Chaque année, plus de 17 millions de copies de documents (diplômes, états de services militaires, pièces d'identité ou de voyage...) sont certifiées conformes à l'original. Dans le cadre du deuxième volet du plan de simplification des formalités administratives (1), lancé par Michel Sapin le 1er octobre, un décret daté du même jour vient mettre fin à cette pratique.
Administrations de l'Etat, collectivités territoriales, gestionnaires de services publics, organismes de sécurité sociale et tous autres organismes contrôlés par l'Etat ont en effet désormais l'interdiction d'exiger des usagers la production d'une copie certifiée conforme d'un document délivré par l'un d'entre eux. Ces administrations et services ne pourront dorénavant accéder à la demande de certification conforme d'une copie que lorsque celle-ci sera requise par une administration étrangère.
Une circulaire du ministre de la Fonction publique, également publiée au Journal officiel, expose les effets de la suppression de la certification conforme. Les photocopies des documents originaux, dès lors qu'elles sont lisibles, doivent être acceptées. En cas de doute sur l'authenticité du document original reproduit ou de la photocopie elle-même, l'original peut être réclamé par lettre recommandée avec accusé de réception. Les délais d'instruction étant alors suspendus jusqu'à ce que l'usager s'exécute.
La circulaire souligne également que le décret du 1er octobre ne remet pas en cause les exigences de production des copies qui ne peuvent être délivrées que par des autorités administratives ou judiciaires ou des professionnels du droit.
Par ailleurs, Michel Sapin rappelle certaines recommandations relatives aux pièces justificatives. Ainsi, l'administration doit veiller à ne demander que les informations qu'elle ne détient pas ou ne peut se procurer elle-même. De même, les justificatifs devront être réclamés « de manière opportune à un moment adéquat de l'instruction du dossier ». Enfin, lorsqu'une pièce justificative manque à un dossier mais qu'elle est sans influence sur la décision de l'administration (par exemple, un relevé d'identité bancaire), l'usager ne doit être invité à la transmettre qu'après un premier examen de sa situation permettant de penser qu'une suite favorable sera réservée à sa demande. Ce afin « d'éviter la constitution d'un dossier complet par [des personnes] qui se révèlent d'emblée inéligibles au dispositif dont ils demandent le bénéfice ».
(1) Les fiches d'état civil et les justificatifs de domicile ont été supprimés en décembre 2000 - Voir ASH n° 2196 du 5-01-01.