Près de 14 années auront été nécessaires pour que paraisse un arrêté consacré aux règles d'organisation des transferts temporaires d'établissements sociaux et médico-sociaux pour enfants et adolescents handicapés. Signé par le ministre de la Santé, de la Famille et des Personnes handicapées, le ministre de la Jeunesse, de l'Education nationale et de la Recherche, le ministre des Sports et la secrétaire d'Etat aux personnes handicapées, ce document a été pris en application du décret du 27 octobre 1989 (annexe XXIV modifiée, article 7) fixant les conditions techniques d'autorisation des établissements et services prenant en charge les enfants ou adolescents handicapés ou inadaptés.
Cet arrêté du 26 mars 2003, très attendu par le secteur, détermine les responsabilités du directeur d'établissement qui, jusqu'à présent, n'étaient pas clairement définies. Il est complété par une circulaire, en date du même jour, qui resitue le rôle de chaque intervenant dans le cadre du transfert. Ainsi, la responsabilité du directeur d'établissement, tant en ce qui concerne l'organisation du transfert que son déroulement, est désormais bien identifiée. Les familles sont également associées. L'administration n'est pas non plus en reste puisqu'une mission de contrôle est effectivement dévolue au préfet. Toutefois, la donne a été modifiée et son pouvoir d'autorisation a été supprimé afin de réaffirmer la place du directeur. D'ailleurs, la circulaire du 18 décembre 1980 relative aux transferts temporaires dans les établissements ou services pour enfants et adolescents handicapés et inadaptés, qui accordait une place majeure à l'administration, est abrogée.
Le dossier présenté ci-après s'inspire très largement de l'arrêté et de la circulaire. Etant précisé que les passages entre guillemets sont extraits de la circulaire.
L'arrêté définit les transferts temporaires comme des séjours, d'une durée supérieure à 48 heures, organisés pour les enfants pendant les périodes de scolarité ou pendant les vacances scolaires hors des murs de l'établissement. Ces séjours peuvent concerner un établissement entier, une section d'établissement ou un service (services d'éducation spéciale et de soins à domicile par exemple). Ils s'inscrivent dans le cadre du projet éducatif, pédagogique et thérapeutique global de l'établissement ou du service et du projet individuel des enfants qui en bénéficient.
Ils font à ce titre, indique la circulaire, « l'objet d'une préparation avec les enfants et leurs parents et d'une évaluation. Tout en se situant dans la continuité de la prise en charge, ils sont l'occasion dans un milieu et un environnement nouveau, à travers des activités différentes, de créer une rupture dans un mode de relation établi. En permettant une approche différente de l'enfant, ils sont de nature à faire évoluer le travail pédagogique, éducatif ou thérapeutique. Ils sont ainsi susceptibles de faire évoluer l'enfant vers une plus grande socialisation et une plus grande autonomie.
En tout état de cause, le transfert est un élément constitutif de la prise en charge thérapeutique de l'enfant.
Il fait l'objet d'une présentation dans la préparation du budget prévisionnel de l'établissement ou du service. »
Décret n° 89-798 du 27 octobre 1989 relatif aux annexes XXIV, XXIV bis, XXIV ter, J.O. du 31-10-89.
Arrêté du 26 mars 2003, J.O. du 16-04-03.
Circulaire DGS/PS3/DAS n° 99-320 du 4 juin 1999, B.O.M.E. S. n° 99/25 du 10-07-99.
Circulaire DGAS/3 C/MEN/DES/MS/DS n° 2003-149 du 26 mars 2003, B.O.M.A. S.T.S. n° 2003-15 du 26-04-03.
L'arrêté indique que le directeur de l'établissement ou du service est chargé de l'organisation du transfert. Il reste responsable des enfants, des conditions de leur transport, de leur accueil matériel, de leur sécurité, de leur encadrement et des activités réalisées lors de ce transfert.
Il est chargé de soumettre le projet au conseil de la vie sociale.
