La simplification du bulletin de paie

La présentation du bulletin de salaire peut désormais être simplifiée. Une circulaire du 7 avril vise en effet à améliorer la lisibilité du bulletin de paie, « l'un des documents les plus massivement diffusés » comme l'attestent les chiffres : 168 millions de bulletins sont établis chaque année, dont 1, 5 million « rédigés à la main ». Une mesure qui fait suite au rapport de Patrick Turbot qui dénonçait un « système compliqué » entraînant la non-conformité à la réglementation de 40 % des bulletins de paie du secteur privé (1).

Signée par le ministre du Travail et des Affaires sociales et celui des Petites et Moyennes Entreprises, du Commerce et de l'Artisanat, la circulaire fournit des « indications » qui ont pour objet de « devenir un guide pour toutes les entreprises qui souhaitent s'engager dans une démarche de simplification et de clarification, éventuellement après une discussion entre l'employeur et les représentants des salariés ».

La principale mesure de simplification consiste donc à regrouper, par assiette et par organisme collecteur (Urssaf, Assedic...), les divers prélèvements sociaux et fiscaux, les éléments constitutifs de la rémunération brute devant toujours figurer sur le bulletin de salaire. La fiche de paie, qui compte actuellement de 20 à 25 lignes, pourra ainsi comporter 7 lignes (11 lignes pour un cadre, au lieu de 28 à 30 actuellement).

Cette démarche est cependant facultative, « il appartient à chaque entreprise de définir le calendrier de mise en œuvrecompatible avec ses propres contraintes et, notamment, avec l'adaptation de son plan de paie. La mise en œuvre de ces préconisations peut néanmoins prendre effet immédiatement dans les entreprises qui le souhaitent », indique l'administration.

Si la rédaction du bulletin de salaire est simplifiée pour le chef d'entreprise, elle gagne, précisent les ministres, en « lisibilité pour le salarié », « sans omettre pour autant l'information à laquelle il doit légitimement accéder, s'il souhaite connaître les composantes de sa rémunération et les prélèvements qui l'affectent ».

Pour aider les employeurs à rédiger ces « nouveaux » bulletins de salaire simplifiés, des modèles figurent en. Ces indications, soulignent les ministres, ne sauraient toutefois « recouvrir la multiplicité des situations particulières (apprentis, contrats aidés, situations de chômage partiel...) qui requerront des adaptations »   (2).

Le bulletin doit comporter obligatoirement (art. R. 143-2 du code du travail) des données qui « n'ont pas vocation à être affectées par la démarche de simplification », note la circulaire.

Il s'agit de celles qui figurent à la « tête » du bulletin de salaire (identification des parties, rémunération globale brute), à savoir :

• le nom et l'adresse de l'employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l'établissement dont dépend le salarié ;

• la référence de l'organisme auquel l'employeur verse les cotisations de sécurité sociale, le numéro sous lequel ces cotisations sont versées et, pour les employeurs inscrits au répertoire national des entreprises et des établissements, le numéro de la nomenclature des activités économiques (code de l'activité principale exercée) caractérisant l'activité de l'entreprise ou de l'établissement 

• s'il y a lieu, l'intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail 

• le nom et l'emploi du salarié ainsi que sa position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable  la position du salarié est notamment définie par le niveau ou le coefficient hiérarchique qui lui est attribué ;

• la période et le nombre d'heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s'il y a lieu, les heures qui sont payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause et en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes  en outre, lorsque les cotisations de sécurité sociale sont calculées sur la base d'un salaire forfaitaire par journée ou demi-journée de travail, l'indication du nombre de journées ou demi-journées correspondant à la durée du travail  lorsque, par exception, la base de calcul du salaire n'est pas la durée du travail, l'indication de la nature de cette base 

• la nature et le montant des accessoires de salaire soumis à cotisations (il s'agit notamment de la prime de fin d'année, de la prime d'ancienneté...)  

• le montant de la rémunération brute du salarié.

Doivent également figurer sur le bulletin de paie, des indications « dont la présence est utile ». Il s'agit de la date de paiement du salaire et des mentions relatives aux congés payés (date de congé et montant de l'indemnité de congés payés correspondante, lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée).

La nature et le montant des sommes s'ajoutant à la rémunération et non soumises à cotisations ainsi que le montant de la somme effectivement reçue par le salarié ( art. R. 143-2, 12º et 13º du code du travail ) doivent être également indiqués, précise la direction de la sécurité sociale, car « indispensables » à l'information du salarié.

Enfin, en application de l'article R. 143-2, 10º du code du travail (3), le montant de la réduction dégressive de cotisations patronales sur les bas salaires doit apparaître distinctement de celui des cotisations patronales de sécurité sociale sur le bulletin de paie.

La simplification porte sur les seules données figurant du 8º au 11º de l'article R. 143-2 du code du travail, qui concernent les prélèvements fiscaux et sociaux opérés sur les composantes du bulletin de salaire. Elle est centrée autour du principe : « une ligne par organisme collecteur et par assiette » (l'identité d'assiette permettant de calculer le prélèvement en appliquant à cette base un taux cumulé).

