Une circulaire de Jean-François Mattei, alors ministre de la Santé, demande aux agences régionales de l'hospitalisation (ARH) et aux directions départementales des affaires sanitaires et sociales (DDASS) de planifier, pour chaque région, les fermetures de lits dans les établissements hospitaliers et médico-sociaux, pour la période de juin à septembre 2004. Et diffuse des consignes pour mieux organiser l'activité hospitalière durant cette période de congé.
En effet, afin d'éviter la catastrophe de la canicule de l'été 2003, les ARH et les DDASS doivent définir « une stratégie d'organisation régionale », se concerter et anticiper les fermetures de lits « afin de garantir la continuité du système de soins ». Selon la circulaire, une attention toute particulière devant être portée aux personnes âgées, « il est recommandé de maintenir au maximum les capacités d'hospitalisation de soins de suite et de réadaptation et de renforcer les partenariats habituels avec les services de gérontologie ».
Les prévisions de fermetures de lits devront parvenir à l'administration centrale d'ici le 17 mai. De plus, pour parer à toute difficulté éventuelle, chaque deuxième semaine du mois de la période de référence, une synthèse des fermetures réalisées au cours du mois écoulé devra lui être communiquée. En cas de crise, cette remontée d'informations « sera accélérée afin que la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins puisse agir au plus vite ».