La convention de stage peut-elle prévoir le versement d'une gratification unique en fin de stage couvrant toute la période ? Dans ce cas, l'exonération peut-elle être calculée en faisant la somme des durées de présence mensuelle prévues par la convention de stage ? Quel est le régime social d'une gratification non prévue par la convention ?... : dans une nouvelle circulaire (1), l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale (ACOSS) répond aux nombreuses questions soulevées à l'occasion de la mise en oeuvre de la réforme des règles relatives aux stagiaires, réforme qui découle de la loi du 31 mars 2006 sur l'égalité des chances (2). Elle précise par ailleurs les modalités d'application du décret du 31 janvier 2008 relatif à la gratification et au suivi des stages en entreprise (3), qui complète celui du 29 août 2006 pris sur le fondement de la loi « égalité des chances » (4).
Pour tous les stages de plus de trois mois (5), rappelle l'ACOSS, l'employeur est tenu de verser mensuellement au stagiaire une gratification - qui n'a pas le caractère d'un salaire - dont le montant est fixé par convention de branche, accord professionnel ou, à défaut, par décret. Cette gratification est due à compter du premier jour du premier mois de stage et bénéficie d'une franchise de cotisations et de contributions sociales égale, en 2009, à 398,13 € par mois pour une durée de présence du stagiaire égale à la durée légale du travail (151,67 heures) (6).
Pour les stages de moins de trois mois, l'employeur n'a aucune obligation de verser une gratification au stagiaire, mais peut décider au dernier moment d'en attribuer une. Dans ce cas, la gratification peut être versée en une seule fois et rapportée à la durée du stage pour l'appréciation du seuil de la franchise de cotisations sociales. En revanche, si la gratification est prévue dans la convention de stage - et même si elle n'est pas obligatoire -, elle doit être versée mensuellement. Toute somme versée en sus, à la fin du stage, devra alors être prise en compte au titre du mois au cours duquel elle est versée. Pour les stages inférieurs à trois mois et qui se prolongent au-delà, l'employeur doit verser la gratification dès la fin du 3e mois et rapporter son montant à la période écoulée pour apprécier le montant de la franchise.
Par ailleurs, le décret du 31 janvier 2008 est applicable aux conventions de stage signées depuis le 2 février 2008. Pour celles paraphées antérieurement, le montant de la gratification obligatoire prévu à la convention continue à s'appliquer jusqu'à la fin du stage. En revanche, pour un stage inférieur à trois mois ne prévoyant pas de gratification obligatoire mais qui, du fait d'un avenant à la convention, est porté à plus de trois mois, il convient de considérer que, en l'absence de convention collective ou d'accord de branche, le montant de la gratification fixé par décret est applicable dès le premier mois. Pour les conventions conclues depuis le 2 février 2008, l'entreprise a l'obligation d'établir et de tenir à jour la liste des conventions qu'elle a conclues, rappelle l'ACOSS, qui recommande aux employeurs de lister également celles en cours à cette date.
Tous les stages, obligatoires ou non, bénéficient de la franchise de cotisations et contributions sociales. Pour le calcul de cette franchise, l'administration précise que la durée de présence prise en compte n'est pas plafonnée à la durée légale du travail (35 heures par semaine). La franchise de cotisation peut donc être supérieure au montant de celle retenue pour une durée de stage égale à 151,67 heures. Lorsque la durée de présence mentionnée dans la convention correspond à une durée moyenne lissée sur la période de stage, l'employeur doit s'y tenir et ne peut alterner un montant de franchise déterminé pour un mois en lissant la durée du travail et le mois suivant par rapport aux heures réelles. Par ailleurs, en cas d'entrée ou de sortie du stagiaire en cours de mois, l'exonération est proratisée sur une base en trentièmes. En cas d'absence du stagiaire en cours du stage (maladie, fermeture collective de l'établissement, etc.), elle ne doit être proratisée que si le montant de la gratification est lui-même proratisé.
(1) Sur les premières précisions de l'administration, voir ASH n° 2504 du 20-04-07, p. 13.
(5) La durée de trois mois s'entend d'une durée calendaire, peu importe le nombre d'heures effectuées dans le mois par le stagiaire.
(6) Les sommes versées aux stagiaires ne donnent en effet pas lieu à assujettissement dans la limite de 12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale par heure de stage effectuée.