Afin de réaliser ses missions, la maison départementale des personnes handicapées (MDPH) met en oeuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel, dénommé « système de gestion et d'information », dont le régime juridique est fixé par un décret. Sa finalité, les données concernées, leurs modalités de communication et de conservation sont précisées.
Le traitement automatisé, placé sous la responsabilité du directeur de la MDPH, doit notamment permettre : le suivi de l'accueil des personnes qui s'adressent aux services de la MDPH, l'instruction des demandes de prestation ou d'orientation, le suivi des parcours individuels (notamment en matière d'orientation scolaire et professionnelle), la gestion des travaux de l'équipe pluridisciplinaire qui procède à l'évaluation de la situation et des besoins de compensation de la personne handicapée, l'organisation et le suivi des travaux de la commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées (CDAPH), la notification et le suivi de la mise en oeuvre des décisions de cette commission, ainsi que le suivi des suites réservées aux orientations par les établissements ou services médico-sociaux.
Il a également pour objet la production de statistiques nécessaires au suivi des politiques du handicap et à l'élaboration et à la mise en oeuvre du schéma départemental, ainsi que leur transmission à la caisse nationale de solidarité pour l'autonomie et au ministre chargé des personnes handicapées. Les données transmises à cette fin comportent un identifiant garantissant l'anonymat établi par un codage informatique irréversible.
Sont enregistrées les informations relatives à :
la personne handicapée. Il s'agit notamment de son identité (nom et prénoms, date et lieu de naissance, nationalité...), de la nature du diagnostic médical, des déficiences et des limitations d'activité, du régime de protection juridique, de sa situation familiale, de l'existence d'aidants familiaux, de son niveau de formation, de sa situation professionnelle et, enfin, dans le cas où la demande porte sur l'allocation d'éducation de l'enfant handicapé, l'allocation aux adultes handicapés (AAH) ou la prestation de compensation, les ressources prises en compte pour leur attribution ;
son représentant légal lorsque la personne handicapée est un mineur ou un majeur protégé ;
la nature des demandes et la suite qui leur est donnée, notamment les dates des différentes étapes de l'instruction et de l'examen de la demande par la CDAPH, la composition de l'équipe pluridisciplinaire, les résultats de l'évaluation de l'incapacité permanente et des besoins de compensation de la personne handicapée, le contenu du plan personnalisé de compensation du handicap, la nature, la durée de validité et le contenu des décisions rendues par la CDAPH et, le cas échéant, les dates et la nature des recours et la suite qui leur est donnée ;
l'équipe pluridisciplinaire, aux agents d'instruction et aux membres de la CDAPH.
Peuvent accéder au traitement de données :
pour les informations non médicales, les agents de la MDPH individuellement désignés et habilités par le directeur dans la limite de leurs attributions (1) ;
pour l'ensemble des informations, y compris à caractère médical, les médecins de l'équipe pluridisciplinaire et les personnes qu'ils ont individuellement désignées et habilitées.
En outre, sont destinataires des informations strictement nécessaires à l'exercice de leur mission les personnels des administrations et organismes intervenant dans la gestion de la prise en charge du handicap, désignés et habilités par l'autorité responsable de ces administrations et organismes, à savoir :
les agents du département pour le paiement de la prestation de compensation, de l'allocation compensatrice pour tierce personne, des aides sociales légales et pour la prise en charge des frais liés aux transports scolaires (2) ;
les agents de la caisse d'allocations familiales, pour le paiement de l'allocation d'éducation de l'enfant handicapé et de l'AAH ;
les agents des organismes d'assurance maladie, pour la prise en charge de l'accueil et des soins dans les établissements sociaux et médico-sociaux ;
les agents des services départementaux de l'Education nationale, pour la mise en oeuvre des décisions relatives à la scolarisation des jeunes handicapés ;
les agents de la direction départementale du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle, de l'ANPE, des organismes en charge du service public de l'emploi et de ceux spécialisés dans l'accompagnement et le placement des travailleurs handicapés, pour la mise en oeuvre des décisions d'orientation professionnelle ;
les agents des établissements et services médico-sociaux accueillant des personnes handicapées ;
les agents des services du payeur départemental, pour la mise en oeuvre des paiements effectués dans le cadre du fonds départemental de compensation ;
les agents des organismes assurant des services d'évaluation et d'accompagnement des besoins des personnes handicapées avec lesquels la MDPH a passé une convention (3).
La durée maximale de conservation des données relatives à la personne handicapée et, s'il y a lieu, à son représentant légal, est de cinq ans à compter de la date d'expiration de validité de la dernière décision intervenue. Les informations concernant les personnels de l'équipe pluridisciplinaire et les personnels d'instruction ne peuvent être conservées au-delà de leur présence au sein de la maison départementale ou de l'équipe, et celles concernant les membres de la CDAPH au-delà de la durée de leur mandat. Passé ces périodes, les informations sorties du système de traitement sont archivées sur un support distinct et peuvent être conservées dix ans dans des conditions de sécurité équivalentes à celles des autres données enregistrées dans le traitement. Enfin, les règles que la MDPH doit mettre en oeuvre pour assurer la protection de ce traitement automatisé et son accès aux seules personnes habilitées sont détaillées.
(1) Ainsi que les agents de la maison départementale dont dépend la nouvelle résidence de la personne handicapée qui a déposé une demande en cas de déménagement ou obtenu une décision favorable.
(2) En Ile-de-France, les agents du Syndicat des transports d'Ile-de-France pour la prise en charge des frais liés aux transports scolaires et universitaires.
(3) Lorsque l'accueil des personnes, la gestion des données et l'évaluation des personnes handicapées sont confiés par la MDPH à l'un de ces organismes, la convention doit définir les opérations que celui-ci est autorisé à réaliser à partir des données à caractère personnel auxquelles il a accès, ainsi que les engagements qu'il prend pour garantir leur sécurité et leur confidentialité, en particulier l'interdiction d'utiliser les données à d'autres fins que celles indiquées par la convention.