Les pièces nécessaires à l'instruction des dossiers de contrats de qualification sont précisées par la délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) pour harmoniser la pratique des directions départementales du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP), pour simplifier les relations entre l'administration et les utilisateurs et, enfin, garantir une égalité de traitement entre ces différents usagers.
Ainsi, en règle générale, la DDTEFP n'a pas à exiger de l'employeur d'autres pièces que celles énumérées par la circulaire. Toutefois, l'administration peut « ponctuellement » demander des éléments d'information complémentaires si « les circonstances ou la nature du dossier le justifient » (cas notamment où le jeune est de nationalité étrangère).