Le ministère de l'Immigration, de l'Intégration, de l'Identité nationale et du Codéveloppement détaille, dans une circulaire, les procédures de vérification de l'existence des autorisations de travail préalablement à l'embauche d'un étranger ou à son inscription à l'ANPE. Des procédures visant à « lutter de manière préventive contre l'emploi d'étrangers sans titre » et applicables depuis le 1er juillet 2007, date d'entrée en vigueur du décret d'application de la loi du 24 juillet 2006 relative à l'immigration et à l'intégration consacré aux nouvelles règles en la matière (1).
Depuis cette date, l'employeur qui prévoit d'embaucher un salarié étranger doit saisir par courrier le préfet au moins deux jours ouvrables avant la date d'effet de l'embauche et joindre à son courrier la copie du titre de séjour valant autorisation de travail ou de l'autorisation de travail lorsque celle-ci figure sur un document distinct du titre de séjour. « Aucun formulaire spécifique n'est prévu pour le courrier adressé au préfet par l'employeur, qui devra comporter les principaux éléments d'état-civil et de domiciliation de l'employeur et de l'étranger, ainsi que la date d'embauche prévue », indique le ministère. « L'essentiel, pour la préfecture, est de recevoir en pièce jointe au courrier la copie du titre valant autorisation de travail, afin d'en vérifier l'existence. » Deux modes d'envoi du courrier - « et deux seulement », insiste le ministère - sont possibles : par la voie électronique ou par la voie postale (lettre datée, signée et recommandée avec demande d'avis de réception).
La préfecture doit ensuite s'assurer de l'existence du document valant autorisation de travail qui lui est adressé et peut demander à l'étranger la production de l'original. Les vérifications doivent toutefois être faites dans des délais très courts : une fois passé un laps de temps de deux jours ouvrables à compter de la réception de la demande par le préfet, l'employeur peut procéder à cette embauche s'il n'a pas obtenu de réponse de l'administration (par courrier avec avis de réception, fax ou courrier électronique). L'obligation qui pèse sur l'employeur est alors réputée accomplie, « ce qui interdira de le mettre en cause ultérieurement pour l'emploi d'étrangers sans titre ».
L'obligation de déclaration préalable par l'employeur ne s'applique toutefois pas lorsque l'étranger concerné est inscrit comme demandeur d'emploi à l'ANPE. « Il suffit dans ce cas que l'étranger présente à son employeur un justificatif d'inscription sur la liste des demandeurs d'emploi délivré par l'agence. « Cette dérogation s'explique par l'obligation de vérification préalable des autorisations de travail incombant à l'ANPE avant toute inscription sur cette liste d'un étranger », indique le ministère. Plus précisément, l'agence doit, en premier lieu, s'assurer que l'intéressé est en possession d'un document attestant de la régularité du séjour. Par ailleurs, elle doit adresser à la préfecture une copie du titre de séjour de l'étranger qui sollicite son inscription à l'ANPE, cette deuxième formalité devant être accomplie « systématiquement » et « non simplement en cas de doute », insiste le ministère. En retour, la préfecture dispose d'un délai de deux jours ouvrables pour notifier à l'agence le résultat de ses vérifications, selon des modalités analogues à celles concernant les employeurs.
Autre cas particulier abordé par la circulaire : la déclaration préalable à l'embauche d'un étudiant. La loi du 24 juillet 2006 a supprimé l'obligation de détenir une autorisation provisoire de travail pour les étrangers titulaires d'une carte de séjour temporaire portant la mention « étudiant ». En contrepartie, l'employeur doit effectuer une déclaration d'emploi auprès de la préfecture qui a délivré le titre de séjour, deux jours ouvrables avant la date d'embauche. Effectuée par la voie postale ou électronique, avec copie du titre de séjour, elle vaut pour l'employeur accomplissement de l'obligation de vérification de l'existence du titre de séjour auprès de la préfecture. Cette formalité, explique le ministère, a notamment pour but de s'assurer du respect de la durée maximum de travail prévue pour un étudiant par la législation, à savoir 964 heures de travail par an, soit 60 % de la durée légale de 1 607 heures. Cette durée commence à courir à compter de la délivrance du titre de séjour. La circulaire rappelle, au passage, que le non-respect de ce plafond annuel par l'étudiant autorise l'administration à lui retirer sa carte de séjour.