En application de l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale (1), les frais de séjour et de déplacement exposés par les salariés à l'occasion de leur participation à des actions de formation professionnelle et remboursés par l'employeur ne constituent plus des frais professionnels mais relèvent de la catégorie des frais d'entreprise.
Ils sont donc exclus de l'assiette des cotisations de sécurité sociale, à condition toutefois, précise l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale, que l'employeur produise « le plan de formation ou les documents attestant que la formation répond à une obligation légale ou conventionnelle et les factures des dépenses réelles (factures d'hôtel et/ou de restaurant) » .
Lorsque les frais de séjour et de déplacement sont remboursés sur la base de montants forfaitaires fixés par un accord ou une convention collective , cette règle est assouplie. Dans ce cas, l'employeur n'a pas à fournir les justificatifs des frais engagés par les salariés, signale l'administration.
(1) Voir ASH n° 2292 du 3-01-03.