La simplification vise donc les lignes correspondant :

• au montant de la CSG et de la CRDS 

• à la nature et au montant des cotisations salariales retenues sur cette rémunération brute en application des dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles 

• à la nature et au montant des cotisations patronales de sécurité sociale d'origine législative, réglementaire ou conventionnelle assises sur cette rémunération brute 

• à la nature et au montant des autres déductions éventuellement effectuées sur la rémunération.

Concernant la mention de ces cotisations et prélèvements salariaux et patronaux, il est recommandé aux entreprises de recourir à destitres, précisant la destination de ces prélèvements par grande catégorie, à savoir :

• Sécurité sociale 

• Chômage 

• Retraite complémentaire obligatoire 

• Retraite supplémentaire et prévoyance 

• CSG et CRDS 

• Autres charges patronales.

Pour le détail des principales charges sur salaires, voir nos numéros 2007 du 21-01-97, page 8 et 2004 du 3-01-97. Les exemples chiffrés en fin d'article permettent également de rendre compte des différentes charges patronales et salariales.

Les cotisations de sécurité sociale peuvent être regroupées sur deux lignes, la couverture du risque « vieillesse » donnant lieu à la perception de deux cotisations, l'une sur la totalité du salaire, l'autre sur une assiette plafonnée :

• une ligne correspondant aux cotisations plafonnées, à savoir actuellement la cotisation « vieillesse plafonnée »  ;

• une ligne correspondant aux cotisations déplafonnées.

Les taux respectifs de la cotisation patronale et salariale doivent être distingués.

D'autres mesures de simplifications administratives ont été annoncées lors du conseil des ministres du 9 avril et " seront effectives dans les semaines à venir ", ont indiqué Jacques Barrot et Jean-Pierre Raffarin. Parmi celles-ci, citons :

• la mise en place du chèque premier salarié. Après 3 départements " tests ", 16 autres expérimenteront le chèque premier salarié en juillet prochain. L'objectif est de permettre aux chefs d'entreprise embauchant un premier salarié de reporter sur un tiers (expert-comptable, avocat...), pendant un an, l'établissement de leurs bulletins de salaire et de leurs déclarations de cotisations sociales. Les coûts des prestations sont à la charge de l'Etat

• l'harmonisation de la notion d'effectif, une vingtaine de définitions existant actuellement. Un groupe de travail, chargé d'harmoniser ces notions, sera prochainement mis en place. Il devra rendre ses conclusions pour septembre 1997

• l'obligation de procéder à la déclaration unique d'embauche (DUE) au 1er septembre 1997. Le projet de loi portant diverses dispositions d'ordre économique et social prévoit, en effet, que la DUE aura un caractère obligatoire à compter du 1er septembre 1997 (4) . En outre, à cette date, la demande d'exonération pour le travail à temps partiel sera " incluse dans le dispositif "

• la simplification de la transmission de déclaration unique de cotisations sociales (DUCS). Depuis 1994, la DUCS rassemble l'ensemble des données relatives aux rémunérations et aux effectifs et est adressée à un interlocuteur unique. Il est prévu de rendre la DUCS accessible par Minitel dès juillet 1997 et de permettre la déclaration par transfert de fichiers à la fin de l'année.

Il est possible de regrouper sur une même ligne les trois prélèvements opérés par les Assedic : les cotisations d'assurance chômage proprement dites, celles affectées à l'Association pour la gestion du régime des créances des salariés  (AGS) et à l'Association pour la structure financière  (ASF).

Dans un souci d'information du salarié, la ligne sera intitulée : « Assurance chômage (dont AGS) et ASF » et le taux de chacun des prélèvements pourra figurer en pied de page.

En pratique, compte tenu du niveau du salaire, il faudra distinguer deux lignes : une ligne correspondant à la tranche A (rémunération prise en compte jusqu'à une fois le plafond mensuel de la sécurité sociale, soit 13 720 F pour 1997) et une ligne correspondant à la tranche B (rémunération prise en compte entre une fois et 4 fois le plafond mensuel de la sécurité sociale, soit de 13 720 F à 54 880 F pour 1997).

Une ou deux lignes correspondant aux cotisations dues aux régimes de retraite complémentaire doivent figurer sur le bulletin de salaire, selon que le salarié est cadre ou non-cadre :

• une ligne correspondant aux cotisations dues au titre du régime complémentaire ARRCO (cadres et non-cadres)  

• une ligne correspondant aux cotisations dues au titre du régime des cadres (AGIRC) et à la cotisation affectée à l'Association pour l'emploi des cadres (APEC), qui est recouvrée par l'AGIRC. Il est donc possible de mentionner sur une même ligne l'ensemble des sommes collectées par l'AGIRC pour un salaire n'excédant pas 4 fois le plafond mensuel (soit 54 880 F pour 1997). Cette ligne est intitulée : « AGIRC (dont APEC) »  ;

• une ligne correspondant à la contribution exceptionnelle temporaire (CET)recouvrée par l'AGIRC, « car son assiette est distincte de celle des autres cotisations collectées » par le régime des cadres. Elle est en effet calculée sur la totalité du salaire perçu.