« Le transfert est discuté et élaboré par toute l'équipe en associant les enfants et leurs parents qui sont partie prenante dans la démarche. Le directeur, avec ses collaborateurs, et sous sa responsabilité, décide du nombre d'enfants concernés, du lieu du transfert, de la durée du transfert, du mode de transport, de l'encadrement, des activités prévues sur place au regard des possibilités offertes par le lieu d'accueil. »
Le directeur, en qualité de responsable du bon déroulement du transfert, doit, stipule l'arrêté, réunir les avis et les renseignements concernant le lieu d'accueil en matière de sécurité, d'hygiène, de confort et d'adaptation aux handicaps de l'enfant. Pour cela, il fait appel à toute source d'information lui permettant d'avoir une connaissance complète et actualisée des lieux et des conditions d'accueil, y compris en effectuant un déplacement sur les lieux si nécessaire.
Le lieu retenu doit favoriser l'approche d'un nouvel environnement pour les enfants, indique la circulaire. Il doit être en cohérence avec les objectifs du projet d'établissement ou du service.
Le transfert peut intervenir dans un autre établissement médico-social, dans un centre de vacances, un gîte, un camping ou un hôtel, mais aussi dans un lieu privé non réglementé pour recevoir du public.
Le directeur doit s'assurer de l'agrément de l'établissement d'accueil, de sa validité (date), du respect de toutes les conditions de sécurité. Sur ce point, il doit se procurer le procès-verbal de la dernière commission de sécurité. A ce titre, la date et les avis sont importants, de même que l'arrêté du maire consécutif à la visite, explique la circulaire. Il appartient au directeur d'exiger une description très précise des locaux :
nombre de lits par chambre ;
disposition des chambres permettant de séparer garçons et filles en cas de transferts mixtes ;
chambres distinctes pour les accompagnants et permettant une surveillance ;
existence de pièces communes de vie ;
sanitaires en nombre suffisant ;
services de restauration existants ou possibilité de faire la cuisine dans des conditions d'hygiène réglementaires.
« Il recherche toute information possible disponible tant auprès de l'association ou de la collectivité gestionnaire, d'autres associations, d'autres directeurs d'établissements, des administrations départementales. Il peut prévoir utilement une visite sur place ou la confier à un collaborateur pour s'assurer de la conformité des lieux aux besoins et exigences des enfants concernés mais aussi afin de mieux prévoir l'installation et l'organisation matérielle sur place. Ce collaborateur peut être le chef du service éducatif par exemple, éventuellement accompagné d'un parent si c'est possible.
Dans le cas particulier d'échange entre établissements, il est conseillé de recourir à un accord formalisé entre les deux établissements sur les conditions de l'échange et qui donnera toutes précisions sur les lieux d'accueil. Dans ce cadre, il peut être envisagé que certains personnels de l'établissement restent sur place et s'occupent des enfants accueillis. Le transfert ne peut cependant être envisagé avec les seuls personnels de l'établissement d'accueil, il reste indispensable que l'équipe pédagogique, éducative et soignante ou à tout le moins la majorité de celle encadrant les enfants tout au long de l'année participe au transfert et se déplace avec eux. »
Selon la circulaire, le directeur doit se procurer le dernier procès-verbal de la commission locale de sécurité et s'informer de la périodicité prévue réglementairement pour ces avis. Il peut aussi contacter les services déconcentrés concernés afin de s'assurer qu'ils n'ont pas eu connaissance de défaillances dans les conditions d'accueil, étant précisé que les maisons familiales de vacances relèvent des directions départementales des affaires sanitaires et sociales, les centres de vacances de la direction départementale de la jeunesse et des sports et les campings et les gîtes des services du tourisme de la direction régionale du tourisme.
Toutes les autres investigations décrites pour les transferts dans des établissements doivent aussi être effectuées. Et les déplacements sur place sont vivement recommandés.
Les transferts peuvent s'effectuer dans d'autres types d'hébergement, notamment lorsqu'ils ne concernent qu'un petit groupe d'enfants. Dans ce cas, explique l'administration, le directeur doit être encore plus attentif aux conditions de l'accueil et il doit réellement être en mesure de bien les apprécier, en engageant notamment toutes les démarches indiquées pour les autres lieux de transfert, afin de bien s'informer. Des visites sur place sont aussi particulièrement recommandées.
