité, d’âge, de formation et d’expérience professionnelle et les règles internes fixées pour le contrôle des personnes qui ont reçu délégation des représentants du service pour assurer la mise en œuvre des mesures de protection des majeurs ou des mesures judiciaires d’aide à la gestion du budget familial.

Selon la nature de la prise en charge ou en tant que de besoin, le descriptif des principales caractéristiques du projet doit également comporter un dossier relatif aux exigences architecturales qui comprend :

 une note sur le projet architectural décrivant avec précision l’implantation, la surface et la nature des locaux en fonction de leur finalité et du public accueilli ou accompagné ;

 en cas de construction nouvelle, des plans prévisionnels qui peuvent, conformément à la réglementation qui leur est applicable, ne pas être au moment de l’appel à projet obligatoirement réalisés par un architecte.

Enfin, le dossier financier comporte :

 les comptes annuels consolidés de l’organisme gestionnaire lorsqu’ils sont obligatoires ;

 le programme d’investissement prévisionnel précisant la nature des opérations, leurs coûts, leurs modes de financement et un planning de réalisation ;

 en cas d’extension ou de transformation d’un établissement ou d’un service existant, le bilan comptable de cet établissement ou service ;

 les incidences du plan de financement sur le budget d’exploitation de l’établissement ou du service ;

 le cas échéant, les incidences sur les dépenses restant à la charge des personnes accueillies ou accompagnées ;

 le budget prévisionnel en année pleine de l’établissement ou du service pour sa première année de fonctionnement.

Les modèles des documents relatifs au bilan financier, au plan de financement et au budget d’exploitation seront établis par arrêté.

A noter : les prescriptions fixées par l’arrêté du 30 août sont des prescriptions minimales. D’autres informations peuvent être demandées aux candidats par les décideurs publics, ce que confirme le guide méthodologique de la procédure d’appel à projet. Ainsi, indique le guide, « des informations peuvent être demandées au candidat au-delà des aspects réglementaires ». Ils portent en particulier sur le modèle de gouvernance (organigramme, instances, dépendance vis-à-vis d’un siège, structuration de ce siège, nombre et diversité des établissements et services gérés). Etant encore précisé que le pilotage interne des activités et des ressources doit être garanti (document unique de délégation) et que l’articulation du projet avec son environnement est un élément essentiel.

Sur le guide méthodologique de la procédure d’appel à projet, voir encadré page 44.