Le taux de chacune des cotisations peut figurer en pied de page.

L'assiette de la CSG est, depuis le 1^er janvier dernier, strictement alignée sur celle de la CRDS en matière de revenus d'activité (5).

Cette assiette est constituée du salaire brut, majoré, le cas échéant, des cotisations patronales destinées au financement de prestations complémentaires de retraite et de prévoyance. Il est alors possible, du fait de l'unité d'assiette, de regrouper ces deux prélèvements, en additionnant leurs taux.

Toutefois, il est « préférable », note la circulaire, de distinguer deux lignes :

• une ligne correspondant au point de CSG déductible du revenu imposable 

• une ligne correspondant à 2, 4 points de CRDS et à la CSG non déductibles.

De la sorte, le salarié disposera de l'intégralité des éléments de calcul lui permettant d'appréhender la différence entre le « net à payer » et le « net imposable ».

En ce qui concerne la méthode de calcul de la CSG et de la CRDS, il est possible de reporter sur le taux l'abattement pour frais professionnels de 5 %.

Aussi, au lieu d'appliquer, sur 95 % de l'assiette, le taux légal de 2, 9 % correspondant à 2, 4 % de CSG non déductible et à 0, 5 % de CRDS, il est possible de simplifier le calcul en appliquant à l'intégralité de la rémunération brute :

• un taux de 2, 755 % pour la CRDS et la CSG non déductibles.

De même, pour la CSG déductible au taux de 1 %, il est possible de simplifier le calcul en appliquant à l'intégralité de la rémunération brute :

• un taux de 0, 95 % pour la CSG déductible.

Toutefois, ce mode de calcul ne peut être retenu en toutes circonstances, indique la circulaire. L'abattement de 5 % sur l'assiette n'est applicable ni aux assiettes forfaitaires  (6), ni auxindemnités journalières de base versées aux salariés en congé de maladie par les employeurs qui, en cas de subrogation, les font figurer sur les bulletins de paie.

Dans ces hypothèses, il « conviendra »  :

• soit d'appliquer des taux différents pour la CSG et la CRDS, selon la situation des salariés 

• soit de continuer d'appliquer l'abattement sur l'assiette, pour l'ensemble des salariés.
La CSG et la CRDS sur les contributions « prestations supplémentaires de retraite et de prévoyance »

Une mesure de simplification supplémentaire peut être appliquée dans un certain nombre de petites et moyennes entreprises.

L'employeur est autorisé à précompter au plus tard sur le dernier bulletin de paie de l'année et à reverser en une seule fois, à l'échéance à laquelle se rattache la paie ainsi précomptée, le montant de la CSG et de la CRDS dû sur les contributions patronales destinées au financement de prestations complémentaires de retraite et de prévoyance. Cette faculté est ouverte si ce montant n'excède pas 1 % du plafond annuel de la sécurité sociale par entreprise ou par établissement. Pour 1997, cette limite de 1 %s'élève à 1 646, 40 F.

Sont visés notamment par la simplification :

• la taxe d'apprentissage 

• la participation à l'effort de construction 

• la participation à la formation professionnelle continue 

• les contributions au Fonds national d'aide au logement (FNAL)  

• le versement de transport 

• la taxe de 6 % « prévoyance ».

Si leur mention est cohérente avec le souci d'information du salarié, il n'est toutefois pas nécessaire, note la circulaire, que le détail figure dans la partie chiffrée du bulletin. Il est donc recommandé d'en mentionner uniquement le total sous la rubrique générique « Autres charges patronales » et de faire apparaître le détail, le cas échéant, en pied de bulletin.

Les régimes de retraite supplémentaire et les régimes de prévoyance non obligatoires, quelle que soit leur origine (convention ou accord collectif, ratification par référendum, décision unilatérale de l'employeur, contrat de travail...), dont le bénéfice peut être accordé à tout ou partie des salariés d'une entreprise, sont susceptibles de donner lieu à précompte sur salaire si leur financement est assuré, au moins pour partie, par les salariés eux-mêmes.

Dans ces conditions, la mention explicite de ce précompte doit figurer sur le bulletin de paie.

Il en est de même pour toute retenue, quel qu'en soit le motif (acompte sur salaire par exemple).

Pour que le salarié dispose d'une information détaillée sur les prélèvements effectués, le contenu de chaque ligne pourra figurer aupied du bulletin (ou en tout autre endroit), avec la destination et le taux de chacun des prélèvements, indique la circulaire.

Ces informations peuvent également figurer sur une feuille annexée au seul premier bulletin de l'année (ou au premier bulletin après l'embauche), sous réserve de modifications éventuelles de ces informations en cours d'année.

L'indication du taux des prélèvements n'est toutefois pas imposée par la réglementation. La colonne « taux » peut donc ne pas être remplie. Dans ce cas, « il apparaît hautement souhaitable » que l'information détaillée figure sur chaque bulletin ou lui soit annexée, souligne encore la circulaire.

Exemples de bulletins de paie simplifiés

(source : annexe à la circulaire du 7 avril, J. O. du 9-04-97)