« Le directeur se renseigne sur le plan de sécurité existant ou il l'établit avec les services de sécurité, il formalise les procédures d'évacuation. »
L'arrêté prévoit que le directeur organise les transports dans un souci d'assurer le confort et la sécurité des enfants.
« Plusieurs formes de transports peuvent être utilisées. Il est toujours recommandé de retenir le moyen de transport qui présente le plus de sécurité. Le directeur doit être attentif au confort des enfants et notamment prendre en compte la durée des trajets.
Il doit prévoir le nombre d'accompagnants nécessaires pour assurer la sécurité et le confort des enfants.
Si le directeur fait appel à un transporteur routier, il doit s'adresser à une entreprise inscrite au registre préfectoral des sociétés de transport autorisées à exercer des services de transport occasionnels. Il doit s'assurer de l'adéquation du véhicule avec le nombre d'enfants transportés et leur handicap.
Si le directeur assure le transport avec les véhicules de l'établissement, il doit prendre également des précautions : contrôle des véhicules, conformité du ou des véhicules (contrôle de la fixation des fauteuils roulants...) avec la durée du trajet, nombre de conducteurs suffisants pour le temps de conduite et de repos. »
Le directeur encadre le transfert sur le lieu du séjour. L'arrêté prévoit que, dès lors qu'il ne participe pas au transfert, il désigne, parmi les personnels, son représentant. Ce dernier le tiendra régulièrement informé du déroulement du séjour.
« L'encadrement est prioritairement assuré par l'équipe pédagogique, éducative et soignante de l'établissement », souligne l'administration. Et c'est le directeur qui, stipule l'arrêté, décide de l'effectif et de la qualification de l'équipe au regard du nombre d'enfants concernés, de la forme de l'accueil en transfert retenu, des personnels dont il pourra éventuellement disposer sur place et des activités prévues.
Il doit, en outre, s'assurer le concours, en tant que de besoin, de personnels supplémentaires nécessaires pour l'encadrement des enfants dans l'accompagnement quotidien et dans la réalisation d'activités de loisirs ou sportives. Sur ce point, la circulaire précise que, « lorsque le transfert ne concerne qu'une partie de l'établissement ou lorsque toute l'équipe d'encadrants ne participe pas au transfert ou lorsque le nombre d'encadrants n'est pas suffisant pour une prise en charge de jour et de nuit, le directeur doit s'assurer de la présence d'agents supplémentaires pour la durée du transfert. Pour le recrutement de ces agents temporaires, l'association ou le directeur (selon les statuts de l'association) doit faire preuve de la même vigilance que pour les recrutements permanents. Aussi est-il conseillé de choisir des personnes ayant un minimum de dispositions ou d'expérience pour s'occuper d'enfants handicapés. »
Certaines activités, notamment les activités sportives, nécessitent un encadrement particulier. Selon l'arrêté, le directeur de l'établissement doit veiller à recruter des personnels possédant les diplômes requis pour encadrer efficacement ces activités.
La circulaire précise, par ailleurs, que le personnel d'encadrement prend connaissance du plan de sécurité et de sa mise en œuvre.
