Les établissements assurant l'hébergement des personnes âgées dépendantes (EHPAD) ayant un GIR moyen pondéré supérieur à 300 ne peuvent accueillir des personnes âgées remplissant les conditions de perte d'autonomie que s'ils ont passé une convention pluriannuelle avec le président du conseil général et l'autorité compétente de l'Etat, après avis des organismes nationaux d'assurance maladie et des représentants des présidents de conseils généraux. L'établissement signataire de cette convention doit respecter un cahier des charges dont le contenu, défini en 1999, est aujourd'hui modifié par arrêté.
Il s'agit en premier lieu de procéder à un toilettage pour tenir compte de la loi du 2 janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale, et notamment des nouveaux outils mis à la disposition des usagers. Le terme « règlement de fonctionnement » est ainsi substitué à celui de « règlement intérieur » et celui de « projet d'établissement » à celui de « projet institutionnel ».
Au-delà, l'accent est mis plus précisément sur l'accessibilité. Ainsi, selon le cahier des charges « un bon agencement des locaux et l'adaptation de leurs équipements [contribuant] à faciliter le repérage et la bonne circulation des résidents et [permettant] ainsi de prolonger le plus longtemps possible leurs capacités d'autonomie. Par ailleurs, l'accessibilité du quartier et des abords immédiats de l'établissement permet également d'apporter aux résidents comme à leur entourage l'exercice d'activités adaptées dans un cadre sécurisé. »
De même, pour tenir compte de certaines tragédies récentes, un paragraphe est introduit sur la sécurité en cas d'incendie.
Surtout, tirant les enseignements de la canicule de 2003, le cahier des charges comprend désormais des « recommandations pour rafraîchir les locaux des établissements d'accueil des personnes âgées », l'ambition étant que toutes ces structures disposent d'une pièce rafraîchie. Compte tenu du risque, qui peut être différent selon les régions et les situations locales, l'objectif à atteindre pour chaque établissement consiste, selon le cahier des charges, en l'installation d'une « zone de repli ou d'un espace d'accueil » et en la réalisation d'un bilan thermique et d'une étude permettant d'apprécier la nécessité et les modalités d'une climatisation plus poussée. Les structures concernées ont jusqu'au 22 novembre 2004 pour satisfaire à ces recommandations. Toujours dans ce cadre, une nouvelle annexe à ce cahier des charges est insérée reprenant les préconisations de l'Agence française de sécurité sanitaire environnementale par rapport au bâtiment, au choix du système de climatisation, à l'utilisation et à la maintenance des équipements, aux populations, aux effets sur la santé...