Les modalités de recours au bilan de compétences et les conditions de sa conduite pour les agents de l'Etat sont fixées par arrêté. Rappelons que son bénéfice peut être accordé, dans la limite des crédits disponibles, aux fonctionnaires ayant accompli dix ans de services effectifs, afin de leur permettre d'effectuer une mobilité fonctionnelle ou géographique (1). Peuvent également en bénéficier les agents non titulaires de l'Etat et de ses établissements publics, ainsi que les ouvriers des établissements industriels de l'Etat affiliés au régime des pensions (2). Il permet aux agents concernés « d'analyser leurs compétences professionnelles et personnelles, ainsi que leurs aptitudes et leurs motivations ». Il sert à « définir un projet professionnel et, le cas échéant, un projet de formation », précise l'arrêté.
Le bilan de compétences peut être réalisé à la demande de l'agent ou de l'administration. La demande de bilan d'un agent (ou sa proposition par l'administration) est notamment formulée à l'occasion de l'entretien annuel de formation de l'agent, dans le cadre de son évaluation annuelle ou encore au titre d'un bilan de carrière. L'administration doit répondre à la demande de l'agent dans un délai de deux mois suivant la date de la demande. Sa réponse doit être écrite et motivée en cas de refus. L'administration prend en charge l'ensemble des frais liés à la réalisation du bilan.
Un congé pour bilan de compétences est accordé à l'agent par l'administration qui a accepté la demande de bilan. Sur justificatif, ce congé est également accordé à l'agent qui prépare ou réalise un bilan de compétences non pris en charge par l'administration.
Le bilan de compétences est réalisé après conclusion d'une convention tripartite entre l'agent bénéficiaire, l'administration et l'organisme prestataire du bilan. Cette convention doit mentionner les principales obligations respectives des signataires.
Les organismes chargés de la réalisation des bilans de compétences, qu'ils soient internes à l'administration ou extérieurs, sont tenus d'utiliser « des méthodes et des techniques fiables mises en oeuvre par des personnels qualifiés et de proposer des prestations conformes » à celles prévues dans le secteur privé.
Tout bilan de compétences comprend :
une phase préliminaire visant à confirmer l'engagement de l'agent dans sa démarche, à définir et à analyser la nature de ses besoins et à l'informer des conditions de déroulement du bilan de compétences ainsi que des méthodes et techniques utilisées ;
une phase d'investigation permettant au bénéficiaire d'analyser ses motivations et ses intérêts professionnels et personnels, d'identifier ses compétences et aptitudes professionnelles et personnelles et, le cas échéant, d'évaluer ses connaissances générales, et de déterminer ses possibilités d'évolution professionnelle ;
une phase de conclusions qui, par la voie d'entretiens personnalisés, permet au bénéficiaire de prendre connaissance des résultats détaillés de la phase d'investigation, de recenser les facteurs susceptibles de favoriser ou non la réalisation d'un projet professionnel et, le cas échéant, d'un projet de formation, et de prévoir les principales étapes de la mise en oeuvre du projet. Cette phase de conclusions se termine par la présentation au bénéficiaire des résultats détaillés du bilan et d'un document de synthèse. Ce dernier document, établi par l'organisme prestataire et « sous sa seule responsabilité », est soumis à l'agent pour d'éventuelles observations. Il est communicable au service chargé des ressources humaines de l'administration d'emploi de l'agent, sauf si celui-ci s'y oppose expressément.
« Tous les résultats du bilan de compétences appartiennent à l'agent ». Les documents élaborés pour le bilan de compétences sont aussitôt détruits par l'organisme prestataire, sauf demande écrite du bénéficiaire fondée sur la nécessité d'un suivi de sa situation. Dans cette dernière hypothèse, ces documents ne pourront être conservés plus de un an.
Au terme du bilan de compétences, le bénéficiaire doit présenter à son chef de service une attestation de fréquentation effective délivrée par l'organisme prestataire.