Selon l'arrêté, le directeur est chargé de prendre toute disposition pour la distribution des médicaments. La circulaire du 26 mars 2003 précise que lorsque le transfert n'est pas accompagné par une infirmière ou un médecin, la gestion des médicaments se réfère aux dispositions de la circulaire DGS/DAS n° 99-320 du 4 juin 1999 relative à la distribution de médicaments. Cette dernière, « reprenant un avis du Conseil d'Etat sur la question, distingue :
l'aide à la prise d'un médicament prescrit qui relève d'un acte de la vie courante et qui peut être confié à toute personne chargée de l'aide aux actes de la vie courante (éducateur, animateur) suffisamment informée des doses prescrites au patient concerné et du moment de la prise de médicament (cf. ordonnances jointes au dossier) ;
du champ d'application de l'article L. 372 devenu article L. 4161-1 du code de la santé publique qui relève d'un acte professionnel, médical ou infirmier, et qui constitue un champ de restrictions liées à des modes d'administration particuliers (injection) ou à la nature du médicament prescrit (exemple d'une dose très précise de la forme administrable). Il convient de demander au médecin de l'établissement d'interpréter les prescriptions en regard de ces dispositions avant le départ en transfert afin d'éviter tout problème sur place. »
Cela signifie, ajoute la circulaire, « que d'une manière générale la présence permanente d'une infirmière qui administre les médicaments aux enfants n'est pas obligatoirement requise, sauf bien sûr s'agissant d'enfants nécessitant une présence médicale ou paramédicale constante. Les médicaments sont confiés à l'encadrant référent de l'enfant, qui se charge de lui donner les médicaments dans les conditions prescrites. »
En revanche, « lorsqu'un enfant aura une prescription qui nécessite l'intervention d'un professionnel de santé, le directeur ou son représentant devra s'assurer qu'il peut disposer en tant que de besoin des services de ce professionnel.
Il faut que les ordonnances des médecins et les médicaments soient stockés et rangés avec mention du nom des enfants dans un meuble fermé à clé et dans une pièce particulière non accessible aux enfants. Dans le cas d'un transfert dans un camping, une solution devra être trouvée pour isoler et gérer les médicaments et les rendre inaccessibles pour les enfants. »
Par ailleurs, selon l'arrêté, le directeur doit s'assurer de la présence d'un médecin à proximité et prévenir l'établissement de soins le plus proche de la présence du groupe d'enfants.
Selon la circulaire du 26 mars 2003, « les activités prévues lors du transfert, quelle que soit leur nature, s'inscrivent dans le projet de l'établissement. Elles doivent être minutieusement préparées par les encadrants avec les enfants et répondre à des objectifs précis.
Le directeur, ou son représentant sur le lieu du séjour, est le garant du respect du projet et de son bon déroulement avec l'aide de toute l'équipe. » S'agissant notamment des activités physiques et sportives, l'arrêté insiste sur le fait que le directeur doit veiller tout particulièrement à prévoir des activités compatibles avec l'état de santé des enfants.
« Lorsque le transfert est effectué en période scolaire, le volet pédagogique du projet précise les activités prévues et les modalités de leur évaluation, ceci permet de les replacer dans le cadre plus général du projet pédagogique de l'année pour le ou les groupes d'enfants concernés », indique la circulaire.
« Les loisirs de plein air, les activités physiques, culturelles et sportives sont pratiqués en vue de l'épanouissement de l'enfant, et tiennent compte également de ses possibilités.
Le directeur doit s'assurer que la réglementation en vigueur en matière d'encadrement des activités physiques et sportives et de règles de sécurité afférentes aux différentes modalités de pratique est respectée.
A cet effet, il peut se rapprocher des services départementaux du ministère des Sports, qui lui donneront les informations nécessaires sur la réglementation existante. »
Le directeur de l'établissement s'assure de l'information de l'ensemble des familles des modalités du transfert et recueille l'accord exprès des parents sur la participation de leur enfant.
« Le projet de transfert est systématiquement soumis à l'instance qui permet d'associer les enfants et leur famille au fonctionnement de l'établissement ou du service. Les familles sont sollicitées pour participer à l'élaboration du projet. Elles doivent être informées et rassurées sur les modalités de son organisation grâce à des renseignements précis sur les lieux d'accueil, les conditions de l'accueil, le transport, l'encadrement, les activités développées. Elles doivent notamment avoir été précisément informées lorsque l'accueil des enfants est prévu dans un lieu privé. Mais surtout, conformément aux termes de l'arrêté du 26 mars 2003, le directeur doit recueillir l'accord exprès des parents.
