A la suite de la suppression des fiches individuelles et familiales d'état civil (1), l'ARRCO et l'AGIRC ont conjointement adopté des dispositions pour définir les justificatifs d'état civil désormais requis lors des liquidations (ou évaluations) de droits et des contrôles périodiques de la situation des allocataires. Les différents documents à présent nécessaires en fonction de la nature de la demande sont listés. De manière générale, lorsque la photocopie du livret de famille est exigée, seules les pages se rapportant aux actes d'état civil (et non la totalité) sont visées. Par ailleurs, pour les étrangers résidant hors de France, les justificatifs jusqu'à maintenant réclamés restent valables.
Demande de retraite personnelle
Pour les demandes de liquidation de droits directs, la photocopie du livret de famille n'a d'utilité que lorsque le requérant déclare des enfants (pour l'attribution de majorations), indique l'ARRCO. En l'absence d'enfants, la photocopie de la carte d'identité ou du passeport en cours de validité suffit. Cependant, les institutions de retraite complémentaire « peuvent » accepter, à la place de celle-ci, l'original ou la photocopie du livret de famille comme justificatif de l'identité du demandeur.
Demande d'allocation de réversion
Pour les demandes d'allocation de réversion, les conjoints ou ex-conjoints doivent fournir, outre la carte d'identité ou le passeport :
une photocopie de l'extrait d'acte de naissance de l'ayant droit permettant de vérifier l'absence de remariage ; ce document n'étant toutefois pas nécessaire lorsque la demande est présentée par le conjoint survivant immédiatement après le décès ;
une photocopie de l'extrait d'acte de naissance de l'ancien salarié permettant d'avoir une connaissance des différents mariages de l'intéressé en vue d'un partage éventuel de la réversion entre les ayants droit.
La photocopie du ou des livrets de famille (ou, à défaut, le ou les extraits d'acte de naissance des enfants) reste nécessaire en présence d'enfants. Ce document ne doit toutefois pas être demandé pour des réversions d'allocataires lorsque l'ayant droit est âgé de 55 ans ou plus, l'existence des enfants ayant déjà été vérifiée au moment de la liquidation des droits directs.
Validation des pièces
Pour les demandes déposées directement auprès d'une institution de retraite ou d'un centre d'information et de coordination de l'action sociale (CICAS) par des personnes en possession de documents originaux, des photocopies datées de ceux-ci doivent être effectuées et certifiées conformes aux originaux.
S'il s'agit de simples photocopies, les documents originaux peuvent être requis pour vérification. Il en est de même en cas de demandes présentées par courrier. Toutefois ces vérifications, qui doivent faire l'objet d'une lettre motivée adressée sous pli recommandé avec accusé de réception, doivent rester exceptionnelles (photocopie peu lisible, doute sur l'authenticité du document original, autres éléments matériels permettant de motiver la demande...).
Qu'il s'agisse d'originaux ou de photocopies, il n'est plus exigé des documents datés de moins de trois mois.
Contrôle de la situation des allocataires
Dans le cadre des contrôles périodiques sur la situation des allocataires, des attestations sur l'honneur suffisent pour justifier l'absence de décès de ceux-ci ou le non-remariage dans les cas de réversion. Elles sont dressées sur papier libre ou sur des imprimés types (établis par la commission pour les simplifications administratives, COSA). En cas de doute, les institutions peuvent consulter l'état civil de la mairie du lieu de naissance de l'allocataire. Il en est de même lorsque la demande d'attestation est restée sans réponse.
La prise en compte de photocopies et d'attestations sur l'honneur « doit s'accompagner d'une sanction sans défaillance » des cas de fraude constatés, ajoute l'ARRCO.
(1) Voir ASH n° 2196 du 5-01-01.