Les familles sont invitées à donner tous renseignements sur l'enfant indispensables pour le séjour, comme les traitements médicaux ou le rappel de régime alimentaire, mais aussi tous renseignements de nature à faciliter le séjour.
A l'issue du transfert, elles devront être informées de son déroulement, des incidents ayant pu survenir et de l'évaluation faite pour chaque enfant. »
« Le responsable du transfert doit pouvoir disposer sur place d'un dossier succinct sur chaque enfant. Le dossier doit notamment comporter l'indication des traitements prescrits afin que le suivi des traitements puisse être assuré pendant le séjour dans les meilleures conditions et que ceux-ci puissent être communiqués au médecin local, en cas de nécessité. Les parents des enfants ou leur responsable légal devront donner une autorisation écrite permettant d'apporter aux enfants les soins que pourrait nécessiter leur état de santé. En cas d'urgence, les dispositions appropriées, hospitalisation, intervention chirurgicale, par exemple, seront prises en tout état de cause. Dans ce cas, les parents ou le représentant légal doivent être informés le plus rapidement possible.
Le dossier comporte le cas échéant une copie de l'assurance responsabilité civile individuelle souscrite par les familles. »
La circulaire aborde également la question des assurances. Elle signale que « l'établissement est couvert par un contrat responsabilité civile, mais la compagnie d'assurance doit avoir été informée des lieux, dates, moyens de transport et participants au transfert ainsi que des activités prévues. Pour certaines activités, il est conseillé de prévoir une assurance assortie d'une assistance rapatriement, notamment pour celles se déroulant à la montagne. La compagnie d'assurance doit donner son accord à la couverture de ce risque. Il est en particulier important de vérifier le champ de couverture des risques en regard des assurances des parents. L'utilisation d'un fauteuil roulant électrique relève d'une assurance individuelle.
Le directeur doit, en outre, s'assurer que le propriétaire ou gestionnaire du lieu d'accueil a lui aussi souscrit une assurance correspondant à cette activité. »
« Le directeur doit présenter le projet dans le cadre du budget prévisionnel. Il indique, à ce stade du projet, le nombre d'enfants susceptibles d'être concernés, le type de lieu pressenti, le coût prévisionnel. »
L'arrêté dispose que le directeur élabore ensuite un dossier conforme à une fiche présentée en annexe de ce texte (1). Ce dossier de transfert est transmis aux services départementaux compétents en matière de contrôle du lieu d'implantation de l'établissement, au plus tard 2 mois avant la date du transfert. Ce délai est réduit à 8 jours dans le cas particulier des sélections faisant suite à un transfert organisé dans le cadre d'une compétition sportive.
Toujours selon l'arrêté, le dossier est transmis à titre déclaratif :
au directeur départemental des affaires sanitaires et sociales (DDASS) du département d'implantation de l'établissement ;
à la caisse régionale d'assurance maladie (service du contrôle médical) du lieu d'implantation de l'établissement ;
à l'inspecteur d'académie du département d'origine du transfert si ce dernier intervient pendant la période scolaire. Ce qui doit permettre à l'inspecteur d'examiner le volet pédagogique du transfert, souligne l'administration ;
au directeur départemental des affaires sanitaires et sociales du département d'accueil. Et ce, précise la circulaire, au moins 2 mois avant le déroulement du séjour. « La connaissance des lieux de transfert par les autorités départementales concernées 2 mois à l'avance permet au préfet d'organiser au mieux le programme annuel des inspections et visites » ;
au directeur départemental de la jeunesse et des sports (DDJS) du département d'accueil, si le lieu d'accueil est un centre de vacances et de loisirs ou si l'objet du transfert est une compétition. Cette obligation subsiste pour le directeur même si celui-ci a déjà contacté ces autorités pour s'assurer des agréments ou recevoir des renseignements.
« Depuis la publication de l'arrêté du 26 mars 2003, le préfet (DDASS) du département d'accueil ne délivre plus d'autorisation préalable, l'information qui lui est faite a valeur de déclaration qui rend possible son contrôle.
Cette déclaration est de nature à faciliter le contrôle pouvant s'exercer pendant le déroulement du séjour. Un modèle de fiche établie par le directeur d'établissement et destinée aux administrations départementales concernées figure en annexe de l'arrêté du 26 mars 2003 » (1).
Selon l'arrêté, en cas d'incidents survenus au cours du séjour, les services départementaux énumérés ci-dessus doivent être avisés par le directeur de l'établissement ou son représentant. La circulaire précise que le préfet intervient alors pour prendre toute mesure qui s'impose, ces mesures pouvant aller jusqu'à la fermeture de l'établissement.
« La mise en place systématique de fiches techniques actualisées décrivant les lieux d'accueil connus par les DDASS et les DDJS serait de nature à faciliter la procédure et les investigations des directeurs. »
Certains transferts peuvent être organisés autour de compétitions sportives. Selon la circulaire, « Le sport est une source d'épanouissement personnel, de socialisation et d'évolution vers l'autonomie que l'on a appris à reconnaître et valoriser. Le sport fait partie du projet pédagogique et éducatif et la compétition, qui est aussi un facteur d'intégration, justifie pleinement l'organisation d'un transfert autour de cet événement exceptionnel. »
Les fédérations sportives agréées par le ministère des Sports ont la responsabilité de l'organisation des compétitions, ajoute-t-elle. « Elles ont un rôle d'information sur les lieux possibles de transfert, mais cette aide, qui représente une garantie certaine, n'exonère pas pour autant le directeur d'établissement de ses responsabilités. Les fédérations assument la responsabilité des enfants compétiteurs uniquement pendant la durée des épreuves de la compétition. Le directeur d'établissement qui organise le transfert doit donc prévoir une équipe d'encadrement suffisante, celle-ci est présente en permanence dans l'accompagnement des enfants au cours des manifestations. C'est aussi le travail éducatif autour de la compétition qui donnera sa vraie signification au transfert. Ces transferts, et c'est là leur originalité, peuvent avoir des prolongements en cas de sélection pour des compétitions de niveau supérieur et cette possibilité doit être envisagée avec le projet initial et formalisée auprès des autorités départementales concernées dès que les résultats de la sélection sont connus et au plus tard dans les 8 jours qui suivent. Cette information concerne le préfet (DDASS) du lieu d'implantation de l'établissement, les autorités du lieu de déroulement des compétitions étant informées et éventuellement mobilisées par les fédérations qui organisent. »
La même attention aux conditions d'accueil que pour les autres transferts devra être portée de la part du directeur dans le cas de transferts à l'étranger, souligne la circulaire. « Dans le cas de transfert qui représente un échange entre établissements, une convention entre les deux établissements ou un accord formalisé est vivement conseillé. La présence d'un médecin francophone devra être recherchée, à proximité.
Les moyens de transport devront être envisagés avec une attention particulière, les problèmes inhérents aux longues distances et à la fatigue engendrée pour les enfants étant susceptibles d'être aggravés.
Le directeur devra veiller à ce que le contrat responsabilité civile souscrit pour l'établissement couvre le risque hors du territoire national et, le cas échéant, un avenant devra être signé et comporter la garantie assistance de rapatriement.
En tout état de cause, la compagnie d'assurance est informée, comme pour les autres transferts, des lieux, dates du transfert ainsi que des participants et ceci suffisamment longtemps avant la date de départ, pour permettre à la compagnie de réagir. »
Par ailleurs, « Le responsable du transfert devra disposer d'une autorisation écrite des parents ou du représentant légal permettant d'apporter aux enfants les soins que pourrait nécessiter leur état de santé ainsi que, pour chaque mineur, de l'autorisation des parents ou du représentant légal de quitter le territoire.
Enfin, il appartient au directeur de transmettre le dossier de transfert aux autorités administratives du lieu d'implantation de l'établissement et d'informer la représentation officielle française (consulat) du pays d'accueil de ce transfert. »
Peggy Bobeda
(1) Annexe publiée au B.O.M.A. S.T.S. n° 2003/17 du 10- 05-03, page 174.